Veilig en weloverwogen terugkeren naar kantoor
Net nu tal van organisaties hard hebben gewerkt om een geleidelijke terugkeer van hun personeel naar kantoor mogelijk te maken, is de volgende terugslag helaas alweer daar. De nieuwe, aangescherpte maatregelen die het kabinet heeft genomen tonen nog maar eens aan hoe belangrijk het is dat zorgvuldig wordt omgegaan met de terugkeer naar kantoor. Een aantal handvatten en tips voor werkgevers.
De coronacrisis heeft de manier waarop we werken volledig op zijn kop gezet. De bevindingen van een recente survey van Mercer geven een goed beeld van de aanzienlijke impact die remote en digitaal werken heeft gehad op het Nederlandse bedrijfsleven. Voorafgaande aan Covid-19 werkte bij 86% van de organisaties minder dan een kwart van de medewerkers thuis. Inmiddels werkt bij twee op de vijf bedrijven meer dan 75% van het personeel thuis.
Deze verandering zal naar verwachting een blijvende zijn. In de toekomst verwacht 73% van alle bedrijven dat minimaal een kwart van de medewerkers blijft thuiswerken. In sectoren waar remote werken eenvoudig mogelijk is zoals in de zakelijke dienstverlening ligt dit percentage zelfs beduidend hoger.
Voor werkgevers betekent dit dat zij straks, wanneer de maatregelen weer worden versoepeld, voor een dilemma staan. Enerzijds willen ze hun medewerkers weer terug naar kantoor halen, maar anderzijds willen ze voorzichtig zijn, de richtlijnen vanuit de overheid volgen en ervoor zorgen dat mensen zich comfortabel voelen. Experts van HR-adviesbureau Mercer, delen een aantal tips.
Voorzichtige terugkeer naar werkplek
Allereerst is een voorzichtige terugkeer naar kantoor aan te raden, wat in de praktijk betekent dat dit gefaseerd dient te gebeuren. Uit het onderzoek van Mercer blijkt dat 75% van alle organisaties de terugkeer naar de fysieke werkplek gefaseerd uitvoert. Dit houdt in dat niet alle werknemers tegelijkertijd aanwezig zijn en de bezetting rustig wordt opgebouwd.
Pas als de werksituatie het toestaat, keren meer collega’s terug naar hun werkplek of kantoor. Ruim 44% van de organisaties faciliteert de gefaseerde terugkeer door eerst kleinere groepen samen te stellen. Denk hierbij aan het werken in shifts of het tijdelijk openstellen van de werkplek voor specifieke afdelingen of projectgroepen.
Bij Mercer Benefits zelf begon men na de afbouw van de eerste intelligente lockdown met een bezetting van maximaal 20%. Een voorzichtige aanpak, die voor de ene organisatie zinvoller is dan voor de ander, zo leggen de experts uit. “Niet alle bedrijven beschikken namelijk over een werkomgeving waar slechts één vijfde van het personeel aanwezig hoeft te zijn.” Andere werkgevers stellen zich liever nog niet bloot aan eventuele risico’s van een samenkomst van medewerkers. 30% houdt daarom rekening met de specifieke, lokale omstandigheden, aldus de adviseurs.
Inspraak van de medewerkers zelf kan hierbij uitkomst bieden. Ruim 2 op de 5 (41,5%) organisaties laat medewerkers zelf beslissen over hun terugkeer naar de werkplek. Dit hangt in grote mate af van het antwoord op de vraag of een kantooromgeving noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering.
Als dat niet het geval is, is het verstandig om medewerkers zelf te laten beslissen. Zo kunnen zij die behoefte hebben aan de structuur van een werkplek en daarop een beroep doen. En wie thuis voldoende structuur kan vinden of zich er nog niet comfortabel bij voelt, kan de afweging maken om voorlopig thuis te blijven werken.
De experts van Mercer adviseren organisaties wel om in dit proces zelf de regie te houden: “Houd bij welke werknemer op welk moment op de werkplek verwacht wordt, zodat de gefaseerde terugkeer waargemaakt kan worden. Maak deze structuur bij voorkeur inzichtelijk voor het personeel, zodat zij de ruimte hebben om een werkplekbezoek te plannen.”
Hygiënische voorzieningen en regels
Uiteraard is het bij een terugkeer naar het kantoor essentieel dat wordt voldaan aan alle randvoorwaarden voor een veilige terugkeer. In veel landen gelden richtlijnen om de verspreiding van het coronavirus te beperken. Ook op de werkplek zijn deze van kracht.
Uit het onderzoek van Mercer blijkt dat veel organisaties deze regels netjes opvolgen. 98% van de respondenten treft aanvullende maatregelen om de werkplek zo veilig mogelijk in te richten, om daarmee te voldoen aan de richtlijnen van de overheid. Eén van de basisregels is het aansporen van medewerkers om regelmatig hun handen te wassen of te desinfecteren. Het overgrote deel van de organisaties (86%) biedt daarom nu extra hygiënische voorzieningen aan.
De ‘anderhalvemetersamenleving’
Een basisregel is om 1,5 meter afstand van elkaar te houden. Rekening houdend met het komen en gaan van medewerkers, is het lastig om hier te allen tijde aan te voldoen als iedereen tegelijkertijd op de werkplek aanwezig is. De meeste werkplekken, of het nu een kantoor of een fabriek is, zijn immers niet ingericht om altijd 1,5 meter afstand te waarborgen.
Niet verrassend is dan ook dat 75% van de organisaties aangeeft het aantal medewerkers dat tegelijkertijd aanwezig mag zijn te limiteren. 4 op de 5 geeft aan het aantal bezoekers in een kantoorpand actief te verminderen. Daarnaast beperken veel organisaties het aantal fysieke ontmoetingen of het aantal personen per meeting (87%).
Het inrichten op de 1,5 meter is ook van invloed op andere faciliteiten in de kantooromgeving. Hoe wordt bijvoorbeeld het veilig betreden van het pand georganiseerd? Of het gebruik van een lift? Uit het onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de organisaties (56%) beperkingen heeft gesteld voor het maximum aantal mensen in de lift. Iets meer ruimte in de lift heeft zo z’n voordelen. Tegelijkertijd is het een gezonde stimulans voor werknemers om vaker de trap te nemen.
"Het inrichten op de 1,5 meter is ook van invloed op andere faciliteiten in de kantooromgeving"
Loopverkeer en herindeling gezamenlijke ruimtes
Een uitdaging is om het loopverkeer in goede banen te leiden. Bij het halen van een kop koffie, een bezoek aan het toilet of de wandeling naar het bureau van een collega is het niet altijd even eenvoudig om de geadviseerde afstand op te volgen.
Voor medewerkers kan de verleiding groot zijn om in de koffiehoek te blijven hangen en tussen de middag ‘zoals vanouds’ gezamenlijk te lunchen. Het is lastig om overal de veiligheid te waarborgen. Een groot deel van de organisaties (78%) limiteert dan ook de toegang tot gezamenlijke ruimtes, zo blijkt uit de survey.
Ruim 1 op de 5 (22%) organisaties heeft voor een langere tijd de werkplekinrichting aangepast, zodat medewerkers voldoende afstand van elkaar kunnen bewaren. Zou dit het einde van de kantoortuin betekenen? Eerder onderzoek wees al uit dat de open kantoortuin niet per se bijdraagt aan een hogere productiviteit. Blijkbaar was er een pandemie voor nodig om het tij van de kantoortuin enigszins te doen keren, stellen de experts.
Veiligheidsrisico’s digitaal werken
De meeste medewerkers zullen in het nieuwe normaal niet meer 5 dagen in het kantoor doorbrengen. Daarom moet ook niet vergeten worden dat kijken naar de risico’s van thuiswerken net zo belangrijk is, stellen de adviseurs. Zo misbruiken criminelen deze periode bijvoorbeeld om malware te verspreiden of andersoortige fraude te plegen met behulp van digitale middelen.
Bedrijven en medewerkers ontvangen daardoor meer valse e-mails of social media-berichten. Vaak met het verzoek om op een link te klikken, waarna een programma geïnstalleerd wordt of een betaalactie wordt aangespoord.
De onderzoekers raden bedrijven daarom tot slot aan extra preventieve maatregelen te nemen om hun organisatie en personeel te beschermen tegen frauduleuze praktijken. Zij moeten hun medewerkers goed informeren over de risico’s en hen goed instrueren welke acties zij dienen te nemen wanneer ze dergelijke gevallen signaleren.
