Honderdtal medewerkers activeren via een online simulatie
Hoe breng je in coronatijd zo’n honderd medewerkers ertoe een nieuwe manier van werken te omarmen, zonder de mogelijkheid van fysiek contact? Een Nederlands ministerie kreeg te maken met die uitdaging. Met behulp van een online simulatiegame – gefaciliteerd door Improven – zijn de medewerkers getraind en geactiveerd om zelf aan de slag te gaan.
De achtergrond van deze case: fysieke bijeenkomsten zijn als gevolg van de coronacrisis al langere tijd niet of nauwelijks mogelijk. Het projectteam moest zich tot een online en digitale oplossing wenden om de veranderopgave door te voeren. Doelstelling van het projectteam was om het personeel het nieuwe proces en verantwoordelijkheden bij te brengen en, belangrijker nog, hen te activeren om zelf met het nieuwe proces aan de slag te gaan.
Een belangrijk uitgangspunt van het leertraject was om te zorgen dat alle stakeholders zich bewust zouden worden van hun rol binnen de gehele keten, zodat iedereen helder krijgt wat de samenhang is tussen de verschillende activiteiten. Van het ministerie wordt namelijk verwacht dat het een betrouwbare en voorspelbare partner is, zowel intern als extern. Hierbij is het van groot belang dat medewerkers afdeling-overstijgend denken en handelen.
Als oplossing voor het vraagstuk van het ministerie werd gekozen voor een online simulatiespel. Medewerkers werden in groepen van maximaal twintig deelnemers ingedeeld waarna zij twee simulaties voorgeschoteld kregen. Eerst werden medewerkers op basis van een procesgame getraind in de verschillende fasen van het proces. Digitaal liepen ze door een procesflow en met behulp van digitale post-it notes werden sleutel- en overdrachtsmomenten inzichtelijk gemaakt.
Vervolgens werd met behulp van een ketenspel getoetst of hetgeen dat met elkaar was doorleefd ook eigen was gemaakt. Dit was een interactief gedeelte, dat de medewerkers aanspoorde om met het end-to-end proces aan de slag te gaan.
“De uitkomst van de procesgame was dat er zeer waardevolle dialogen ontstonden tussen verschillende disciplines in relatie tot het verloop van het proces, ieders rol en bijbehorende verantwoordelijkheden”, leggen Willem-Jan Vos, Jacco van de Griek en Bibi Looijestijn uit, die de game faciliteerden.
Tooling
Ter ondersteuning van de simulatie werd gebruikgemaakt van de tools Miro, Mentimeter en Webex. Miro is een populair interactief platform en is gebruikt om de procesflow als afbeelding op een whiteboard te plaatsen en zodoende de dialoog te faciliteren en het ‘grote plaatje’ te laten zien.
Mentimeter, een polling- en presentatietool, is gebruikt om tijdens het ketenspel meerkeuzevragen voor te leggen aan deelnemers. Deelnemers konden antwoord geven via de telefoon en op basis van ranking werd een ‘expert’ vastgesteld. Webex, een tool voor online web- en videoconferenties is tijdens de simulatie gebruikt om met elkaar te communiceren en schermen te delen.
