Zes voordelen van een gedigitaliseerd P2P-inkoopproces
Het digitaliseren van Purchase-to-Pay (P2P) biedt de inkoopfunctie vele voordelen. Ellen ten Kate en Ursula Wegmann van inkoopadviseur Coppa delen zes verbeteringen die voortvloeien uit een gedigitaliseerd en geautomatiseerd P2P-proces.
1. Hogere efficiëntie
Door vastlegging van verplichtingen vooraf in vorm van een inkooporder of contractverplichting, ontstaat de mogelijkheid om deze met de inkoopfactuur te matchen. Bij een directe match tussen de verplichting en de inkoopfactuur heeft zowel de budgethouder als de crediteurenadministratie geen omkijken meer naar deze factuur. Al met al een snel en efficiënt ketenproces van bestellen tot betalen.
2. Meer inzicht in uitgaven
Door volledige digitalisering van het P2P-proces hebben organisaties op elk moment inzicht in alle uitgaven op kostenplaatsniveau. Doordat de verplichtingen aan de voorkant van het proces worden vastgelegd, kan dit inzicht al worden verkregen voordat een factuur is ontvangen. Hierdoor wordt waardevolle stuurinformatie voor de organisatie gecreëerd.
3. Realiseren van besparingen
Via het digitale contractenregister is inzichtelijk met welke leveranciers de organisatie (prijs)afspraken heeft gemaakt. Door de gemaakte afspraken over het aanbod van producten en/of diensten beschikbaar te stellen via catalogi zorg je ervoor dat bestellingen in alle gevallen tegen de juiste condities worden gedaan.
Bij ontvangst van de factuur wordt deze gematcht met de bestelling. Hierdoor vindt er automatische controle plaats dat je alleen betaalt wat je met elkaar hebt afgesproken en kunnen besparingen verwezenlijkt worden.
4. Beter in control
De bevoegdheden uit de procuratieregeling zijn ingebed in het P2P-proces en naleving hiervan kan hierdoor eenvoudig geborgd worden. Door de controle op ontvangst (aantallen en kwaliteit) wordt er in het P2P-proces tevens voor gezorgd dat alleen facturen betaalbaar worden gesteld waarvan de organisatie zeker weet dat levering van het product of de dienst in de juiste aantallen en de gewenste kwaliteit heeft plaatsgevonden.
5. Lagere kans op fouten
Door aansluiting van de gecontracteerde leveranciers via catalogi borg je de contract compliance en zorg je ervoor dat voor de afgesproken prijzen wordt besteld. Daarnaast worden door sturing op juiste boekhoudkundige coderingen en het automatisch matchen van facturen en verplichtingen onnodige fouten voorkomen.
6. Verhogen bestelgemak
Bestellers kunnen vanuit één systeem al hun bestellingen plaatsen, waarbij al snel duidelijk is bij welke leveranciers door de organisatie besteld kan worden.
P2P-systeem
Aan de basis van een digitaal P2P-proces staat het P2P-systeem. Een P2P-systeem kan bestaan uit meerdere modules. Hierbij kun je onder andere denken aan modules voor factuurverwerking, het plaatsen van bestellingen en het vastleggen van contracten.
Centraal afgesloten contracten, inclusief daaruit voortvloeiende contractverplichtingen, worden opgenomen in de contractmodule van het P2P-systeem. De gemaakte afspraken over het aanbod van producten en/of diensten van de desbetreffende leverancier worden vervolgens weergegeven in de bestelmodule in de vorm van catalogi. Hierdoor zorgt de organisatie ervoor dat medewerkers zelfstandig bestellingen kunnen plaatsen tegen de juiste condities.
Vervolgens worden de bestellingen conform vastgelegde bevoegdheden geautoriseerd en is het mogelijk om de inkoopfacturen eenvoudiger te matchen aan de bestellingen en bijhorende ontvangsten.
