Inkoopprocessen optimaliseren? Sourcingcyclus biedt overzicht

17 december 2021 Consultancy.nl 7 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Voor optimalisatie van complexe inkoopprocessen is overzicht nodig. Daarom hebben consultant John van Veen van AevesBenefit en Nevi-kennismanager Jan Roddeman een bestaand vierkwadrantenmodel aangepast naar een integrale sourcingcyclus.

De optimalisatie van inkoopprocessen is eerder dit jaar als belangrijke trend geïdentificeerd. Hierdoor kan een organisatie efficiënter werken en gerichter handelen om haar doelen te realiseren. Daarnaast zorgt inkoopprocesoptimalisatie dat sneller op onverwachte gebeurtenissen gereageerd kan worden, iets waarvan de noodzaak door de pandemie maar al te pijnlijk duidelijk is geworden.

Belangrijke hulpmiddelen om inkoopprocessen te optimaliseren zijn methodieken die de voornaamste aandachtspunten in zo’n proces met elkaar verbinden. Zo houdt de inkoopprofessional in vaak complexe inkoopprocessen het overzicht.

INTEGRALE SOURCINGCYCLUS

Voor dit doel hebben Van Veen en Roddeman het Four Cornerstones Framework van Bonnie Keith (oprichter van The Forefront Group) aangepast naar een integrale sourcingcyclus.

Deze cyclus omvat processtappen als risicomanagement, prestatieverbetering en exitmanagement, aspecten die in traditionele inkoopprocesmodellen vaak afwezig zijn. Van Veen heeft bij adviestrajecten in procesoptimalisatie goede ervaringen met deze sourcingcyclus, en Roddeman heeft soortgelijke ervaringen bij het opleiden van inkoopprofessionals.

Sourcingcyclus

De sourcingcyclus bestaat uit opeenvolgende stappen, waarbij de resultaten van de ene stap input zijn voor de volgende. De cyclus maakt het mogelijk om te leren, verbeteren en vernieuwen in een continu proces. Belangrijk bij de vormgeving is dat ook aandachtsvelden als scopedefinitie, risicoassessment en -toewijzing, contract- en leveranciersmanagement, prestatiemeting en exitmanagement integraal onderdeel van de sourcingcyclus zijn.

De cyclus kent vier primaire aandachtsgebieden (hoekstenen) die in de blauwe binnencirkel zijn weergeven: 1) de huidige situatie onderzoeken, 2) de beste sourcingstrategie analyseren en selecteren, 3) plannen en uitvoeren en 4) managen en vernieuwen.

De buitencirkel bestaat uit 21 procesfasen. In de regel wordt hierbij gestart met de scopebepaling. Het proces eindigt vervolgens met het uitvoeren van de exitstrategie: het exitmanagement. Door het systematisch doorlopen van de opeenvolgende fasen kun je als inkoper samen met het multidisciplinaire inkoopteam op basis van de verzamelde informatie en analyses bewuste keuzes voor de beste inkoopstrategie maken.

Deze strategie voer je vervolgens uit, je meet de resultaten en je evalueert de prestaties. Zo leer je van elk inkooptraject nieuwe dingen als input voor een volgende sourcing. De sourcingcyclus is hiermee uitgebreider dan de ‘traditionele’ inkoopprocesmodellen, die over het algemeen minder processtappen omvatten.

Relevante waardedrijvers

Belangrijk aspect van hoeksteen 1 is de identificatie van de relevante waardedrijvers. Waar moet een product of dienst voor de business in voorzien? Hierbij kun je denken aan tijdige en betrouwbare levering, veiligheid, lagere kosten, ontzorging, hoge kwaliteit, gebruiksgemak, duurzaamheid, flexibiliteit en service. Het is daarbij van belang te weten of de aankoop bedoeld is voor het primaire of het secundaire proces van de organisatie.

In de regel zal de businessimpact in termen van waardecreatie groter zijn voor het primaire proces.

Leveranciers geïdentificeerd

Als het gaat om de primaire inkoop binnen een organisatie kunnen vele waardedrijvers relevant zijn, zoals innovatie, marge en omzet. Bij de secundaire inkoop is het potentieel voor waardecreatie vaak wat geringer. Hierbij gaat het vaak om minimalisatie van kosten, inspanning en kapitaalbeslag, alsook maximalisatie van service. Deze waardedrijvers zijn uiteindelijk richtinggevend voor het verdere verloop en de output van het sourcingproces.

