Zeven adviezen voor een succesvolle reorganisatie of herstructurering
Wat maakt de transformatie, reorganisatie of herstructurering van een organisatie of bedrijf tot een succes? Zeven adviezen van Matthieu Tak, een ervaren adviseur verbonden aan de transformatie- en herstructureringsgroep van Boer & Croon.
1. Niet blindstaren op de initiële opdrachtbeschrijving
De initiële opdrachtbeschrijving omvat vaak niet de reële opdracht. De focus ligt bijvoorbeeld op kosten, ‘zorg dat er personeel wordt geschrapt’. Volgens Tak is dat echter een tijdelijke, cosmetische oplossing: “Om te slagen moet op zoek worden gegaan naar het onderliggende probleem”, geeft hij aan.
2. Vraag door om tot het onderliggende probleem te komen
Het is belangrijk de onderneming te snappen. “Wat is de core business en wat zijn de core producten? Welke klanten zijn winstgevend en welke verlieslatend? Welke markten moeten worden behouden en welke geschrapt? Vragen die zeker de revue passeren tijdens een intake”, vertelt Tak. Om deze te beantwoorden wordt al het aanwezige materiaal gebruikt: cijfers, boeken, een IBR. “Maar net zo belangrijk is het om de organisatie in te duiken”, aldus de Boer & Croon-adviseur.
3. Praat niet alleen met de top maar speel de undercover boss
Wie antwoorden wil op bovenstaande vragen moet de cultuur leren kennen. Niet alleen praten met de top, maar juist met de insiders van het bedrijf, stelt Tak: “Ga bij de koffieautomaat staan, spreek met het MT, werk een nacht mee in de ploegendienst. Betreft het retail? Ga mystery shoppen, speel undercover boss! Pak alle lagen om de reële problemen van de organisatie te doorgronden.”
4. Wees bereid om weg te lopen
Het volgen van deze stappen zorgt dat een goede analyse van het daadwerkelijke probleem kan worden gemaakt en dat men aan de slag kan met duurzame oplossingen, legt Tak uit. Soms is dit een onpopulaire boodschap. Waar de ‘oplossing’ eerst helder was – het schrappen van personeel – blijkt de onderliggende uitdaging complexer. Wanneer voorbij kan worden gegaan aan de initiële idee-fixe kan tot succes worden gekomen. En komt men er in de gesprekken niet uit, dan moet men bereid zijn om weg te lopen. Een externe partij kan dan uitkomst bieden: Tak: “Wij staan als transformatie- en herstructureringsgroep van Boer & Croon voor kwaliteit en duurzame geïmplementeerde oplossingen.”
5. Stroop de mouwen op en implementeer duurzame oplossingen
“Ik maak het mijzelf moeilijker omdat het daarna makkelijker wordt. Is de opdrachtgever akkoord met de analyse? Mooi, dan wordt het tijd om te implementeren”, aldus Tak, die adviseert: “Stel een projectteam samen waarmee de herstructurering of transformatie wordt gedaan. Neem hierin niet alleen MT-leden mee, maar ook de ‘onofficiële leiders’ binnen de organisatie.” Ook raadt hij aan om HR mee te nemen en te zorgen dat zij de durf en ruimte krijgen om op strategisch niveau mee te praten.
Tak: “Belangrijk is om te beseffen dat reorganiseren geld kost en dat de kosten voor de baten uitgaan. Het is contraproductief om zo weinig mogelijk uit te geven.” Volgens Tak moet gekeken worden naar de end-to-end van de organisatie, met andere woorden, ‘waar wil je eindigen?’ “Mijn ervaring leert dat je 10% tot 20% kan snijden zonder invloed op de bedrijfsvoering. Maar wat is het doel? Stuur daarom op kwaliteit en niet kwantiteit”, luidt het advies van Tak.
6. Communiceer transparant en ga de weerstand niet uit de weg
Ook raadt hij aan niet om de – vaak impopulaire – boodschap heen te draaien: “Men weet al waarvoor je komt dus ga de weerstand niet uit de weg. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Maar, cruciaal, behandel mensen met respect, ga de moeilijke gesprekken niet uit de weg en geef iemand de ruimte en tijd om te reageren en te komen met vragen.” Verder adviseert Tak om transparant te zijn in de communicatie en om tijdig te communiceren: “Ook wanneer je nog niet alle antwoorden hebt en geef ook dat aan. Wanneer je het proces van a tot z transparant communiceert, kom je al een heel eind in het wegnemen van onzekerheid.”
7. Geraakt worden door het werk
Tak legt uit dat een interne drive nodig is om dit werk te doen: “Ik werk met intrinsieke normen en waarden en vind het daarom zo belangrijk om de opdracht helder te krijgen voor zowel mezelf als de organisatie.” Hij stelt uit dat er altijd slachtoffers zullen vallen en dat die pijn te rechtvaardigen moet zijn: “Het gaat ten slotte over mensen. Alleen snijden terwijl dat niet de continuïteit van het bedrijf waarborgt, daar doe ik niet aan mee. Voor de mensen die achterblijven moet er ook een toekomst zijn. Voor mij moet het eindresultaat altijd bestaan uit duurzame oplossingen. Met die insteek ben je een succesvolle herstructureerder.”
De senior adviseur geeft ten slotte aan dat hoewel een reorganisatie of herstructureringstraject begint met een grondige analyse, het succes van een traject afhangt van de uitvoering: “Het is essentieel dat de mouwen worden opgestroopt en dat er volle aandacht is voor duurzame implementatie en borging.”
