Bouwteams als organisatievorm: Keuzes bij aanbesteding en inrichting

Bouwteams worden steeds meer ingezet als organisatievorm voor projecten op het gebied van grond-, weg- en waterbouw. Het gebruiken van deze bouworganisatievorm kan voordelen bieden ten opzichte van een reguliere bouworganisatievorm. Bij het aanbesteden en het inrichten van het bouwteam is echter wel een aantal cruciale keuzes te maken in contractuele en aanbestedingsfase, schrijft Patrick Landsbergen van Adjust Consulting.

Wat is een bouwteam?

Een bouwteam is een projectgebonden samenwerkingsverband tussen een opdrachtgever en één of meerdere (ontwerp)adviseur(s) en aannemer(s). Zij werken in een gecoördineerd verband samen aan het ontwerp, de engineering en de realisatie van een project.

Het doel van deze aanpak is om gezamenlijk tot een uitvoeringsgericht ontwerp te komen dat past binnen het vooraf vastgestelde budget. Hiertoe worden na aanbesteding twee fasen doorlopen:

De eerste fase is de bouwteamfase. De opdrachtgever werkt samen met adviseur(s) en aannemer(s) naar een uitvoerbaar ontwerp toe. Aan het eind van de fase wordt de bouwteamaannemer uitgenodigd om als eerste en enige een aanbieding te doen om het ontwerp te realiseren. Bij overeenstemming over de aanbieding start de tweede fase.

De tweede fase is de realisatiefase waarin de aannemer het ontwerp realiseert. Dit gebeurt doorgaans onder de voorwaarden van de UAV of UAV-GC.

Inrichting bouwteam

Bij de inrichting van het bouwteam zijn er verschillende belangrijke keuzes te maken.

Bouwteam modelovereenkomst

Allereerst moet er een keuze gemaakt worden voor de basis van de bouwteamovereenkomst. Daar zijn op dit moment hoofdzakelijk twee keuzes voor met ieder zijn eigen insteek:

• Modelovereenkomst Bouwteam (DG2020) van Duurzaam Gebouwd;
• Model Bouwteamovereenkomst (BN2021) van Bouwend Nederland (opvolger van VGBouw Model Bouwteamovereenkomst 1992).

Beide modellen zijn goed bruikbaar als basis, maar over welke variant beter is zijn de meningen sterk verdeeld. Het DG2020-model schenkt meer aandacht aan houding en gedrag en het bouwteamproces (daardoor wat complexer) en legt meer ontwerpverantwoordelijkheid bij de aannemer (wat op kritiek stuit vanuit de aannemerij).

Verder zijn er verschillen rond het prijsvormingsproces voor de tweede fase. Belangrijk is om te kijken welk model het beste past bij de inrichting en het doel van het bouwteam dat je voor ogen hebt. Overigens zijn ook de oudere modellen ook nog steeds te gebruiken.

Bouwteamtype

De twee meest gebruikte type bouwteams zijn:

• Het traditionele bouwteam (leidend tot een RAW-bestek onder de UAV) waarbij doorgaans de opdrachtgever het ontwerp en bestek maakt in de bouwteamfase en de aannemer adviseert over kosten en (uitvoerings)technische aspecten. De bouwteamfase eindigt met een UO en bestek dat de aannemer in de tweede fase uitvoert onder de UAV.
• Een bouwteam dat leidt tot een UAV-GC waarbij de aannemer of de opdrachtgever de trekker is voor het ontwerp en de ander de adviesrol vervult. De bouwteamfase eindigt met een VO of DO en een UAV-GC-contract en de opdrachtnemer maakt in de tweede fase een DO/UO en realiseert het werk onder de UAV-GC.

Welke van de twee varianten wordt ingezet is onder andere afhankelijk van de complexiteit van de opgave, het kennisniveau van de opdrachtgever en in hoeverre de opdrachtgever invloed wil uitoefenen op het ontwerp. In het geval dat het een complexe opgave betreft waar de expertise en innovativiteit van de aannemer nodig is om tot een oplossing te komen, ligt een bouwteam UAV-GC voor de hand.

