De reis van Amsta naar een hogere inkoopprofessionaliteit

In 2020 zette Amsta een bijzondere stap: de zorgorganisatie koos ervoor haar inkoopfunctie geheel uit te besteden aan Coppa. Inmiddels zijn we twee jaar verder – een mooi moment om met de verantwoordelijken aan beide kanten van de tafel de tussenbalans op te maken: wat heeft de samenwerking tot nu toe opgeleverd?

Met meer dan 25 locaties door de hele stad is Amsta een van Amsterdams grotere zorgorganisaties voor ouderen en mensen met een verstandelijke beperking. Amsta biedt woonzorgoplossingen (met name verpleegzorg), en levert daarnaast ambulante begeleiding en dagbesteding.

In het kader van de Meerjarenambitie 2019-2022 – intern bekend als ‘Beter worden waar we goed in zijn’ – nam Amsta haar inkoopfunctie grondig onder de loep. Daarbij kwam naar voren dat inkoop nog verder ontwikkeld moest worden.

Het bestuur stond voor de keuze: of de handschoen zelf oppakken, of in zee gaan met een specialist én samenwerkingspartner. “Amsta investeert in kwaliteit, en tegelijkertijd kijken we altijd naar manieren om dit te bewerkstellingen op een manier die effectiever en efficiënter is”, zegt Vincent van Rijswijk, die samen met Monique Cremers het tweekoppige bestuur van Amsta vormt.

Na een verkenning van beide opties viel de keuze op de tweede, waarbij Coppa in 2020 aan boord werd gehaald als partner voor een periode van vijf jaar.

Gedurfde zet

Het kan worden gezien als een gedurfde zet, vooral omdat uitbesteding in de regel plaatsvindt bij andere diensten als facilitair management, informatietechnologie of catering. Inkoop wordt daarentegen vaak beschouwd als een meer strategische en tactische functie die een plek verdient binnen de eigen organisatie.

Toch is het outsourcen van inkoop bezig met een opmars in de zorgsector. Inkoopdienstverlener Coppa is een van de voorlopers in dit segment, wat Amsta het vertrouwen gaf dat het bureau de juiste partner was voor de zorgorganisatie.

“We zijn verheugd met onze strategische samenwerking met Amsta”, zegt Jeroen Meijer, partner bij Coppa. “Uit ervaring weten we dat zorginstellingen die hun inkoop uitbesteden grote stappen zetten in hun professionaliteit. Ook kunnen ze sneller inspelen op de voortdurende ontwikkelingen binnen de markt en gerichter werken aan maatschappelijk verantwoord inkopen.”

“Aan ons de taak om deze benefits ook voor Amsta te realiseren”, aldus Meijer. “We kijken uit naar het realiseren van deze ambitie.”

Tussenstand

Inmiddels zijn de twee partners een kleine twee jaar onderweg in hun gezamenlijke reis, en beginnen de eerste resultaten zich duidelijk af te tekenen. Van Rijswijk maakt tevreden de tussentijdse balans op: “Het was een spannende keuze, maar die betaalt zich vooralsnog uit. De samenwerking bevalt prima!”

“Door slimmer in te kopen en betere afspraken te maken met leveranciers worden kwalitatieve verbeteringen én forse besparingen gerealiseerd.”

Een rondje langs de belangrijkste resultaten die tot nu toe zijn geboekt. Om te beginnen zijn verschillende inkoopprojecten opgestart met het oog op efficiëntieverbetering – onder andere op de gebieden externe inhuur, arbo- en laboratoriumdienstverlening en was- en zorghulpmiddelen.

“Door slimmer in te kopen en betere afspraken te maken met leveranciers worden kwalitatieve verbeteringen én forse besparingen gerealiseerd”, aldus Meijer.

Waar de focus het eerste jaar lag op de strategische en tactische inkoopwerkzaamheden, is deze in het tweede jaar verlegd naar het operationele inkoopproces. Meijer: “We voeren nu alle taken uit van bestellen tot en met betalen, inclusief het contractbeheer.”

Stuurgroep

Om de samenwerking optimaal te laten verlopen heeft Coppa samen met Amsta enkele aanpassingen aangebracht in de wijze waarop de inkooporganisatie wordt aangestuurd.

Werken met een externe partner vereist een andere manier van sturen, zowel op managementniveau als op de werkvloer”, licht Meijer toe. “Op tactisch en operationeel niveau zijn de inkopers van Coppa doorlopend in overleg met de zorgprofessionals én de financiële afdeling.”

Ook is een stuurgroep inkoop in het leven geroepen die één keer per twee maanden samenkomt. De leden komen voort uit diverse geledingen/disciplines van Amsta en zien toe op inkoopontwikkelingen, de voortgang van de inkoopprojecten en de geboekte resultaten op het gebied van kwaliteitsverbeteringen en behaalde besparingen.

De stuurgroep is ook verantwoordelijk voor de langetermijn-roadmap, die met name is gericht op het verder verhogen van de professionaliteit van de inkoopfunctie. “Zo neemt het hoger management commitment en verantwoording voor het slagen van de transformatie van de inkoopafdeling”, aldus Van Rijswijk.

De bestuurder heeft er vertrouwen in dat die transformatie succesvol zal zijn. “Uiteraard zijn we er nog niet, maar als ik zie wat we nu al hebben bereikt ben ik ervan overtuigd dat we de juiste keuze hebben gemaakt.”