Boekhandel Athenaeum zet in op fact based werken
Met de ambitie om beter te kunnen sturen op de bedrijfsprestaties en in te kunnen spelen op kansen in de markt, zet Athenaeum Boekhandels in op datagedreven werken.
Met verschillende boekhandels, waaronder Het Martyrium en Van Rossum en een hoofdvestiging op het Amsterdamse Spui, behoort Athenaeum Boekhandels tot een van de grootste onafhankelijke boekhandels van Amsterdam.
Tegen de achtergrond van een veranderende boekenmarkt – denk aan de opkomst van nieuwe genres, nieuwe soorten lezers en natuurlijk het online kanaal als verkoopkanaal – ontstond bij Athenaeum Boekhandels steeds meer de noodzaak om grip te krijgen op sturing en het maken van de juiste beleidskeuzes. Het kunnen bouwen op feiten is hiervoor een randvoorwaarde.
Omdat de boekhandel beperkte ervaring had met ‘feitengestuurd werken’ werd de expertise ingeroepen van Hot ITem, een advies- en IT-bureau dat zich specialiseert in datagedreven werken, of zoals het bureau het zelf noemt, factbased improvement.
Het verbeterproject startte met het scherp krijgen van de informatiebehoefte van Athenaeum. Zo werden vragen gesteld als: ‘Waar heeft de directie behoefte aan?’ ‘En de managementlaag?’ ‘En welke stuurinformatie wordt over het hoofd gezien maar is toch essentieel om de juiste plannen te kunnen maken?’
Hiervoor gingen de adviseurs van Hot ITem in gesprek met de managementlaag van Athenaeum Boekhandels. Ook werd een scan uitgevoerd. Parallel aan dit traject werd ook een bronanalyse uitgevoerd, met als doel om de toegankelijkheid van de data te onderzoeken. Op basis van deze inzichten is een wensenlijst opgesteld (aangevuld met best practices), en is in kaart gebracht wat voor data nodig is om hieraan te kunnen voldoen.
De realisatiefase
De consultants zijn vervolgens overgegaan tot de bouwfase. De data werd gereed gemaakt voor gebruik (aangevuld, verrijkt, gecontroleerd, enzovoorts), en op basis van deze database heeft Hot ITem een Power-BI omgeving met verschillende dashboards ontwikkeld.
Deze dashboards zijn ingepast in de bredere informatievoorziening-strategie van het bedrijf. Het management is aangeleerd welke inzichten ze kunnen distilleren uit de overzichten, en hoe ze deze kunnen vertalen naar doelstellingen en concrete verbeteracties. Overige gebruikers kregen een trainingsdag voorgeschoteld, waarbij ze hebben geleerd met de nieuw ontwikkelde dashboards en de eigen data te werken.
Ondertussen werkt Athenaeum Boekhandels al een tijdje met de nieuwe informatievoorziening. Dit heeft diverse voordelen opgeleverd, waaronder dat de directie, managers en de medewerkers op de werkvloer nu in staat zijn om beter onderbouwde beslissingen te nemen over bijvoorbeeld de voorraadhoogte en inkoopcondities.
Ook is nu meer inzichtelijk hoe het bedrijf presteert op verschillende key performance indicatoren, met als gevolg dat het management meer inzicht heeft of ze op koers liggen om de doelstellingen te halen, en eerder kan bijsturen indien dit nodig is. Tot slot, de grafische weergave (in plaats van de gebruikelijke Exceltabellen) maakt de informatie toegankelijker en boeiender, Hiermee ontstaat meer eigenaarschap.
Caroline Reeders, Directeur van Athenaeum Boekhandels, kijkt met plezier terug op de samenwerking. “Voor Athenaeum was het een feest om kennis te nemen van alle expertise bij de medewerkers van Hot ITem. Ze hebben echt plezier in hun werk en krijgen door hun enthousiasme mensen mee. Het is niet alleen een praatje, ze doen het ook echt. Hot ITem heeft het verschil gemaakt.”