Betreft het een minder complexe opgave die goed door de opdrachtgever te specificeren is en/of waarbij het van belang is dat de opdrachtgever grote invloed heeft op het ontwerp, ligt een traditioneel bouwteam meer voor de hand.

Kostenbeheersing

Een belangrijk aspect is het beheersen van de bouwteamkosten en de uiteindelijke aanbiedingsprijs voor de tweede fase.

Bouwteamkosten
Wat betreft het beheersen van de bouwteamkosten is van belang of er is gekozen voor een (deels) vaste prijs voor de bouwteamkosten of voor betaling op basis van regie.

Indien wordt gekozen voor betaling op regie op basis van vaste tarieven zijn de kosten lastiger te beheersen dan wanneer wordt gekozen voor een vaste prijs. Een manier om dit te beheersen is door de aannemer voor aanvang van de bouwteamfase een bouwteambegroting (als bouwteamproduct) te laten maken.

Deze begroting kan dan gebruikt worden als referentie. Door frequent (tweewekelijks bijvoorbeeld) een urenstaat op te vragen en te accorderen als basis voor de facturatie kan verder grip op de kosten worden gehouden. Transparantie en tijdige communicatie over significante afwijkingen in de geprognotiseerde uren is belangrijk om discussies achteraf te voorkomen. In het DG2020-model wordt hier in de bouwteamovereenkomst aandacht aan besteed.

Bij een aangeboden vaste prijs voor de bouwteamfase komt het vooral aan op goed scope- en wijzigingenmanagement en vooraf de verwachtingen goed met elkaar af te stemmen (het liefst doe je dit natuurlijk al bij de aanbesteding). Transparantie en oog voor elkaars belangen bij de (haast onvermijdelijke) meerwerkdiscussies zijn nodig om de bouwteamfase goed te kunnen doorlopen.

Aanbiedingsprijs
Belangrijk voor de bouwteampartners is om niet verrast te worden door de uiteindelijke aanbiedingsprijs voor de uitvoeringswerkzaamheden. Een veelgebruikte methode om dit te beheersen is om per ontwerpniveau (VO/DO/UO) een raming te laten maken door de aannemer. Op deze manier kun je de uiteindelijke aanbiedingsprijs monitoren en beter voorspellen.

Daarnaast is het belangrijk dat de bouwteampartners bij iedere significante ontwerpkeuze expliciet stilstaan bij de consequenties voor de aanbiedingsprijs, waarbij met name de aannemer vanuit zijn expertise een grote rol heeft.

Aansprakelijkheid

Bij de aansprakelijkheid binnen bouwteams is een aantal aspecten van belang:
1) de aansprakelijkheid voor de in het bouwteam opgestelde documenten (waaronder het ontwerp)
2) de aansluiting van de aansprakelijkheidsbepalingen uit de bouwteamovereenkomst op de uitvoeringsovereenkomst en de UAV/UAV-GC.

Voor de (ontwerp)aansprakelijkheid wordt bij veel bouwteamovereenkomsten de DNR2011 van toepassing verklaard. Dit is de klassieke regeling die wordt gebruikt voor opdrachten aan architecten en ingenieurs om onder andere de aansprakelijkheid voor de (ontwerp)werkzaamheden te regelen.

Vanuit opdrachtgeversperspectief heeft de DNR als nadeel dat de aansprakelijkheid behoorlijk beperkt wordt in zowel reikwijdte als omvang. Het kan zijn dat het maximale aansprakelijkheidsbedrag bij een grote omvang van de uitvoeringsovereenkomst niet passend is. Een regelmatig toegepast alternatief is om de eigen algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van toepassing te verklaren. Die hebben doorgaans een grotere reikwijdte maar niet per se een grotere omvang van het aansprakelijkheidsbedrag.

