Vakantiegeld uitkeren? 8 tips om cashflow issues te voorkomen

Uiterlijk deze maand moeten bedrijven vakantiegeld uitbetalen aan hun personeel. Voor een kwart tot een derde van de Nederlandse bedrijven levert dit cashflowproblemen op, blijkt uit een recente rondgang van BNR. Anneke Wieling en Marcel de Jongh van adviesbureau Protiviti geven acht tips om liquiditeitsproblemen te voorkomen. 

1: Maak een rolling cashflow forecast

Een rolling cashflow forecast op weekbasis is essentieel en vormt de basis om zicht te hebben en grip te houden op de kasstromen en bankstanden. Inkomsten zijn vaak moelijker te voorspellen dan uitgaven, dus maak scenario’s waarin rekening wordt gehouden met orders die later komen, projecten die vertraging oplopen of klanten die hun facturen later betalen dan gebruikelijk.

Kijk daarbij naar alle kasstromen, dus ook naar belastingen, subsidies en financiële noodregelingen, mogelijke terugbetalingen van overheidssteun, investeringen of de aflossing van schulden. 

2: Factureer op tijd en scherp het debiteurenbeleid aan

De meeste bedrijven factureren maandelijks. Maar in sommige gevallen kan het handig zijn om twee keer per maand of wekelijks te factureren. Hierdoor komt het geld sneller binnen. Ook kan het nodig zijn disputen rondom facturen snel op te lossen: vaak blokkeert een verschil van mening over een deel van de factuur de betaling van de gehele factuur.

3: Ga een open gesprek aan met het personeel

Ondernemingen die het vakantiegeld niet kunnen betalen, zitten over het algemeen behoorlijk diep in de problemen. Een open gesprek met het personeel is dan nodig om tijd te kopen. Hierin moet duidelijk worden aangegeven dat het niet goed gaat met het bedrijf en dat daarom het vakantiegeld niet op tijd kan worden betaald. 

Roep iedereen bij elkaar en vertel ze dat je binnen twee weken met een voorstel komt. Dit ontslaat de werkgever niet van de plicht om vakantiegeld uit te betalen: als werknemers akkoord gaan met uitstel of een gespreide betaling dan moet het vakantiegeld wel nog dit jaar worden uitgekeerd. 

Het is belangrijk om aan te geven dat de ondernemer/het management zelf ook een offer brengt. Bijvoorbeeld door de managementvergoeding te verlagen. Want blijft die onveranderd hoog, dan wordt het natuurlijk heel moeilijk om het personeel over te halen om mee te werken. 

4: Sluit een deal met crediteuren

Heb je zicht op hoeveel geld er in kas is en hoeveel geld er de komende zes maanden binnenkomt, dan kun je proberen een deal te sluiten met crediteuren. Bijvoorbeeld door af te spreken dat facturen gespreid zullen worden betaald in termijnen. De gemaakte afspraken moeten dan wel worden nagekomen. 

Kom je de afspraken niet na, dan zijn aanmaningen, incassobureaus of zelfs een faillissement veelal niet meer te voorkomen. Met name omdat de betalingstermijnen in de praktijk toch al behoorlijk zijn opgerekt. 

5: Vraag de bank om een seizoenskrediet of opschorting van aflossingen

Is het niet gelukt om met het personeel en de crediteuren een betalingsregeling te treffen voor het vakantiegeld of levert dit onvoldoende op, dan is de bank de meest logische volgende partij om mee te gaan praten. Ga echter wel tot het uiterste om met het personeel een deal te sluiten. Want als die partij niet meedoet, dan zijn voor de korte termijn de geldproblemen eigenlijk nog niet opgelost. En dat is hard nodig om de tijd te kopen voor het organiseren van extra financiering. 

De bank zou te hulp kunnen schieten met een seizoenskrediet, om de stille zomertijd te overbruggen. Of de aflossing van een lening tijdelijk op kunnen schorten. 

Zet voor je naar de bank gaat een heel goed financieel plan in elkaar. Baseer je hierbij op realistische omzetprognoses. Kom dus niet met verhalen over een omzetgroei van 25%, want dat maak je de bank in de huidige economische tijd natuurlijk niet wijs. De bank zal bovendien aan de ondernemer vragen of hij of zij ook financieel bij wil dragen aan de redding van de onderneming.

6: Wees creatief in de herfinanciering

Ga er niet vanuit dat banken zonder voldoende zekerheid de tekorten tijdelijk zullen overbruggen, er wordt hierin ook een bijdrage van eigen vermogensverschaffers en wellicht het management verwacht. Banken zullen makkelijker geld verschaffen als blijkt dat de eigenaren van een bedrijf zelf bereid zijn risico te nemen, waaruit blijkt dat zij vertrouwen hebben in de toekomst.

7: Praat met de Belastingdienst

Vraag als dat nog niet is gebeurd uitstel van BTW-betaling en Loonbelastingafdracht aan bij de Belastingdienst. Dit kan echter niet zomaar en de Belastingdienst zal willen weten wat de oorzaken zijn en wat het plan is om op een later moment alsnog te kunnen betalen. 

8: Herstructurering

Is de acute financiële nood opgelost, dan is de voorbereiding van een herstructurering de volgende stap. Want bedrijven die het vakantiegeld niet kunnen betalen zitten over het algemeen behoorlijk diep in de problemen, die structureel moeten worden aangepakt. 

Om dat goed te doen moet eerst een goede analyse worden gemaakt van de activiteiten en winstgevendheid van de producten en diensten. Vervolgens wordt een plan opgesteld waarin verliesgevende activiteiten of bedrijfsonderdelen worden afgestoten of gesaneerd. Bedenk hierbij wel dat de meeste ingrepen in verband met lopende contracten en afspraken pas na een maand of zes effect hebben. Je zult dus ook een herstructureringsperiode financieel moeten kunnen overbruggen. 

Verder lezen: Zeven adviezen voor een succesvolle herstructurering.