Rijksdienst Caribisch Nederland behaalt mijlpaal in SAP-wereld
De Shared Service Organisatie van de Rijksdienst voor Caribisch Nederland heeft primeur: met de ingebruikname van SAP Cloud mag het zich de eerste overheidsinstantie van ons Koninkrijk noemen die de vruchten plukt van de nieuwste versie van het SAP-systeem.
Aan het nieuwe SAP-systeem voor het beheren van de inkoop- en financiële processen is ongeveer een jaar gewerkt – van het design van de nieuwe processen en het bouwen van het systeem tot het trainen van de eindgebruikers en tot slot de migratie en go-live, die vorige maand vlekkeloos verliep.
Het management van de Shared Service Organisatie – die de bedrijfsvoering voor alle overheidsinstellingen op Bonaire, Sint-Eustachius en Saba uitvoert – koos de SAP SaaS Cloud-oplossing voor de transformatie van zijn bedrijfsvoeringsysteem vanwege de vele voordelen die het platform met zich meebrengt.
“Het vorige bedrijfsvoeringsysteem voldeed niet meer aan de innovatiewensen,” zegt Heinrich Alberto, Senior Inkoopadviseur bij de Shared Service Organisatie. Daarnaast draagt werken in de cloud bij aan doelstellingen op het gebied van efficiency en inzicht. Wat ook meespeelde: het contract met de softwareleverancier liep af, en dus was het voor de organisatie een ideaal moment om alle opties op tafel te leggen.
Adviesbureau iQibt, gespecialiseerd in SAP en het verbeteren van financiële overheidsprocessen, werd aan boord gehaald als adviseur. Na een doorlichting van de organisatie en wensen vanuit de business en IT adviseerde iQibt om een nieuw systeem in te richten op basis van SAP Cloud-technologie – SAP S/4HANA Cloud voor de ondersteuning van de financiële processen en SAP Ariba voor de inkoopprocessen.
Richard Legierse, oprichter en partner bij iQibt, over het adviestraject: “Met de SaaS Cloud-oplossing wordt de Shared Service Organisatie volledig ontzorgd en beschikt ze de komende 10 jaar automatisch over de nieuwste technologieën. Daarnaast zorgt de upgrade voor een verbetering van de gebruiksvriendelijkheid.”
Het management van de Rijksdienst voor Caribisch Nederland nam het advies over en werkte het afgelopen jaar samen met iQibt aan de complexe transformatie.
“De start van de implementatie was best uitdagend”, vertelt Alberto. “Wegens Covid-19 kon het kernteam niet richting Bonaire afreizen en waren wij genoodzaakt om bijna het gehele implementatietraject digitaal samen te werken. Ondanks dat was de samenwerking goed en heeft het projectteam binnen een jaar een gloednieuw systeem weten neer te zetten.”
Na een succesvolle pilot zijn alle afdelingen van de Shared Service Organisatie inmiddels ‘over’ op het nieuwe systeem. En daar zijn Alberto en Legierse bijzonder trots op. Want hiermee mogen ze zich de absolute SAP Cloud-koploper binnen de publieke sector noemen.
De komende maanden blijven iQibt en de projectorganisatie samenwerken aan verbeteringen van het systeem.
