Goede software en beheersing aan basis van digitaal transformeren
Nu markten wereldwijd ingrijpend en voorgoed van karakter veranderen, is digitalisering urgenter dan ooit. Organisaties die zich aan de top van de markt bevinden weten het al: met goede software blijven ze relevant en kunnen ze sneller en beter innoveren dan hun concurrenten. Maar om digitale transformatie tot een succes te brengen, moeten de organisatie, haar processen, de systemen en de governance op elkaar ingericht zijn.
Uit onderzoek komt naar voren dat slechts 7% van alle organisaties beschikt over de kennis en de middelen om succesvol software te implementeren. Zij zijn in veel gevallen marktleider in hun sector. Wat is hun geheim? De uitdaging zit niet in techniek, maar in het in lijn brengen (en houden) van mensen, processen en systemen.
Steeds vaker zien we dat een organisatie zelf niet goed weet hoe de regie te nemen over het transformatieproces, laat staan waar te beginnen. Want ook tijdens de implementatie en tijdens het gebruik moet voortdurend worden beoordeeld hoe de organisatie het beste in haar behoefte kan worden ondersteund. Met als centrale vraag: welke informatie hebben onze gebruikers nodig in hun werk en welke processtappen kunnen we slim automatiseren zodat er tijd overblijft voor persoonlijke aandacht?
Enerzijds bevestigt dit het belang van echt goede software, terwijl tegelijkertijd in de praktijk blijkt dat het lastig kan zijn om de (vaak verouderde) ecosystemen te vernieuwen. Bijvoorbeeld omdat informatie opgeslagen staat in ‘silo’s’ zonder API’s of stekkers en voorzien is van een ongebruiksvriendelijke interface. Hoe kun je in dit geval toch de digitale transformatie van jouw organisatie inzetten?
Het beste startpunt zijn de werkprocessen. Arie Hartog, Algemeen directeur bij Key2Control, legt hierover uit: “Dit betekent dat je niet naar de systemen kijkt, maar stap voor stap gaat uittekenen welke informatie op welk moment nodig is om een (klantgerichte) actie uit te voeren. Als je deze stappen in kaart hebt, ga je er KPI’s aan hangen. Wat wil je weten, of moet je weten, om te controleren of deze stap goed gaat?”
“Denk dan aan antwoordsnelheid, doorlooptijd en klanttevredenheid. Dat maakt namelijk inzichtelijk wanneer een proces of organisatie succesvol is.”
Door deze processen in kaart te brengen, stippel je jouw route naar vernieuwing uit. De processen waar het slechtst op gescoord wordt verdienen het eerste aandacht. Door te werken vanuit processen en KPI’s ontstaan oplossingsrichtingen in techniek.
Zo sterk als de zwakste schakel
Goede software alleen is niet voldoende voor succesvolle digitale transformatie. Dat komt omdat het beschikbaar stellen van (nieuwe) informatie per definitie betekent dat mensen, processen en systemen anders moeten worden ingericht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan toegangsbeheer of het opleiden van medewerkers.
Op dit moment hebben de grote bedrijven daar het meeste last van, we zien regelmatig berichten over datalekken voorbijkomen. Wij verwachten echter dat het juist ook de kleinere bedrijven zijn die op korte termijn met deze uitdaging te maken krijgen.
De kern van deze uitdaging zit in de integrale beheersing. De ketting is immers zo sterk als de zwakste schakel. Vaak wordt er binnen organisaties op transactieniveau gereorganiseerd (gegevens, transactie, taak), terwijl de zwakheid zit in de samenhang van het systeem of proces.
Het ondersteunen van de organisatie op het vlak van integrale beheersing kan via de gebaande paden (NEN/ISO, of bijvoorbeeld BIO binnen de overheid). Tegenwoordig zien we steeds vaker dat er specifieke normenkaders worden samengesteld die ervoor zorgen dat een organisatie ook op maat wordt ondersteund op vlakken of samenstellingen van risico’s die relevant zijn. Daarin is veel mogelijk, maar ook hier geldt: de behoefte van een organisatie is leidend.
De gehele informatieketen beheersen
Wil je de gehele informatieketen in jouw organisatie beheersen en digitaal transformeren? Zorg dan dat je bewust bent van de risico’s en daar ook real-time op kunt rapporteren. Denk ook weer aan de verschillende stappen in het proces en hoe je succes meetbaar kunt maken.
Een voorbeeld: door inzichtelijk te maken welke risico’s externe inhuur bij piekdrukte veroorzaken, kan enerzijds worden gezocht naar oplossingen om de externe inhuur beter in te regelen. Anderzijds kan worden gewerkt aan een oplossing om piekdrukte te verminderen of zelfs te voorkomen. Vaak is daar innovatie voor nodig: een radicaal andere aanpak van een bepaald proces. Ondersteund door goede software én beheerst vanuit een overkoepelend normenkader.
Over de auteur: Robert Horsmans heeft een achtergrond als Technisch Bedrijfskundige en is oprichter van Way2Web Software, volgens het FD een van de snelst groeiende ondernemingen in Nederland.
