P5COM helpt zorgorganisatie Sevagram met een betere balans én betere zorg

Met de kwaliteit van de zorg was helemaal niets mis bij de geriatrische revalidatiezorgafdeling van Sevagram. De balans zag er echter minder goed uit. Directeur Frank Otten schakelde P5COM in om daar verandering in te brengen. Wat hij echter níet wilde was bezuinigen op de zorg. Dus werd ingezet op een betere balans én betere zorg.

Bij de Zuid-Limburgse ouderenzorgorganisatie Sevagram staat de mens centraal. Werkend vanuit de Planetree-zorgvisie zet de organisatie in haar 19 zorgcentra, geriatrisch revalidatiecentrum, thuiszorgafdeling en 2 hospices vol in op uitstekende zorg voor ouderen, verleend door medewerkers die plezier hebben in hun werk.

Toen Frank Otten begin vorig jaar startte als directeur van de geriatrische revalidatiezorg (GRZ)-afdeling was het dan ook zeer goed gesteld met de zorg aan de ouderen die in het revalidatiecentrum worden geholpen terug te keren naar hun thuissituatie.

Toch wist hij dat er ook een uitdaging voor hem klaarlag. “We leverden uitstekende zorg, maar de bedrijfsvoering was niet optimaal”, vertelt hij. “De exploitatie en de begroting waren niet in evenwicht. En de verzekeraar gaf druk op de prijs. Er moest dus wel iets gebeuren, want meer uitgeven dan er binnenkomt is onwenselijk.”

Hij riep de hulp in van project director Lars Tomson en consultant Stephanie Vennekens van P5COM, een adviesbureau gespecialiseerd in prestatieverbetering. Eén ding stond vooraf echter vast: het verbeteren van de balans mocht niet ten koste gaan van de kwaliteit van de zorg.

“Zoals gezegd: we leverden goede zorg, we zijn een onderscheidende Planetree organisatie en we scoorden altijd bovengemiddeld in de benchmark als het om kwaliteit ging”, aldus Otten. “Dat wilde ik zo houden.”

Sterker nog: “Het liefst wilde ik die kwaliteit nog verbeteren”, vertelt de directeur. “Als we toch zaken anders aan gaan pakken, kunnen we dat net zo goed meteen meenemen. Uiteindelijk draait alles om de zorg, en daar is ook een gezonde bedrijfsvoering voor nodig.”

Vijf thema’s voor winst

Genoeg werk aan de winkel dus. Tomson en Vennekens begonnen met het uitvoeren van een quickscan op de bedrijfsvoering. “Daaruit kwamen vijf thema’s waarop de organisatie winst kon boeken”, vertelt Vennekens. “De zorgpaden, de logistiek van in- en uitstroom, de productiviteit van behandelaren, de herstelsturing en de planning en roostering van de V&V.”

Gelukkig bevestigde de scan ook dat het met de zorgkracht inderdaad wel goed zat – in zekere zin werd soms zelfs té veel zorg verleend, vertelt Vennekens.

“Vanuit een holistische blik op zorg werden cliënten vaak behandeld voor meer zorgvragen dan waarvoor ze initieel kwamen revalideren. Dat klinkt mooi, maar is het niet per se. Er wordt dan meer gedaan dan dat er vergoed wordt. Dat veroorzaakte mede de disbalans tussen behandeling en vergoeding.”

“In de werkgroep zaten alleen mensen met écht verstand van zaken. Dat zijn dus de mensen van de werkvloer, zij moeten het per slot van rekening gaan doen.”

Op zich is een holistische blik natuurlijk juist goed, en deze bleek ook nodig in het realiseren van de gewenste verbetering. De vijf thema’s waarop Sevagram winst kon boeken beïnvloeden elkaar namelijk ook weer allemaal.

“Daarom kwamen we al snel tot de conclusie dat er overzicht nodig was, als we serieus zaken wilden veranderen”, vertelt Otten. “Dus riepen we een leidende coalitie in het leven. Daarin zaten vertegenwoordigers van verschillende behandeldisciplines, de zorg, leidinggevenden en artsen.”

Realistische en gedragen ambities

De coalitie begon met het opstellen van nieuwe ambities, op gebieden als de ideale ligduur voor iedere doelgroep en de mate van hulp die cliënten moeten ontvangen. Deze werden geconcretiseerd in kpi’s. “We willen immers ook kunnen meten hoe het gaat”, aldus Otten.

Cruciaal was ook dat de ambities realistisch én gedragen waren. Aan beide criteria werd invulling gegeven door werkgroepen in te stellen. “Daarin hadden uitsluitend mensen zitting met écht verstand van zaken – inhoudsdeskundigen”, vertelt Otten. “Dat zijn dus de mensen van de werkvloer, zij moeten het per slot van rekening gaan doen. En zij weten wat kan, en wat ze daarvoor nodig hebben.”

“We hadden een aantal werkgroepen. Alleen al voor de zorgpaden waren dat er vier”, voegt Vennekens toe. “Dat lijkt misschien overdreven, maar het zorgt er wel voor dat je veel preciezer omschrijft wat je wel doet, wat je niet doet en wat de randvoorwaarden zijn. Dat zorgt voor draagvlak, en een enorme drive in de werkgroepen.”

“Vergeet niet dat mensen niet voor hun plezier bij ons komen. Ze willen het liefst zo snel mogelijk naar huis. Als wij hen daarbij helpen, snijdt dat mes aan twee kanten.”

De werkgroepen brachten tal van werkbare ideeën bij de leidende coalitie. Otten: “Daar werden de nieuwe ambities, werkwijzen en randvoorwaarden gecombineerd, en werden de zorgpaden financieel doorgerekend. Om te kijken: past dit binnen de financiële kaders?”

Dat deed het niet overal, maar in plaats van zelf alle knopen door te hakken, legde de leidende coalitie het plan weer voor aan de werkgroepen. “Met de boodschap: het is aan jullie om afgewogen keuzes te maken”, vertelt Otten. “Die keuzes had de leidende coalitie zelf ook kunnen maken, maar het is beter als keuzes niet voor, maar door de mensen gemaakt worden.”

Focussen op de opdracht

Zo kwam de GRZ van Sevagram gezamenlijk tot de nieuwe manier van werken. Grote lijn daarin is: intern doen wat moet, extern wat kan. “Dat betekent concreet dat we een aantal dingen niet meer doen”, licht Otten toe. “We hóéven ook niet alles intern op te lossen voor onze cliënten. Ze verblijven bij ons met een concrete hulpvraag, en wij moeten ons focussen op die opdracht.”

Tomson benadrukt dat de holistische blik op zorg daarbij “natuurlijk” behouden is. “Alleen betekent die niet langer: we doen zoveel we kunnen. En wel: we werken concreet naar uw doelen toe. Daar praten zorgverleners nu veel meer over met hun cliënten.”

“Vergeet niet dat mensen niet voor hun plezier bij ons komen”, legt Otten tot slot uit. “Ze willen het liefst zo snel mogelijk naar huis. Als wij hen daarbij helpen, snijdt dat mes aan twee kanten. Dat levert tevredener cliënten op, en lagere kosten. Door intern te doen wat moet, en extern te laten wat kan, kunnen we meer mensen helpen. En daar wordt iederéén vrolijk van, merken we.”