Hoe zet je een programma of project weer op de rails?
Een project dreigt, om welke reden dan ook, volledig buiten de scope, deadline of budget opgeleverd te worden – als het project überhaupt opgeleverd gaat worden. Welke stappen kun je dan het beste nemen om het project weer op de rails te krijgen? Experts van projectmanagementspecialist MOJEO delen tien tips.
Stap 1: Gesprek
Organiseer een gesprek met de opdrachtgever. Bespreek de scope, doelen, prioriteiten van het project en stel een duidelijke governance op. Hoe en met wie monitoren we de voortgang?
Stap 2: Plan van aanpak
Schrijf een realistisch en gedragen plan van aanpak op basis van stap 1. Betrek de stakeholders hierbij.
Stap 3: Haalbaarheid
Identificeer de impact van elk issue op de projectresultaten. Aarzel niet om problemen duidelijk en direct te benoemen. Verifieer of je plan kans van slagen heeft of dat het beter is om te stoppen.
Stap 4: Overeenstemming
Adresseer problemen duidelijk en direct, betrek elke stakeholder, communiceer helder en focus op de formele goedkeuring.
Stap 5: Projectteam
Stel een projectteam samen met de juiste mensen. Focus op de specialisten die benodigd zijn én de toegewijde aandacht hebben.
Stap 6: Kick-off
Organiseer een kick-off en bespreek hier de doelen op basis van het plan van aanpak. Creëer een teamgevoel: “Wij tegen het probleem.” Toets het stappenplan.
Stap 7: Planning
Maak op basis van het plan van aanpak en de kick-off meeting een projectfasering en een grove planning. Neem ook de beoordelingspunten van de opdrachtgever mee!
Stap 8: Activiteiten
Maak een activiteitenplanning per activiteit en projectdeelnemer. Leg daarnaast de verantwoordelijkheden per issue vast in deze planning.
Stap 9: Mijlpalen
Stel mijlpalen en beslismomenten vast in overeenstemming met de governance uit het plan van aanpak. Maak gebruik van het stoplichtmodel (rood, oranje, groen) om de volgende stap aan te geven.
Stap 10: Evaluatie
Bepaal een evaluatie- en conclusiemoment. Wanneer is het project weer op de rails? Zijn er nog left-overs? Wat zijn de vervolgacties en de daarbij horende planning?
