Möbius helpt Omgevingsdienst Haaglanden met procesoptimalisatie

De Omgevingsdienst Haaglanden werkt voor en samen met negen gemeenten en de provincie Zuid-Holland aan de totstandkoming van een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit. 

In het kader van de aanbesteding van een nieuw VTH-systeem (Vergunning, Toezicht en Handhaving) wilde de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) zijn procesbeschrijvingen actualiseren. Hiermee kon de dienst een zo goed mogelijk fundament leggen voor de inrichting en implementatie van het systeem dat deze processen ondersteunt.

Om dit traject in goede banen te leiden werden consultants van Möbius aan boord gehaald. Het adviesbureau is gestart met het opzetten van de beschrijfmethode. Er is gekozen voor een ‘gelaagde’ structuur. Dit begon met definiëren van de hoofdprocessen – ‘wat’ gebeurt er in de organisatie – en ging aan de hand van een aantal niveaus steeds verder naar het ‘hoe’ van deze processen – de procesflows en bijbehorende werkinstructies.

De procesflows beschreven de ‘happy flow’, het proces dat voor de meeste stakeholders relevant is – met andere woorden: zonder de gedetailleerde verschillen (‘nuances’) die specifieke producten vanuit de wetgeving met zich meebrengen. De happy flows werden voorzien van een procedure, waarin de processtappen in woorden werden beschreven. Nuances van de specifieke producten werden uitgewerkt in speciale bijlages. 

Omdat er op dat moment nog niet bekend was welke systeem zou worden ingevoerd, werden de processen systeemonafhankelijk beschreven. 

Draagvlak

Om zeker te stellen dat de processen correct werden uitgetekend en de beschrijvingen gedragen werden door de medewerkers, is vanaf het begin af aan met een klankbordgroep gewerkt. De klankbordgroep bestond uit een vertegenwoordiging van medewerkers uit de diverse teams die een rol hadden in de processen. In sessies met deze klankbordgroep werden de beschreven processen gevalideerd en aangepast waar nodig. 

Bijkomend voordeel van het traject is dat er gedurende het project diverse verbetermogelijkheden zijn geïdentificeerd. Deze werden vastgelegd in een totaaloverzicht en vormden zo een mooie basis om de processen en manier van werken verder te professionaliseren. 

Resultaat

Het project heeft volgens ODH en Möbius geleid tot een intuïtief te gebruiken en gelaagd procesmodel met 62 gedetailleerde, gedragen en ‘happy flow’-procesflows voor de afdeling Toetsing en Vergunningverlening. De afdeling gebruikt deze flows nu op dagelijkse basis, bijvoorbeeld bij het toetsen en verwerken van vergunningsaanvragen. 

Het overzicht van verbetermogelijkheden biedt de Omgevingsdienst Haaglanden handvatten voor verder verbetering.

Karin Flikweert, teamleider juridische & bestuurlijke zaken bij de ODH over de samenwerking met Möbius: “Deze was uitstekend. Het eindproduct is goed in balans en geeft ons een efficiënte basis voor het inrichten van een nieuw zaaksysteem.”