Coppa en GoudAdvies begeleiden dubbele aanbesteding voor Epe
Coppa heeft gemeente Epe begeleid bij de aanbesteding van twee vergadersystemen voor de raadzaal van het gemeentehuis. Door de twee systemen als aparte aanbesteding in de markt te zetten werd de strakke planning van vier maanden gehaald. Tijdens het traject werkte Coppa samen met audiovisueel adviesbureau GoudAdvies.
Het Gelderse Epe telt ruim 33.000 inwoners en geldt met zijn ligging op de Veluwe als populaire vakantiebestemming voor natuurliefhebbers. Het gemeentehuis van Epe was na een kleine vijftig jaar toe aan een grootschalige onderhoudsbeurt. Daarom werd in 2020 begonnen aan een flinke verbouwing.
Daarbij kon een flinke moderniseringsslag uiteraard niet uitblijven. Zo besloot de gemeente ook het audiovisueel systeem (AV-systeem) en raadsinformatiesysteem (RIS) te vernieuwen. Vergaderzalen hebben vaak een AV-systeem zodat iedere spreker goed te verstaan is en vergaderingen kunnen worden opgenomen. Een RIS maakt papierloos vergaderen mogelijk. Denk onder meer aan het opslaan en weergeven van vergaderstukken, ook wel video- en audiotulen genoemd.
Terwijl het AV-systeem en RIS samen vaak tot de standaarduitrusting behoren van raadzalen, adviseerde senior inkoopconsultant Björn Eizenga van Coppa gemeente Epe om de twee complexe systemen als aparte aanbestedingen in de markt te zetten. Dit gezien de beperkte tijd die er was voor de dubbele aanbesteding en het feit dat de twee systemen niet afhankelijk zijn van elkaar.
“Het aanbesteden van het RIS had nog enige voorbereiding nodig”, legt Eizenga uit. “In combinatie met de strakke planning was het in dit geval daarom de beste keuze om twee aparte aanbestedingen in de markt te zetten. Het ene systeem heeft het andere systeem niet nodig. Een RIS kan communiceren zonder AV-systeem en andersom.”
Bovendien zou het samenvoegen van de twee aanbestedingen leiden tot extra complexiteit voor inschrijvende partijen, “waardoor vermoedelijk minder partijen zouden kunnen inschrijven”, aldus Eizenga.
Twee aanbestedingen binnen vier maanden
De gemeente volgde zijn advies op. Daarbij werd het AV-systeem als Europese openbare aanbesteding in de markt gezet en het RIS als meervoudige onderhandse aanbesteding. Mede daardoor werd de deadline gehaald: beide aanbestedingen werden binnen vier maanden voltooid, waar de gemiddelde doorlooptijd van een Europese aanbesteding zo’n vijf tot zes maanden is.
Doordat de meervoudige onderhandse aanbesteding van het RIS een kortere doorlooptijd had dan zo’n Europese aanbesteding kon de gemeente de voorbereiding van de aanbesteding zorgvuldig uitvoeren. Als de twee systemen wel in één aanbesteding zouden zijn samengevoegd zou de totale doorlooptijd met twee maanden vertraagd zijn, met het risico dat de verbouwing van het gemeentehuis in de laatste fase vertraging zou oplopen.
Inmiddels zijn de vergadersystemen succesvol opgeleverd, waarmee tevreden kan worden teruggeblikt op een geslaagd traject. Daarbinnen was ook de samenwerking met audiovisueel adviesbureau GoudAdvies volgens Eizenga cruciaal.
“De technische achtergrond rondom audiovisuele installaties is groot en erg complex. Het is bizar waar je allemaal rekening mee moet houden. Het was erg interessant om het hele proces zo van dichtbij te mogen bekijken. En de gemeente is ook erg tevreden over de uitvoering van het proces en waren blij met de ondersteuning die is geboden. Dat geeft een goed gevoel en voldoening.”
