Drie stappen voor het nemen van de juiste beslissingen
Een nieuw onderzoeksrapport van McKinsey beschrijft de factoren die het toekomstige succes van een organisatie bepalen. Eén van de belangrijkste kenmerken van een toekomstbestendig bedrijf is het snel en goed nemen van beslissingen. Dat begint bij bewustwording van de beslissingen die een onderneming neemt, betoogt Marc Gelissen.
Iedere dag neemt een organisatie honderden, zo niet duizenden operationele beslissingen: accepteer ik deze nieuwe klant, welke prijs betaalt deze klant, geef ik een krediet aan deze klant? De top van de organisatie richt zich uiteraard op het nemen van de meer strategische besluiten. De frequentie van deze strategische besluiten is vaak laag, maar de impact is meestal hoog.
Voor operationele besluiten geldt het omgekeerde. De frequentie is hoog en de impact van de individuele beslissing is relatief laag. Echter, door het volume kan de impact van verkeerde beslissingen op operationeel niveau wél hoog worden voor de organisatie. Ieder keer een kleine druppel maakt de emmer uiteindelijk ook vol.
Toch geven de meeste organisaties veel meer aandacht aan strategische beslissingen, en terecht. Maar vaak betekent dat dat er onvoldoende aandacht gegeven wordt aan de operationele beslissingen. En daar schuilt een gevaar. Zeker in een tijd waarin inconsistenties via social media direct naar buiten kunnen komen, met reputatieschade tot gevolg.
Daarnaast vraagt de maatschappij steeds meer om transparantie en snelheid van beslissen. Ten slotte moet je als organisatie de operationele beslissingen ook nog eens heel snel kunnen aanpassen aan veranderingen in deze dynamische wereld.
Het is dus belangrijk om goede en consistente beslissingen te nemen, en het liefst snel. Dat is makkelijk gezegd, maar hoe doe je dat? Volgens onderzoek van McKinsey & Company vereist het een systeem dat beslissingen op de juiste manier toewijst aan de juiste leidinggevenden, teams, individuen of zelfs algoritmen.
De top moet zijn tijd en energie besteden aan strategische beslissingen, zoals de initiatieven die passen bij de kernwaarden van de onderneming. Het middle management moet beslissen over de toewijzing van middelen en talent voor die initiatieven. Uiteindelijk is het belangrijk dat tijdens het proces het door de leiding geformuleerde beleid één-op-één uitgevoerd wordt.
Hoe krijg je dat voor elkaar?
Door de volgende drie stappen word je je bewust van de kritische operationele bedrijfsbeslissingen:
1. Discovery: breng de operationele beslissingen die genomen worden binnen je organisatie in kaart
Veel organisaties beseffen nauwelijks hoeveel beslissingen er genomen worden binnen hun bedrijf. Breng eens in kaart wat er allemaal in de bedrijfsprocessen beslist wordt. Zoek daarbij naar werkwoorden als ‘bepaal’, ‘meet’, ‘beslis’, ‘beoordeel’. Als die woorden opduiken, dan duidt dit op beslissingen. Verzamel ze maar eens, je zult ervan opkijken hoeveel het er zijn. Schrijf al deze beslissingen op een zogenaamde Decision Verb Canvas.
2. Analysis: bepaal de waarde van de beslissingen
Niet iedere operationele beslissing heeft dezelfde waarde voor je organisatie. Hang daarom aan iedere beslissing die je in stap 1 gedefinieerd hebt een waarde. Dit kun je doen door gebruik te maken van het Decision Value Canvas. Hiermee kun je per beslissing een score geven op factoren zoals: Wat is het gevolg van een verkeerde beslissing? Hoe belangrijk is consistentie in deze beslissing? Hoe frequent wordt een beslissing genomen? Hoe belangrijk is het dat je de beslissing kunt uitleggen aan de tegenpartij of een auditor?
Zo beoordelen we iedere beslissing op negen verschillende factoren en brengen we in een diagram in kaart welke waarde een beslissing heeft voor de organisatie. Uiteindelijk bepaal je dus ook de prioriteit van de lijst van operationele beslissingen.
3. Modeling: Modelleer de belangrijkste beslissingen
Als volgende stap begin je met de meest waardevolle beslissingen en breng je alle parameters in kaart die invloed hebben op deze beslissing. Dit doe je met een Decision Relationship Diagram waarin deze parameters en hun relatie zichtbaar worden. Nadat de parameters bekend zijn kun je de beslismodellen maken waarin exact aangegeven staat welke beslissing genomen wordt op basis van de combinatie van de waardes van iedere parameter.
Als je de bovenstaande stappen genomen hebt, heb je de basis gelegd voor het goed en snel nemen van beslissingen in een organisatie. Je kunt echter nog een stap verder gaan en de beslissingen automatiseren. Als de betreffende beslissing frequent genomen wordt, relatief veel impact heeft én consistent moet zijn, dan is automatiseren het overwegen waard.
Mensen zijn namelijk niet zo consistent. We zijn geneigd om eenzelfde situatie op maandagochtend als het regent anders te beoordelen dan op vrijdagmiddag als de zon schijnt. Dat kan funest zijn voor de slagkracht, geloofwaardigheid en consistentie van de organisatie.
Door dit stappenplan is de organisatie zich bewust van de operationele beslissingen die ze neemt en van de invloed die deze kunnen hebben. Dat is al een heel belangrijke eerste stap. Als vervolgens de meest waardevolle operationele beslissingen een procentje verbeteren, dan boekt de organisatie al snel een enorme winst. Snelle beslissers hebben twee keer zoveel kans op succes als trage beslissers, berekende McKinsey.
Dat het maken van goede en snelle beslissingen snel succes brengt is dus geen dooddoener, maar kan eenvoudig werkelijkheid worden.
Marc Gelissen is expert op het gebied van beslissingsprocessen en oprichter van Bizzomate en Avola Decision.