Verdere analyses moeten antwoord geven op de vraag of er leveranciers zijn die aan de vraag kunnen voldoen, of er iets in de markt gebeurt wat van invloed kan zijn op de toekomstige beschikbaarheid, en wat de kostendrijvers zijn.

Als de huidige situatie is onderzocht en de activiteit van hoeksteen 1 is voltooid, kan de inkoopprofessional de toeleveringsmarkt goed beoordelen, potentiële veranderingen in de markten voorspellen en zorgen dat leveranciers zijn geïdentificeerd die aan de behoeften kunnen voldoen. Nu en in de toekomst.

Geschikte sourcingstrategie 

De stappen in hoeksteen 2 zijn gericht op het kiezen van de meest geschikte sourcingstrategie. Met andere woorden: hoe wil de inkopende organisatie opereren op de markt, een optimaal resultaat bereiken en met welke leveranciersrelatie? Hoe wil ze de risico’s verdelen over partijen en met welke contractvorm? De stap die vaak nog wordt vergeten is risicoassessment.

De portfoliopositie bepaalt de diepgang waarmee je dat doet. Het assessment is meestal beperkt voor een routineproduct, en uitgebreider en diepgaander voor de andere portfolioposities. Risico’s en kansen zijn situatieafhankelijk, onder andere doordat de inkoopdoelen verschillend zijn. Wanneer kostenreductie wordt nagestreefd zijn andere risico’s relevant dan wanneer de leveringsbetrouwbaarheid het primaire doel is.

Verder speelt risicoacceptatie een rol. Innoverende organisaties moeten meer risico’s nemen dan organisaties die in een stabiele markt opereren.

Marktbenadering

In de eerste twee hoekstenen wordt de aankoopsituatie grondig geanalyseerd en een sourcingstrategie gekozen. Deze strategie is de basis voor de marktbenadering. De activiteiten in hoeksteen 3 (plannen en uitvoeren) moeten vervolgens zorgen dat een organisatie de best passende marktoplossing vindt en dat de beste leveranciers gecontracteerd worden. Dit zijn feitelijk de ‘traditionele’ activiteiten die samenhangen met het selecteren en contracteren van marktpartijen.

Als het contract is getekend, moet het geïmplementeerd worden bij zowel de inkopende organisatie als de leverancier. Dat is bepalend voor de afgesproken prestaties. Systemen moeten worden ingericht en afspraken gemaakt over hoe te handelen bij kwaliteitsklachten en/of calamiteiten.

Ook moeten het contractbeheer, contractmanagement en eventueel het leveranciersmanagement worden ingericht. Zowel voor de inkopende organisatie als voor de leverancier(s) is het belangrijk om door prestatiemeting informatie te krijgen over de realisatie van de waardecreatie en waar prestaties verbeterd kunnen worden. Dit is het doel en de kracht van dit cyclische proces. Ook exitmanagement is belangrijk.

De praktijk leert dat dat binnen de hoeksteen 4, managen en vernieuwen, niet altijd ‘top of mind’ is. 

Toepassing sourcingcyclus

De diepgang waarmee de activiteiten in de vier hoekstenen worden uitgevoerd is, is natuurlijk afhankelijk van de complexiteit van het inkoopvraagstuk. Daar waar het een inkoopsituatie betreft in bijvoorbeeld het routinesegment zal je lang niet alle 21 stappen doorlopen.

Binnen het strategisch portfoliosegment naar alle waarschijnlijkheid wel. Met andere woorden: daar waar de inkoopsituatie belangrijker wordt in termen van bijdragen aan de in de scope geïdentificeerde waardedrijvers, zul je meer fasen doorlopen en iedere fase op zich intensiever toepassen.

De sourcingcyclus zorgt ervoor dat alle aspecten in een inkooptraject op een logische en overzichtelijke manier aandacht krijgen. Daardoor draagt het bij aan de optimalisatie van inkoopprocessen. De kracht van de cyclus ligt ook in de eenvoudige visuele weergave.

Dit artikel is eerder geplaatst in Deal!, een vakblad voor inkoopmanagers en -professionals.