Bij een werk met een grote omvang kan er daarom beter een maximaal bedrag voor de aansprakelijkheid voor fouten of gebreken in de door de aannemer opgestelde bouwteamdocumenten benoemd worden die in verhouding staat tot de waarde van de uitvoeringsovereenkomst.

Belangrijk is om ook de aansprakelijkheidsbepalingen in de uitvoeringsovereenkomst overeen te laten komen met het aansprakelijkheidsregime uit de bouwteamovereenkomst. De bouwteamovereenkomst eindigt immers als de uitvoeringsovereenkomst wordt aangegaan. Er moet daarom een specifieke bepaling worden opgenomen die ingaat op de in de bouwteamfase (al dan niet gezamenlijk) opgestelde documenten die deel uitmaken van de uitvoeringsovereenkomst.

Verder is het van belang om waar nodig af te wijken van bepaalde bepalingen uit de UAV(-GC) om goed aan te sluiten bij de bouwteamovereenkomstbepalingen (wie draagt verantwoordelijk voor het ontwerp, opstellen vraagspecificatie, van toepassing zijnde documenten, et cetera).

Aanbesteden bouwteam

Anders dan bij een reguliere aanbesteding ga je bij de aanbesteding van een bouwteam vooral op zoek naar een geschikte partner om samen de bouwteamfase te doorlopen. Hierbij speelt het prijselement doorgaans een minder belangrijke rol. Immers, de scope staat nog niet voor 100% vast voorafgaand aan de aanbesteding en een prijsaanbieding voor de gehele scope is dan niet goed te bepalen door de inschrijvers.

Bij het aanbesteden van een bouwteam moet een aantal basisprincipes wel in acht worden genomen:

Bepalen scope en waarde van de opdracht

Ondanks de inherente onzekerheden bij het aanbesteden van een bouwteam mag de scope niet onbepaald zijn (een te open eind is niet toegestaan). De aard en omvang van de opdracht moeten voldoende duidelijk zijn.

Daarom moet je ook een conceptuitvoeringsovereenkomst (in ieder geval de basisovereenkomst en annexen) meesturen als bijlage bij de bouwteamovereenkomst (de inschrijvers moeten goed de risico’s kunnen inschatten met name in relatie tot de aansprakelijkheid). Tegelijkertijd is het van belang om de scope niet te beperkt te omschrijven om ruimte te houden voor diverse oplossingsrichtingen en wezenlijke wijzigingen te voorkomen.

Een bouwteam betreft een gemengde opdracht (diensten + werk). Het werk is het hoofdvoorwerp van de opdracht en de opdracht valt dus onder het werken-regime. Omdat twee fasen tegelijk worden aanbesteed, ook al is niet 100% zeker dat de winnende inschrijver het werk ook gaat uitvoeren, dient de waarde van de opdracht bepaald te worden voor zowel de bouwteamfase als het na die fase uit te voeren werk.

Om de waarde van de bouwteamfase te bepalen zal je een inschatting van de proceskosten moeten maken waarbij je rekening moet houden met ureninzet (projectmanagement, (technisch) adviseurs, projectadministratie, et cetera), nog uit te voeren onderzoeken en in de bouwteamfase op te stellen documenten (ontwerp, plannen, et cetera).

De waarde voor de uitvoeringsfase kan, met de nodige onzekerheidsmarges, met een klassieke SSK-raming worden geschat. Deze kosten bij elkaar opgeteld bepalen de geraamde waarde van de opdracht waarmee bepaald wordt of het een onder- of bovendrempelige opdracht betreft.

Prijselement bij aanbesteding

Bij het toepassen van beste prijs-kwaliteitverhouding als gunningscriterium moet er, naast kwalitatieve criteria, altijd een prijs- of kostenelement worden meegewogen in de gunningsmethodiek. Dit volgt uit de Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet en de Europese richtlijn 2014/24/EU.

Een prijselement voor de tweede fase hoeft niet mits voldoende waarborgen worden ingebouwd om de nog aan te bieden prijs voor de tweede fase te beheersen om een strategische inschrijving te voorkomen (zie ECLI:NL:RBDHA:2020:13782). Er moet worden voorkomen dat een lage prijsaanbieding voor de eerste fase wordt gecompenseerd met onevenredig hoge prijsaanbieding voor de tweede fase. Anders bestaat het risico dat niet wordt gegund aan de economisch meest voordelige inschrijving.

