Oplossingen en checklist voor de 1,5-meter werkomgeving

22 september 2020 Consultancy.nl

Nu medewerkers steeds vaker terugkeren naar kantoor is het voor werkgevers van groot belang om tot Covid-19-oplossingen voor de werkomgeving te komen. Experts van Hospitality Group delen uitgangspunten en tips & tricks. 

Vier uitgangspunten

Aan de basis van de oplossingen die uitgerold kunnen worden staan vier uitgangspunten die kunnen worden gebruikt om maatregelen en oplossingen te bedenken en te toetsen. Ze zorgen voor focus, inspireren bij het genereren van ideeën, helpen bij het ontwerpen van oplossingen en het maken van keuzes. 

Afstand houden
Zeer tegen onze natuur maar nu noodzakelijk. Afstand houden blijft in ieder geval de komende maanden en waarschijnlijk nog langer de norm. Op straat, tijdens woon-werkverkeer en op kantoor.

Hygiëne
We willen ons weer overal veilig voelen en snappen dat we daar zelf aan moeten en kunnen bijdragen. Handen wassen, elkaar niet aanraken, gebruikte spullen vooraf en achteraf schoonmaken, allemaal ineens de ‘gewoonste’ zaak. 

Welbevinden & gezondheid
Een gezonde omgeving stimuleert een gezonde levensstijl en zorgt dat medewerkers meer weerstand hebben en gezonder zijn. Aandacht voor veiligheid, fysieke- en mentale gezondheid neemt in deze tijd alleen maar verder toe. 

Sociale connectie
Sociale verbondenheid is een fundamentele menselijke behoefte en aandacht hiervoor is juist in deze tijd essentieel. We worden letterlijk gezonder en gelukkiger van contact met anderen. Dit betekent dat we ook ongezonder en ongelukkiger worden als dat contact er niet is. 

Oplossingen voor de 1,5-meter werkomgeving

Basiselementen van oplossingen

De oplossingen voor een nieuwe manier van werken hebben meer kans van slagen als in onderlinge samenhang wordt gewerkt aan de vier basiselementen: gedrag, technologie, de fysieke omgeving en services. Een integrale aanpak, in nauwe afstemming met HRM, IT en Communicatie, is wellicht belangrijker dan ooit. 

Gedrag
Begeleiding en ontwikkeling van ‘gedrag’ is in deze periode extra belangrijk net als positief en enthousiasmerend leiderschap. Of dat nu fysiek of virtueel is, structureel of ad-hoc, projectteams of ‘een-tweetjes’, een goed werkconcept stimuleert dat mensen elkaar vinden wanneer dat nodig is.

Technologie
Onder invloed van Covid-19 vindt een versnelling plaats in het gebruik van technologische oplossingen en hulpmiddelen voor virtueel en op afstand (samen)werken. Waarschijnlijk zullen we ook allerhande oplossingen gaan zien voor het stroomlijnen van woon-werkverkeer en het voorkomen van het samenkomen van grote groepen mensen.

Fysieke omgeving
De fysieke omgeving zal de komende periode niet alleen tot de werkomgeving beperkt blijven. Er zal nog veel thuis gewerkt worden, ook in de toekomst. Organisaties zullen medewerkers hierin faciliteren. Op kantoor is er enerzijds volop aandacht voor onder andere looproutes en logistieke processen en anderzijds voor het ‘verbinden’ van mensen. 

Services
Nu overwegend verbonden met de werkomgeving, in de toekomst vooral ook gericht op ondersteuning van medewerkers in hun thuiswerkomgeving. Servicedesign helpt bij het integraal ontwerpen van dienstverlening. 

Checklist voor oplossingsrichtingen

‘Creating better places’ doe je door de gebruiker centraal te stellen. Met de ‘employee/guest journey’ als ordeningsprincipe. Dit betekent dat oplossingen de gebruiker helpen en dat ‘de why’ duidelijk is. Hierover positief en met regelmaat communiceren is een voorwaarde om medewerkers mee te nemen in waar je als organisatie in deze tijd voor staat. 

Communicatie met medewerkers

  • Blijven stimuleren van thuiswerken.
  • vaststellen wie, wanneer er naar kantoor kan komen en met hoeveel medewerkers tegelijkertijd.
  • Aanbevelingen voor woon-/werkverkeer.
  • Richtlijnen voor gebruik werkomgeving, hygiëne en schoonmaakmaatregelen.
  • Waar, wanneer en hoe services worden aangeboden (bijv. catering).
  • Een visie op gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen en het beschikbaar stellen hiervan. Zo ja, voor wie en op welke wijze?

