Voorspel de klantvraag voor effectief voorraadbeheer
Het inrichten van een zo optimaal mogelijk voorraadbeheer is voor professionals in het inkoop- en supply chain-domein een van de meest belangrijke opgaven, maar tegelijk ook een van de meest uitdagende. Te veel voorraad aanhouden is weliswaar goed voor de klant, maar kan leiden tot hoge logistieke kosten. En te weinig voorraad kan ertoe leiden dat klanten moeten worden teleurgesteld.
Een van de belangrijkste elementen voor effectief voorraadbeheer is het doen van de juiste voorspellingen. Door nauwkeurig de klantvraag in kaart te brengen, kan op efficiënte wijze worden doorberekend wat de ‘requirements’ zijn voor de hele keten, van productie tot en met het transport en opslag. “Grip op voorraad begint met het plannen van de vraag van de klant”, zegt Rudolf Roekevisch, een manager bij Baker Tilly.
Op basis van zijn uitgebreide ervaring in het vak geeft Roekevisch vier tips voor het maken van een accurate vraagvoorspelling:
Tip 1: Kies een voorspelmethode
Er zijn veel verschillende methoden voor het voorspellen van de vraag: van het puur statistisch berekenen van de verwachte vraag op basis van historische verkoopgegevens tot Delphi-methoden, waarbij heel veel informatie wordt gebundeld tot een voorspelling van de vraag. Bij elk product hoort een passende voorspelmethodiek (en daarmee de bestelformule voor het voorraadbeheer).
Roekevisch raadt aan om te kiezen voor één bestelformule voor het beheersen van de voorraden, die aansluit bij de karakteristieken van de producten van de organisatie. Een bestelformule gebaseerd op historische verkoopgegevens is niet geschikt wanneer het bedrijf een modegevoelig product of een product met een korte productlevenscyclus verkoopt, legt de Baker Tilly-manager uit.
Tip 2: Voorspel eerst op hoog niveau
Ook is het volgens Roekevisch van belang om bij het voorspellen van de vraag voor het juiste aggregatieniveau te kiezen: “Begin met ver vooruit te plannen op een hoog aggregatieniveau (bijvoorbeeld de productfamilie/groep) en maak pas later een meer gedetailleerde vraagvoorspelling op het individuele productniveau.” Zodoende beschikt het bedrijf over betere informatie over wat klanten echt willen hebben.
Tip 3: Hanteer duidelijke ‘spelregels’
Ten derde moeten duidelijke spelregels gelden. Roekevisch geeft een voorbeeld aan de hand van een organisatie die internationaal actief is: “Het zonder meer bij elkaar optellen van de vraagvoorspelling van nationale verkooporganisaties tot één totale vraagvoorspelling leidt enkel tot het optellen van even zovele veiligheidsvoorraden. Hanteer daarom duidelijke spelregels over het planningsproces en de verdeling van producten bij eventuele schaarste.”
In die spelregels wordt de betrouwbaarheid van de vraagvoorspelling bepaald die nationale verkooporganisaties moeten afgeven en wordt vastgelegd wie het eerst voorraden krijgt bij schaarste en wat er moet gebeuren in het geval van niet verkochte voorraden.
Tip 4: Volg de voortgang van de voorspelde vraag
Tot slot is het zaak om continu een vinger aan de pols te houden, waarschuwt Roekevisch. “Wanneer men ziet dat de voorspelde vraag niet wordt gerealiseerd (‘check’) dan is het belangrijk om tijdig bij te sturen (‘act’). Dat vergeten bedrijven nog weleens. In een dergelijke geval worden niet de producten vervaardigd waar de klanten om vragen en krijgt men te maken met hoge kosten vanwege onnodige voorraden.
Roekevisch besluit: “Het gaat niet alleen om het plannen van de vraag, maar vooral ook om het besturen van die vraag door bijvoorbeeld extra inspanningen vanuit verkoop.”
