Selectie en inkoop van een nieuwe IT-oplossing? 25 tips van BCE
Het is voor veel CIO’s en leidinggevenden een van de moeilijkste beslissingen die eens in de zoveel tijd weer oprijst: het aanschaffen van een nieuwe IT-oplossing. Het betreft geen alledaags besluit, maar wel een die uiteindelijk een grote impact heeft op organisaties. Kortom, zorgvuldigheid is hierbij van groot belang.
IT-systemen zijn vandaag de dag niet weg te denken uit de dienstverlening en bedrijfsvoering van organisaties. Al deze systemen moeten onderhouden worden, en eens in de zoveel tijd vervangen worden.
Het doorlopen van een IT-pakketselectietraject is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Binnen de IT-markt is sprake van een enorm aanbod van leveranciers, elk gespecialiseerd in een specifiek gebied. Niet gek dat organisaties soms door de bomen het bos niet meer zien. Hoe scheid je het kaf van het koren? En hoe breng je zo’n belangrijk selectietraject tot een goed einde?
In een nieuw boek geven adviseurs van BCE Consulting (een IT-consultancybureau) op een “originele en onconventionele manier” antwoord op deze en meer vragen die aan de orde komen zodra een nieuw systeem moet worden aangeschaft.
“Of het nu gaat om het aanschaffen van een ERP-, EPD-, CRM-, RPA-, BPM-, of BI-systeem, er bestaan tal van verschillen – maar ook overeenkomsten – die een selectietraject tot een groot succes kunnen maken”, zegt Klaas-Jan Molendijk, partner bij BCE Consulting.
Op basis van de jarenlange ervaring van BCE’s consultants in het vak, presenteren zij in hun boek maar liefst 25 inzichten. Met als doel om beslissers te behouden voor veelvoorkomende valkuilen tijdens IT-pakketselectietraject en hen te helpen tijd en geld te besparen – en in het bijzonder tot de beste oplossing te komen.
Enkele valkuilen
Een greep uit de inzichten die de revue passeren. Veel leveranciers werken in offertetrajecten met deadlines. Voor afnemers is het verstandig om zich hierdoor niet te laten opjagen. Molendijk: “De selectie en implementatie van nieuwe software is een dusdanig belangrijke langetermijnbeslissing dat dit een van de weinige stappen in een IT-traject is waar strak sturen op de deadline – ‘we moeten nu kiezen!’ – juist geen goed idee is.”
Meer weten? Download het boek ‘De spiekbrief van selectiegoeroes: Inzichten voor de selectie en inkoop van IT’.
Inkopers moeten ook waken voor de te snelle conclusie dat er maatwerksoftware gebouwd dient te worden. Leveranciers kunnen hier in hun oplossingen op aansturen, niet alleen omdat dit in lijn ligt met hun aanpak (‘we bieden maatwerk aan’) maar ook omdat maatwerk ook meerwerk betekent. “Terwijl er vandaag de dag in veel domeinen prima standaardsoftware te koop is”, zegt Molendijk.
Een derde veelvoorkomende valkuil is tunnelvisie tijdens het shortlist-traject. “Neem tijdens de oriëntatiefase niet alleen contact op met de ‘usual suspects’, maar verrijk een selectie met nieuwe toetreders of minder gevestigde partijen. Zij hebben vaak een boeiende visie en het lef om het tegen de marktleiders op te nemen”, aldus Molendijk.
Nog een inzicht uit het boek: IT-leveranciers zijn (niet verrassend) erg goed in het promoten – of ophemelen – van hun oplossingen. “Er is geen werkveld met meer gelikte begrippen dan de IT. Pas op dat je niet te veel verleid wordt door betoverende begrippen als ‘blockchain-based’, ‘cloud-native’, ‘AI-enabled’ enzovoorts, enzovoorts, die de aandacht afleiden van de kern van de oplossing. Het gaat uiteindelijk om de manier hoe IT het doel dient.”
Tot slot (bekijk het boek voor de 20 overige inzichten): “Let goed op de voorwaarden van IT-pakketten binnen de volledige levenscyclus van het product. Zo kan een IT-systeem wellicht goedkoper zijn in de aanschaf, maar dan weer duurder in de licentiefee of onderhoud. En: “Maak heldere afspraken over bijvoorbeeld exitstrategie, intellectueel eigendom en escalatie.”
Aan het boek van BCE Consulting hebben naast Molendijk vijf klanten en tien collega’s meegewerkt: Arvid van der Bruggen, Hans Velvis, Inge de Laat, Joost van Bilsen, Lisa Rijksen, Marc Konings, Maxine Hilhorst, Sayant Chedi, Suzan Kooij en Thomas van der Knijf.
