BCE begeleidt leveranciersselectietraject bij uitgeverij Visavi

Toen Carrien Brinkman tweeënhalf jaar geleden bij Visavi aan de slag ging, stond de ontwikkelaar en uitgever van opleidingsproducten voor uiterlijke verzorging op een punt van ‘herijken’. Er waren wat wisselingen van de wacht geweest en de neuzen moesten weer dezelfde kant op komen te staan.

Er ontstonden mooie gesprekken en discussies waarin scherp werd wat de wens voor de toekomst is. Hier kwam duidelijk uit naar voren dat Visavi graag een groter deel van de mbo-markt wil bedienen met zijn lesmateriaal.

Om deze groei te kunnen realiseren is het nodig om een goed fundament te hebben staan als organisatie. En zo kwamen ze al snel uit bij vragen als: Hoe lopen onze processen? Met welke applicaties werken we? En worden de collega’s goed ondersteund door deze manier van werken?

Om als organisatie een professionaliseringsslag te kunnen maken op het gebied van procesverbetering met ICT is er in de periode daarvoor hard gewerkt om hier ruimte voor vrij te maken. Dit betekent dat het lesmateriaal in zijn geheel is vernieuwd (dat gebeurt elke vier jaar). Terwijl dit proces nog in volle gang was, is Visavi alvast van start gegaan met deze professionaliseringsslag.

De beste partij met de beste voorwaarden

De eerste belangrijke stap voor Visavi was heel concreet: het vinden van een nieuwe fulfilmentpartij (een organisatie die de opslag, het voorraadbeheer en de logistiek van de lesboeken op zich neemt). Het contract bij de huidige partij liep af en Visavi had inmiddels een wensenlijstje met processen die de organisatie anders wilden inrichten.

Bij de huidige partij werd alles bijvoorbeeld nog handmatig gedaan, zo ook het opvragen van de voorraad per mail. Bij de nieuwe partij wil Visavi de voorraad altijd realtime kunnen zien. Omdat binnen Visavi wat wisselingen van de wacht waren geweest, kreeg Carrien voorraadbeheer en logistiek onder haar vleugels.

“Erg leuk en interessant, maar ook wel een spannend proces, omdat dit voor mij volledig nieuw was”, zo geeft Carrien aan. Daarnaast zat ze met een volle agenda omdat ze in de afrondende fase zat van het ontwikkelen van de lesmethodes voor de komende jaren. Interim-directeur Frank Meijerhof heeft toen BCE in de arm genomen om het leverancierselectietraject te begeleiden.

Buiten je scope kijken voor een goed resultaat

Met BCE was er een kennismakingsgesprek om vervolgens snel van start te gaan met de leverancierselectie voor de fulfilmentpartij. Carrien: “Ik merkte direct dat ik goede handen was. BCE stelt de juiste vragen, ze willen onze situatie echt begrijpen. Ze kijken niet alleen naar hoe de processen lopen maar willen ook weten wie wij als organisatie zijn en wat voor ons belangrijk is in een samenwerking met een partij.”

BCE heeft een overzicht gemaakt van de huidige en de gewenste situatie van het bestelproces. Hierbij komen vragen naar voren als: Op welke manieren kan er besteld worden? Via welke applicaties wordt dit gedaan? Hoelang mag het duren voordat het lesboek bezorgd wordt? Wat zijn hierbij belangrijke eisen?

Een van de belangrijke eisen die Visavi had lag niet zozeer op de snelheid maar op de kwaliteit van de levering. Komen onze kostbare boeken helemaal gaaf aan bij de klant? Daarnaast wilden ze de voorraad altijd in real time kunnen zien.

In eerste instantie heeft Carrien een aantal kennismakingsgesprekken gevoerd met potentiële leveranciers. Met de selectie die hier uitkwam heeft BCE vervolgens de lead genomen in de vervolggesprekken, met een duidelijke requirementlijst in handen. Hierbij sloten Carrien en een collega aan.

Uit de gesprekken met leveranciers is uiteindelijk een keuze gemaakt voor een grotere partij waar ze erg tevreden mee zijn, terwijl ze als kleine organisatie verwacht hadden meer te matchen met een kleinere organisatie. Het loonde dus om ook buiten de eigen scope te kijken naar meerdere partijen.

Alles inzichtelijk & op rolletjes

Omdat Carriens agenda behoorlijk vol zat, heeft BCE het voortouw genomen voor de implementatiefase, van het overhevelen van de voorraad tot zorgen dat het hele bestelproces goed loopt met de webshop.

Daarnaast is in kaart gebracht welke partijen te maken hebben met de nieuwe leverancier. Er zijn gesprekken gevoerd, testscenario’s gemaakt en er is getest of alles naar behoren werkt. Wekelijks werd er een projectoverleg van een half uur ingepland door BCE met een lijst focuspunten en vragen, waarbij zo nodig een afdeling werd aangehaakt vanuit Visavi. Hieruit kwamen heldere actiepunten waarmee iedereen aan de slag kon.

Nu staat alles in één voorraadsysteem bij de nieuwe partij, de voorraad is altijd realtime inzichtelijk en alle processen en routes om te bestellen (direct of via een distributeur) zijn inzichtelijk gemaakt. Toen alles geïmplementeerd en getest was en goed bleek te werken, dacht Carrien dat de samenwerking met BCE ten einde liep.

“Maar wat juist heel fijn was, was dat er nog een nazorgperiode is geweest om te monitoren of alles naar behoren liep”, vertelt ze. Ook is er een aantal procesbeschrijvingen gemaakt door BCE, die ze er bij Visavi nog regelmatig bij pakken. “En het allermooiste van dit hele proces is dat de klant er niets van heeft gemerkt”, geeft Carrien aan. “Er staat alleen een andere afzender op de doos.”

Een stevig fundament voor de toekomst

Door het pad van bestellen tot bezorgen in kaart te brengen zijn ze zich bij Visavi meer gaan beseffen dat ze de kennis van ICT en de applicaties die ze gebruiken niet altijd in huis hebben of dat ze deze niet efficiënt gebruiken. Voor de salesmedewerkers kost het nu bijvoorbeeld 15 clicks om een klantregistratie in te voeren.

Om ICT echt ondersteunend voor collega’s te laten werken, worden daarom nu alle applicaties, systemen en processen in kaart gebracht, om vervolgens te kijken waar een professionaliseringsslag gemaakt kan worden. Aan BCE is gevraagd om dit op te pakken.

“Ik had het idee dat we nu misschien wel alle applicaties uit het raam konden gooien om ‘schoon’ opnieuw te kunnen beginnen”, zegt Carrien lachend. “Maar zo staat BCE er niet in, en dat is natuurlijk heel goed. Zij hebben geen frustraties met de huidige applicaties en kunnen alles neutraal en nuchter overzien. Misschien is er wel een nieuwe update van een systeem, of zijn er functionaliteiten die nu niet gebruikt worden.”

Met het overzicht van het ICT-landschap in handen, wordt vervolgens gekeken waar de grootste zorg en/of vraag ligt, om zo te bepalen waar als eerst mee van start gegaan wordt.

Carrien: “Als het fundament stabiel genoeg staat, is het de bedoeling om leerboeken te gaan maken voor meerdere opleidingen en/of sectoren, met een hele duidelijke Visavi-stempel qua methode. Dat is een proces waar ik echt heel erg veel zin in heb!”