Er zijn verschillende mogelijkheden om een prijselement in de aanbesteding op te nemen:

• Een vaste prijs opnemen voor de totale opdracht
• Een plafondbedrag of (taakstellend) budget
• Vaste prijs voor bouwteamfase
• Vaste tarieven voor de eerste fase (verrekening op regiebasis)

Vaste prijs
Bij deze variant moeten partijen zoveel mogelijk kwaliteit bieden voor een vaste prijs. De inschrijver die de meeste kwaliteit biedt is de economisch meest voordelig inschrijving en krijgt de opdracht gegund voor de vaste prijs. Met deze methode wordt 100% gegund op kwaliteit (want geen concurrentie op prijs).

Een nadeel van deze methode is dat er na gunning geen prikkel meer is om kosten te besparen en dat het moeilijk is een vaste prijs te bepalen indien er nog veel (scope)onzekerheden zijn.

Plafondbedrag of (taakstellend) budget
Bij een plafondbedrag of taakstellend budget moeten inschrijvers bij inschrijving verklaren dat ze onder dit plafond het project kunnen realiseren. Het verschil met de vaste prijs is dat de aanbiedingsprijs lager kan uitvallen dan het plafondbedrag/budget door optimalisaties in de eerste fase.

Vaste prijs voor de bouwteamfase
Met deze variant vraag je inschrijvers om een vaste prijs aan te bieden voor de bouwteamfase. Een voordeel van deze methode is dat de kosten voor de bouwteamfase vroeg in het proces bekend zijn. Dit kan echter alleen wanneer de onzekerheden die in de eerste fase moeten worden weggenomen niet te groot zijn.

Een nadeel van deze methode is dat je bij de uitvoering van de bouwteamfase snel in meerwerkdiscussies kan belanden. Ook wordt de aannemer vooral geprikkeld om de kosten tijdens de bouwteamfase zo laag mogelijk te houden.

Vaste tarieven
In dit geval neem je in de aanbesteding (realistische) fictieve hoeveelheden (uren) op die, vermenigvuldigd met de aangeboden tarieven, leiden tot punten of fictieve korting. Het advies is om een gewogen gemiddeld uurtarief uit te vragen om strategische inschrijvingen te voorkomen. Je loopt anders het risico dat lage tarieven voor functionarissen die nauwelijks zullen worden ingezet het (lage) gemiddelde bepalen. In de bouwteamfase wordt dan verrekend op basis van daadwerkelijk gemaakte uren (regiebasis).

Het grote voordeel van deze methode is dat de aannemer in de bouwteamfase geprikkeld wordt om zoveel mogelijk bij te dragen aan de bouwteamdoelstelling. Een nadeel is dat het lastiger is om grip te houden op de bouwteamkosten. Er moet voorkomen worden dat er onevenredige kosten worden gemaakt om risico’s volledig uit te sluiten voor de uitvoeringsfase.

Welke keuze de beste is, is sterk afhankelijk van de aard van de opdracht en het doel van het bouwteam. Hier moet het projectteam samen met de inkoopafdeling een passende aanbestedingsstrategie voor bedenken.

Kwalitatieve subcriteria

De kwalitatieve subcriteria moeten vooral gericht zijn op het selecteren van de meeste geschikte bouwteampartner om samen mee te werken aan het ontwerp en later aan de realisatie. Het is niet zoals bij een reguliere aanbesteding gericht op het inkopen van de beste oplossing tegen de beste prijs.

Bij bouwteamaanbestedingen zie je daarom vooral de volgende onderwerpen terugkomen in de kwalitatieve subcriteria: samenwerking en inrichting bouwteam, kostenbeheersing, het wegnemen van risico’s tijdens de bouwteamfase en het behalen van projectdoelstellingen.