Vijf valkuilen bij het uitvoeren van de gebruikersacceptatietest

Bij het ontwikkelen van software is de acceptatie door gebruikers – de zogeheten gebruikersacceptatietest (GAT) – van groot belang. Immers, zij gaan de software uiteindelijk gebruiken in hun dagelijks werk en staan dus aan de basis van een succesvolle software-implementatie.

Om te voorkomen dat je tijdens de gebruikersacceptatietest op je ‘gat’ gaat, is een goed doordachte aanpak vereist. Maar hoe geef je daar goed invulling aan? En welke acceptatiecriteria zijn belangrijk? Pieter van de Vliert van BPM Consult deelt aan de hand van vijf veel voorkomende valkuilen tips voor een succesvolle aanpak.

1. Onvoldoende ondersteuning

Als testende gebruikers onvoldoende kennis van de software hebben gaat dat ten koste van de snelheid en de kwaliteit van het testen. Gebruikers besteden hun tijd aan uitzoeken hoe de software werkt: ze kunnen de knoppen niet vinden en missen het overzicht. Deze waardevolle tijd gaat ten koste van het echte testen.

Zorg daarom dat testende gebruikers voor iedere test voldoende kennis hebben. Verzorg demo’s over de functionaliteiten die getest moeten worden, zodat gebruikers wegwijs raken in de software. Een korte demo of twee uur lang samen met een softwareconsultant het systeem in is veel effectiever dan acht uur zelf zoeken naar de juiste knop. Een Scrum-ontwikkelmethode borgt dit al, doordat er tijdens iedere sprint een sprintdemo wordt gegeven.

2. Onvolledige testcases

Het is belangrijk om tijdens de GAT alle belangrijke functionaliteiten afdoende te testen. Hiervoor zijn specifieke testcases nodig die samen zo volledig mogelijk de functionaliteiten afdekken.

Een valkuil is om bij het opstellen van testcases een bepaalde functionaliteit te vergeten. Ook kan een testcase zo vaag geformuleerd zijn dat bij het testen niet duidelijk is welke scenario’s en details getest moeten worden. De test gaat dan niet opleveren waar hij voor bedoeld is, namelijk het valideren van de ‘end-to-end business flow’.

De volgende factoren helpen je bij het tijdig opstellen van bruikbare, volledige en specifieke testcases:

• Zorg voor een volledige set van functionele en non-functionele eisen, die de functionaliteiten volledig afdekken. Als de eisen SMART omschreven zijn, zijn testresultaten eenduidiger en eenvoudiger te beoordelen.
• Bouw hierop verder door iedere eis om te zetten in één of meerdere ‘logische testcases’. Een logische testcase is bijvoorbeeld: bestel een artikel en betaal met iDEAL
• Werk iedere logische testcase uit in een gedetailleerde fysieke stap-voor-stap testcase. Zo’n stap is bijvoorbeeld: ‘klik onder het kopje betaalmethoden op iDEAL’

3. De keten vergeten

Als het systeem ieder bedrijfsproces afzonderlijk faciliteert, betekent dat niet automatisch ondersteuning voor de flow van alle bedrijfsprocessen. Om bij het voorbeeld van de bestelling te blijven: het bestelproces en het voorraadbeheer kunnen afzonderlijk perfect verlopen, maar zonder onderlinge uitwisseling van data worden geplaatste bestellingen niet gecommuniceerd met voorraadbeheer. Ook kan het onduidelijk zijn bij wie de verantwoordelijkheden belegd zijn tijdens het proces.

Hiervoor is een ketentest een perfect middel. Een ketentest is een test waarbij meerdere bedrijfsprocessen worden doorlopen in een aaneengesloten reeks platforms of systemen. Naast een IT-gerelateerd doel heeft een ketentest ook als doel om te ontdekken of er proces-gerelateerde problemen naar boven komen. Zeker bij complexe softwareoplossingen is een ketentest onmisbaar.

De ketentest is het moment van de waarheid voor de gehele GAT: toetsen of de werkprocessen ondersteund worden door het systeem. Sla de ketentest dus zeker niet over!

4. Onduidelijke acceptatiecriteria

Onduidelijke acceptatiecriteria kunnen leiden tot verwarring en onbegrip. Zo kan een projectleider de impact van kritische issues onderschatten, terwijl een eindgebruiker tijdens de GAT zelfs eist dat alle cosmetische problemen worden opgelost. Het is daarom cruciaal dat alle belanghebbenden vooraf hetzelfde beeld hebben van de acceptatiecriteria.

Grofweg zijn er drie algemene richtlijnen voor acceptatiecriteria van een GAT:

• Alle testcases zijn succesvol uitgevoerd
• Er staan geen kritische issues open en er is een duidelijke definitie van ‘kritisch’
• Het is duidelijk wie de belangrijkste stakeholders zijn. Deze stakeholders geven allen officieel hun ‘go’

Communiceer deze drie acceptatiecriteria al vanaf het begin van de GAT. Maak ze visueel en deel ze met alle belanghebbenden. Zo voorkom je onbegrip en verklein je de kans op uitloop.

5. Geen testmanagement tool = geen overzicht

Zonder realtime overzicht van testcases en issues is het moeilijk om te sturen op voortgang. Afzonderlijke lijstjes met testcases op verschillende locaties opgeslagen: het is hét recept voor onduidelijkheid, dubbel werk en omissies in het testen. Ook de go/no-go beslissing kan zo lastiger gemaakt worden, omdat moeilijk te bewijzen is dat alle benodigde testcases zijn afgerond.

Een testmanagement-tool (zoals TestFLO of TestRail) is een must-have, zeker in combinatie met een tool waarin gemelde issues worden bijgehouden (zoals HubSpot of Jira). Het gebruik van zulke tools biedt een veelheid aan voordelen:

• In deze tools is het eenvoudig om testresultaten gestructureerd vast te leggen en testcases of issues aan personen toe te wijzen
• Met deze tools kan een projectleider door middel van dashboards nauwkeurig sturen op voortgang
• Deze tools bieden transparantie en uniformiteit. Iedereen kan elkaars werk volgen, lezen en indien nodig overnemen
• Ten slotte is een testmanagement-tool onmisbaar met het oog op compliancy en audits

Conclusie

Gebruikersacceptatie is de onmisbare bekroning van een software-implementatie. Juist daarom is het belangrijk om dit goed te doen. Trap dus niet in een van de genoemde valkuilen, maar zorg voor voldoende systeemkennis bij de gebruikers in het testproces, waardoor het testproces beter en sneller kan worden uitgevoerd.

Zorg voor volledige en duidelijke eisen en vertaal deze in een volledige set van logische en fysieke testcases. Vergeet niet in een ketentest te valideren of het systeem alle bedrijfsprocessen ondersteunt. Communiceer voorafgaand aan de GAT duidelijke acceptatiecriteria, zodat er een helder eindpunt is en verwarring wordt voorkomen. Maak ten slotte gebruik van een test management tool, zodat je nauwkeurig kunt sturen op voortgang.

Over de auteur: Pieter van de Vliert is als consultant werkzaam bij BPM Consult. In die hoedanigheid is hij actief in procesmanagement, bij de implementatie van software en bij gebruikersacceptatietests.