Vijf tips voor systeem- en softwareimplementaties
Voor organisaties van iedere omvang is het implementeren van nieuwe systemen of applicaties zelden eenvoudig. Experts van Profource delen vijf tips voor het succesvol doorvoeren van IT-implementaties.
1. Wees voorbereid op verandering
Professionals binnen organisaties dienen zich goed voor te bereiden op de veranderingen die bij een IT-implementatie komen kijken. Om te beginnen is het belangrijk om realistische verwachtingen er op na te houden en een flexibele en open houding ten aanzien van de veranderingen in te nemen, zo leggen de experts uit, die toevoegen: “Wees eerlijk tegen jezelf en tegen iedere implementatiepartner waarmee je wilt samenwerken.”
Ook is het belangrijk om goed te luisteren naar het advies van experts ten aanzien van de implementatie: “Externe adviseurs zullen normaal gesproken meer weten over de implicaties van de IT-implementatie”, aldus de Profource experts.
In sommige gevallen heeft de organisatie echter al een voorkeur voor een specifieke implementatiepartner. Het bedrijf vindt die partner bijvoorbeeld goed passen bij de waarden of cultuur van de organisatie, of weet dat die partij directe ervaring heeft met IT-implementaties in de bewuste sector. Een focus op mogelijke consultancypartners die ervaring met vergelijkbare klanten of projecten is dan ook aan te raden.
Toch moet men altijd kritisch blijven richting mogelijke partijen: “Luister naar wat ze zeggen en als het allemaal te makkelijk en te mooi klinkt om waar te zijn, vraag het dan nog eens”, adviseert Profource.
2. Zorg ervoor dat uw gegevens schoon zijn en klaar voor conversie
Een tweede tip die de adviseurs geven voor een succesvolle systeem- en software-implementatie is het zorgdragen voor schone data, die klaar is voor conversie. De experts van Profource raden aan om al voor de start van het project te beginnen met het opschonen en verrijken van data in het oude (legacy-)systeem. Volgens de experts wordt veelal onderschat hoe essentieel en tijdsintensief deze stap kan zijn. “Is de data niet schoon genoeg en gereed voor conversie, dan loop je het risico op problemen en projectvertragingen”, waarschuwen ze.
3. Zorg voor de juiste ondersteuning en buy-in
Verder is het essentieel dat bedrijven die voor een IT-transitie staan de juiste middelen en investeringen hebben voor een succesvol traject. Alle niveaus binnen de organisatie – zowel het senior management als de werkvloer – dienen bovendien hun commitment te tonen. Zo moet volgens de adviseurs het management “de financiële en operationele vereisten, die het bedrijf vanaf het begin kunnen beïnvloeden, begrijpen en er volledig achterstaan”.
Daarnaast is het van belang dat bestuurders iedere afdeling vooraf inlichten over welke mogelijke veranderingen in de transitieperiode van invloed zullen zijn, zodat deze zich optimaal kunnen voorbereiden: “Het is echt belangrijk om vanaf het begin alle beschikbare middelen in te zetten en iedereen voldoende tijd te geven om zich aan te passen.”
4. Maak keuzes
Een IT-transformatie betekent keuzes maken. Sommige bedrijven zullen geneigd zijn om in één klap en op drastische wijze een nieuwe IT-omgeving te implementeren en de oude legacy-omgeving vaarwel te zeggen. Toch is dit meestal niet wenselijk, benadrukken de experts. Vooral intern moet een organisatie altijd wenen aan de nieuwe situatie.
Profource adviseert daarom om stapsgewijs te werk te gaan: “Probeer niet alles in één keer te doen vanaf het begin. Begin klein en wen vervolgens stap voor stap aan eventuele aanvullende veranderingen.” Ook raden de experts van het adviesbureau aan om niet in een keer te veel wijzigingen door te voeren, of bijvoorbeeld tal van nieuwe apps te introduceren voor maatwerk, aangezien het aanpassen en testen hiervan veel tijd en geld kan kosten.
Bovendien kan dit ten koste gaan van de kwaliteit, benadrukken de adviseurs: “Het is vaak beter om vast te houden aan gestandaardiseerde, beproefde cloudsoftware die hoe dan ook baat zal hebben bij regelmatige verbeteringen en updates.”
5. Geef prioriteit aan bedrijfscontinuïteit
Veel mensen zijn bang dat de verandering naar een nieuw systeem veel negatieve consequenties oplevert. Ze zijn bijvoorbeeld bang dat de transitie zorgt voor het stilleggen van bepaalde systemen, waardoor bijvoorbeeld het verkoopproces in gevaar loopt. De experts benadrukken dat een verstoring van de kernbedrijfsprocessen bij een goede IT-transitie tot een minimum beperkt kunnen worden. Toegegeven, er kunnen zich altijd wel enkele problemen voordoen, en de productiviteit kan er op de korte termijn soms onder lijden, maar een goed georganiseerd en georkestreerd IT-project mag en kan de handel eigenlijk nooit stilleggen: “De bedrijfscontinuïteit moet altijd de prioriteit krijgen”, besluiten de experts van Profource.
