Vijf ministeries nemen nieuw financieel SAP-systeem in gebruik
Vijf ministeries hebben voor hun financiële administratie een nieuw bestelsysteem in gebruik genomen. Het systeem werd gerealiseerd in samenwerking met iQibt (en dochterbedrijf INNOV8iON) en Compera Consulting.
Voor het verzorgen van hun financiële administratie werd door de ministeries van Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) destijds het Financieel Dienstencentrum (FDC) opgetuigd.
Als intern onderdeel van de ministeries, verzorgt het FDC de administratie van meerdere dienstverleningsorganisaties binnen de ministeries (denk bijvoorbeeld aan facturatie of het draaien van financiële rapporten).
De afgelopen jaren werkte het FDC met de financiële besteloplossing ‘DigiInkoop’. Omdat deze oplossing in april van 2023 vervangen diende te worden, besloten de departementen SZW, BZK en Financiën reeds twee jaar geleden om te kiezen voor een nieuwe bestelfunctionaliteit op basis van het SAP 3F-systeem.
“Een deel van onze klanten moest op zoek naar een nieuw bestelsysteem. SAP bood daarvoor een prima oplossing”, vertelt Bart van der Klaauw, clustermanager beheer en plaatsvervangend hoofd bij het FDC. “We zijn heel blij met de manier waarop SAP ons heeft geholpen het meergebruik van SAP contractueel en licentietechnisch vorm te geven.”
Inkoop integreren in FDC-processen
De afgelopen twee jaar hebben de ministeries vanuit het project ‘ẂijBestellen’ gewerkt aan de integratie van inkoop met de financiële en inkoopprocessen van het FDC. Voor een volgende fase schakelde de ministeries de expertise van iQibt, INNOV8iON (dochterbedrijf van IQibt) en Compera Consulting in.
SAP-partner IQibt heeft bijvoorbeeld geholpen bij de ontwikkeling van één bestelsysteem voor drie van de vijf ministeries. Daartoe ontsloot iQibt de module Procurement in de SAP S/4HANA Business Suite-software, waarvan het FDC al gebruikmaakte.
Met het nieuwe bestelsysteem kan nu op integraal niveau gerapporteerd worden op de uitgaven. Richard Legierse, partner en eigenaar van iQibt: “Deze informatie kun je vervolgens gebruiken om kostenbesparingen door te voeren of betere voorwaarden af te sluiten, of voor het strategische inkoop- en budgetteringsproces.”
Integraal rapporteren
Het nieuwe bestelsysteem biedt de ministeries vooral duidelijke inzichten, legt Legierse uit. “Door een integratie van de inkoop- en financiële processen ontstaat een beter beeld van de hele keten. Je kunt eenvoudiger rapporteren en daarnaast rapporteer je met de juiste data. Rapportages zijn daardoor minder foutgevoelig.”
Ook de gebruiksvriendelijkheid stijgt door het nieuwe bestelsysteem: Van der Klauw: “Het is prettig en overzichtelijk dat we het proces van orderopdracht tot betaling nu in één systeem hebben samengebracht.
Het zorgt tot slot voor “minder uitval en minder werk voor het FDC”, vult de clustermanager aan, “…en dat onze klanten sneller hun zaken kunnen regelen en betalen.”
