AevesBenefit helpt revalidatiecentrum met optimaliseren inkoopfunctie

09 december 2020 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

AevesBenefit heeft een groot revalidatiecentrum geholpen met het optimaliseren van zijn inkoopfunctie. Op basis van een spend- en volwassenheidsanalyse werd een nieuw inkoopprojectplan opgesteld en geïmplementeerd. Procurement Consultants Vincent de Wolf en Douwe Ribbink vertellen over het project, waarmee een jaarlijkse besparing van ruim €100.000 wordt gerealiseerd én de inkoopvolwassenheid naar een hoger niveau is getild.

Binnen de zorgsector staan de laatste jaren steeds meer organisaties onder grote financiële druk. Rendementen worden lager en lager, onder meer vanwege almaar oplopende (patiëntgebonden) kosten. Dit ondervonden ze ook bij één van de grotere revalidatiecentra in West-Nederland. De instelling – die jaarlijks meer dan 15.000 patiënten behandelt – zag zich al gedwongen een geplande uitbreiding en nieuwbouw af te blazen.

Het centrum besloot dat het tijd was om een gezondere bedrijfsvoering te realiseren. In dit kader werd AevesBenefit ingeschakeld om de inkoopfunctie tegen het licht te houden, en zo te kijken waar besparingen te realiseren zijn en hoe de inkoopvolwassenheid kan worden verhoogd.
AevesBenefit helpt revalidatiecentrum met het optimaliseren van zijn inkoopfunctie

“De organisatie had een groot aantal kleine leveranciers, beperkt inzicht in de contracten en een onvoldoende gestroomlijnd purchase-to-pay proces”, vertelt Vincent de Wolf. “Ook omdat er vanwege de snel ontwikkelende coronacrisis onvoldoende capaciteit beschikbaar was in de eigen inkoopfunctie, benaderde de afdeling Inkoop AevesBenefit om het project te begeleiden. Met als doel: het snel verkrijgen van inzicht in de inkoopuitgaven en het vervolgens realiseren van inkoopbesparingen en -verbeteringen.”

Samen met zijn collega Douwe Ribbink ging De Wolf aan de slag. Daarbij werd het project verdeeld in twee fasen: (1) een spend- en volwassenheidsanalyse en het opstellen van een inkoopprojectplan, en (2) de realisatie van het inkoopprojectplan.

Fase 1

“Het doel van de eerste fase was inzicht bieden in de inkoopuitgaven en het verbeterpotentieel voor daadwerkelijke inkoopbesparingen en -verbeteringen”, legt De Wolf uit. “Fase 1 startte met een grondige spendanalyse, waarbij we op basis van de factuurgegevens van de afgelopen jaren inzicht boden in de huidige uitgaven; verdeeld over verschillende inkoopcategorieën, afdelingen en leveranciers. Deze spendanalyse vulden we aan met een analyse van contracten en facturen, om voor de belangrijkste inkoopcategorieën het besparingspotentieel te bepalen.”

De volgende stap bestond uit het toetsen van de inkoopvolwassenheid van het revalidatiecentrum op vier dimensies: organisatie & beleid, proces & systemen, informatie & documentatie en contracten & leveranciers.

“Voor elke dimensie bepaalden we meerdere verbeteracties”, licht Ribbink toe. “Deze kwalitatieve verbeteringen voor de verdere professionalisering van de inkoopfunctie kwamen met de inkoopbesparingsinitiatieven samen in een inkoopprojectplan.”

Fase 2

Daarmee was het inkoopplan gereed, en kon de implementatiefase beginnen. “Hierbij lag de focus op de meest urgente en kansrijke initiatieven”, aldus De Wolf. “Zo voerden we een tender uit in de categorie Food om een significante kostenbesparing te realiseren, samen met een verbetering van de leveringskwaliteit en een administratieve lastenverplichting.”

“In coronatijd, met alle geldende beperkingen, hebben we toch een duidelijke bijdrage kunnen leveren aan een verbeterde bedrijfsvoering in de revalidatiezorg.”

Tegelijkertijd begon het revalidatiecentrum met het optimaliseren van het purchase-to-pay proces.

“Het projectteam bracht de huidige systeemondersteuning per processtap in kaart en definieerde een effectiever en efficiënter proces”, vertelt De Wolf. “Ook begeleidden we het selectieproces voor een nieuwe P2P-module. We brachten hiervoor de belangrijkste functionele eisen in kaart voor de inkoopaanvragen, workflows, goedkeuringsschema’s, inkooporders, ontvangstregistratie, 3-way-matching, functionaliteit van de spendanalyse en vereiste koppelingen.”

“De specificaties toetsten we tijdens diverse demosessies met leveranciers en stakeholders”, vult Ribbink aan. “Na aanschaf begeleidden we de eerste fase van de implementatie van de nieuwe module.”

Klaar voor de toekomst

Nu beide fases zijn voltooid, kan het revalidatiecentrum de vruchten gaan plukken van het traject.

“Het inkoopprojectplan dat we in de eerste fase hebben opgeleverd bevatte besparingsopties die optellen tot zo’n €500.000 per jaar”, aldus Ribbink. “Om de inkoopvolwassenheid verder te verhogen, bevatte het plan ook verbetervoorstellen voor het inkoopbeleid, contractbeheer en contractmanagement, inkooptemplates en het purchase-to-pay proces.”

“Met de tender voor de inkoopcategorie Food werd daaruit alvast een jaarlijkse besparing van zo’n €100.000 gerealiseerd”, voegt De Wolf toe. “Het revalidatiecentrum verdiende onze projectkosten hiermee ruimschoots terug. Naast deze tender voerden we bovendien diverse andere inkoopoptimalisaties uit om ‘quick wins’ te behalen. Zo voegden we contracten van liftonderhoud samen en optimaliseerden we de onderhoudsfrequentie van het zwembad. Dit leidde tot kleinere besparingen.”

Tot slot is ook het purchase-to-pay proces verbeterd. De Wolf: “Er is een module geselecteerd die kon rekenen op het vertrouwen van de gebruikers en goed aansluit bij het huidige systeemlandschap. Dit systeem stelt de opdrachtgever in staat om in het vervolg inkoopbesparingen op de tail spend te behalen, via een gebruiksvriendelijker bestelproces en meer geautomatiseerde financiële afhandeling.”

Terwijl het project op afstand moest worden uitgevoerd, kijken De Wolf en Ribbink terug op een prettige samenwerking. “Hierbij hebben we in coronatijd, met alle geldende beperkingen, toch een duidelijke bijdrage kunnen leveren aan een verbeterde bedrijfsvoering in de revalidatiezorg”, aldus De Wolf. “Naast het project heeft het revalidatiecentrum haar inkoopteam tevens versterkt met twee inkopers. De opdrachtgever is daarmee dan ook klaar voor de toekomst!”