Werkafspraken met leveranciers

  • Extra hygiënemaatregelen met afspraken over gebruik persoonlijke beschermingsmiddelen.
  • Het roosteren van aflevering producten.
  • Zorgdragen voor een duidelijke werkplanning voor onderhoud.

Woon- en werkverkeer

  • Aandragen van suggesties en aanbieden van alternatieven voor woon-/werkverkeer.
  • Beschikbaar stellen (elektrische) leenfietsen als alternatief voor openbaar vervoer.
  • Instellen van een eigen bus/pendeldienst
  • Beschikbaarheid van en afspraken over parkeren.
  • Combineren met roostering en zorgen dat niet iedereen gelijktijdig aankomt. 

Entree en logistiek

  • Afspraken over het wel of niet ontvangen van bezoekers en richtlijnen die hiervoor gelden.
  • Indien mogelijk realiseren van een gescheiden in- en uitgang.
  • Waar mogelijk (denk aan brandcompartimentering) openzetten van deuren.
  • Beschikbaar stellen van desinfectiemiddelen bij entree voor reinigen handen.
  • Duidelijk aangegeven van looproutes in het gebouw om kruisend verkeer te voorkomen.
  • Stimuleren gebruik trappen. Gezond en het voorkomt gebruik van de lift met besmettingsgevaar.
  • Zorgen voor een ruime garderobe die dagelijks gereinigd wordt of afspraken maken over het ophangen van de jas bij werkplek.

Werken en de werkplek

  • Het beperkte beschikbaar stellen van werkplekken om de 1,5 meter afstand te borgen.
  • Uit elkaar plaatsen van werkplekken als de ruimte dit toelaat.
  • Buiten gebruikstellen van werkplekken om voldoende tussenruimte te realiseren (o.a. door weghalen van bureaustoelen, goede aanduiding).
  • Het plaatsen van plexiglasafscheidingen o.i.d. tussen werkplekken die te dicht op elkaar zijn geplaatst.
  • Nog nadrukkelijker houden van gezamenlijke dagstart met medewerkers op kantoor en thuis.

Activiteit gerelateerd werken

  • Flexibel gebruik van werkplekken kan blijven bestaan, maar vraagt extra aandacht.
  • Voorafgaand reserveren van een werk-/vergaderplek om daarmee te borgen dat het aantal medewerkers binnen de vooraf gestelde normen blijft.
  • Beschikbare reinigingsmiddelen om voorafgaand aan en na gebruik een werkplek zelf schoon te maken.
  • Persoonlijk toetsenbord en muis, dat je meeneemt naar een andere werkplek of overlegplek en naar huis. 

Hygiëne en schoonmaak

  • Zorgen voor extra floorhosting om routinematige handelingen en openings-/sluithandelingen (letterlijk) uit handen te nemen.
  • Organiseren van extra schoonmaak, minimaal dagelijks en op basis van een duidelijk werkrooster.
  • Additionele schoonmaak afspreken voor sanitair, koffieautomaten, pantry’s en printers.
  • Beschikbaar stellen van schoonmaakmiddelen voor reiniging door medewerkers zelf.
  • Oplossingen beschikbaar stellen (deuropeners, ellebooghaak e.d.) voor het bedienen van deuren, liften, koffiemachines, enz.
  • Maximaal ventileren en voorkomen van hergebruik lucht in luchtbehandelingsinstallaties.
  • Opletten op (brand)veiligheid van alle oplossingen. Denk aan gebruik van plexiglas, openstaande deuren, gebruik linten, afzettingen.

Overleggen en vergaderen

  • Stimuleren van virtueel vergaderen, ook op kantoor.
  • Zorgen voor meer ruimte tussen zitplaatsen in vergaderkamers, te veel aan stoelen weghalen.
  • Aanmoedigen van kort en staand vergaderen.
  • Voorafgaand en na gebruik schoonmaak van de tafels en stoelen door gebruikers.

Eten en drinken

  • Tijdelijk invoeren van koffierondes voor medewerkers op kantoor.
  • Bij gebruik van warme drankenautomaat, magnetrons e.d. reinigingsdoekjes voor schoonmaken bedieningspaneel of alternatieve bediening.
  • Aanbod van lunch met behulp van voorverpakte producten of een eenvoudig lijnbuffet met voldoende maatregelen om afstand te houden.
  • De mogelijkheid om maaltijden vooraf te bestellen en op te halen.
  • Het herinrichten van het restaurant om medewerkers de gelegenheid te geven om toch ‘samen’ te eten.
  • Beschikbaar stellen van fruit.
  • Stimuleren lunchwandeling, natuurlijk met 1,5-meter afstand.

Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Common Eye Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens Mount Consulting MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup