Valcon helpt RIVM met dataplatform voor uitrol Covid-19-vaccinaties

01 april 2022 Consultancy.nl 4 min. leestijd

Om het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) te ondersteunen bij het verspreiden van vaccins voor Covid-19 heeft Valcon een Microsoft Azure Data Platform gebouwd.

Op 6 januari 2021 werd de eerste persoon in Nederland gevaccineerd. Kort daarvoor was het Logistiek Coördinatie Centrum (LCC) van het RIVM opgezet. Dit logistieke hart van het nationale vaccinatieprogramma focuste zich op de levering, kwaliteitscontrole, planning en distributie van de vaccins over de verschillende locaties.

Het Logistiek Coördinatie Centrum was verantwoordelijk voor de gehele toeleveringsketen: van de opslag van de vaccins tot het zetten van de prikken.

Valcon helpt RIVM met dataplatform voor uitrol Covid-19 vaccinaties

Van Excel naar een schaalbare en beveiligde oplossing

Het ministerie van Defensie heeft deze grote logistieke operatie ondersteund. Vaccinatiebestellingen van verschillende leveranciers werden dagelijks geleverd. Naast deze binnenkomende lading van vaccins was er ook een uitgaande stroom waarbij vaccins naar verschillende vaccinatielocaties verplaatst werden.

Bij de verstrekking is de houdbaarheid van vaccins belangrijk, aangezien deze maar korte tijd goed blijven buiten de koelkast. Ieder type vaccin heeft eigen karakteristieken en eigen voorwaarden voor opslag. Daarnaast was het vaccin ook schaars, waardoor het efficiënt opslaan belangrijk was, zodat er geen overschotten op bepaalde locaties ontstonden.

Het was dus een gigantische klus om een correcte planning op te stellen. Deze planning was echter tot op dat moment gebaseerd op de handmatige output van het registratiesysteem, waarbij data handmatig ingevoerd werd in Excel: een tijdrovend en foutgevoelig proces.

In januari 2021 vroeg het Logistiek Coördinatie Centrum twee partijen – Valcon en partner Delta-N – om te ondersteunen bij het professionaliseren van dit proces. Valcon en Delta-N werden geselecteerd op basis van de diensten die zij verleend hebben aan het Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH) en het Landelijk Coördinatie Centrum Patiënten Spreiding (LCPS).

Valcons eerste opdracht was het ontwikkelen van een mock-up Power BI-dashboard met testdata binnen drie weken. Het doel van deze opdracht was het tonen van de verschillende mogelijke inzichten voor het programmamanagement van het RIVM (namens de directeur van het Nationale Vaccinatie Programma).

Het hoofddoel van het project was om het planningsproces inzichtelijk te maken en om een goed overzicht te krijgen van het logistieke proces. Het hebben van correcte en duidelijke inzichten bleek uiteindelijk zo belangrijk dat de deadline van drie weken verkort werd naar slechts één week.

In deze eerste week, op vrijdagavond, werd de eerste versie van het mock-up dashboard gepresenteerd aan het programmamanagement. Deze managers hadden verschillende wensen die geleid hebben tot de volgende belangrijke vraag: kan ik dit dashboard met de besproken uitbreidingen in combinatie met productiedata morgen gebruiken in mijn gesprek met de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport?

Een versnelde ontwikkeling en uitrol

Het team twijfelde geen seconde: pizza’s werden besteld, vrijstellingen van de avondklok (die op dat moment gold) werden geregeld en het team begon met de taak om het gevraagde programmamanagement te leveren. Na een veelbewogen en spannende week werd de deadline gehaald.

De geplande activiteiten rondom het uitrollen van het Microsoft Azure Data Platform werden gelijk naar voren gehaald in de projectplanning. Verschillende initiatieven en processen werden gestart met het RIVM om de weg vrij te maken voor de implementatie van het platform.

Aangezien de Microsoft Azure Cloud-oplossing relatief nieuw was voor het RIVM, werd ook gewerkt aan ‘buy-in’ binnen de organisatie. In samenwerking met Microsoft (Chief Information Security Officer en architecten) werden verschillende sessies gehouden met het RIVM-team om samen tot een akkoord te komen over de schaalbaarheid en volgende stappen in een veilige implementatie van de oplossing.

Het ontwikkelingsteam, een team van werknemers van Valcon en Delta-N, is druk bezig geweest met de ontwikkeling van een Microsoft Azure Data Platform-oplossing in samenwerking met collega’s van het RIVM. Verschillende bronnen zijn ontsloten door het platform en verschillende Power BI-dashboards zijn opgeleverd.

Inzicht voor beleidsbepalers en de politiek

De meerwaarde van een Microsoft Azure Data Platform voor het Logistiek Coördinatie Centrum is groot: met de inzichten uit het dataplatform konden beleidsbepalers hun beleid beter en sneller uitstippelen, en zijn zelfs Kamervragen beantwoord. De Power BI-dashboards ondersteunen ook de planningsafdeling met de nodige inzichten om effectiever en nauwkeuriger te plannen.

Aan de opdracht werkten verschillende consultants van Valcon mee, waaronder Roy Thomassen, Carl Laudy, Marjon Meulmeester, Thomas Kamerling, Jurren Pen, Marijn Kroes, Michiel Heijl en Twan van Rossum.

“De kracht van samenwerking tussen Microsoft, het RIVM, Valcon en Delta-N heeft bijgedragen aan de strijd tegen het Covid-19-virus en daarmee is een maatschappelijk doel gediend. We zijn trots dat we hieraan hebben kunnen bijdragen”, aldus het Valcon-team.

Het project is genomineerd voor de Microsoft Partner of the Year 2022-award.