Stappen om succesvol software te selecteren
Bij de selectie van nieuwe software wordt vaak nog gekozen voor het meest uitgebreide pakket. Maar in veel gevallen is het meest uitgebreide pakket helemaal niet de beste oplossing, zo stelt BearingPoint. Het managementadviesbureau benadrukt dat een selectietraject een uitgelezen kans biedt om de IT in lijn te brengen met de business én te zorgen dat de software wordt omarmd door de gebruikers. “In dit tijdperk van digitale transformatie is dit belangrijker dan ooit”, aldus Senior Manager Technology John Septer en Senior Consultant Tyron Offerman.
Het hoge tempo waarin het bedrijfsleven blijft digitaliseren zorgt dat bedrijven geregeld behoefte hebben aan een nieuwe softwareoplossing. Vaak trekken ze echter niet de uiterste consequentie uit deze voortdurende verandering: ze kiezen wel nieuwe software, maar in hun selectieproces hebben ze te weinig oog voor de succesfactoren voor een digitale transformatie. Denk bijvoorbeeld aan de professionele ontwikkeling van medewerkers: de nieuwste technologie is mooi, maar uiteindelijk blijven mensen het belangrijkste ingrediënt voor succes.
Het is daarom ten eerste essentieel dat zij de nieuwe softwareoplossing omarmen. “Een softwarepakket kan nog zo uitgebreid of geavanceerd zijn, als niemand al die mogelijkheden benut heb je daar niets aan”, vertelt John Septer van BearingPoint. “Om de gehoopte opbrengst voor de business daadwerkelijk te realiseren moet de softwareoplossing dan ook goed aansluiten op de organisatie en haar mensen.”
Om organisaties hierbij te helpen heeft BearingPoint een speciale aanpak ontwikkeld: ‘BearingPoint Software Selection’. “Dit is een uit drie fasen opgebouwde aanpak die zorgt dat de passende softwareoplossing wordt geselecteerd én dat deze vervolgens ook daadwerkelijk optimaal wordt gebruikt door de medewerkers”, legt Septer uit. “Dit gaat ook hand in hand: een zorgvuldig selectietraject waarin de medewerkers actief worden betrokken draagt direct bij aan de adoptie van het uiteindelijk gekozen pakket.”
Drie fasen
De eerste fase is gericht op het vinden van een gezamenlijke taal en mobiliseren van de organisatie en softwareleveranciers. “Om tot een gezamenlijke taal te komen worden zogeheten ‘proofpoints’ geïntroduceerd die de wensen van de organisatie bevatten”, aldus Septer. “Om tot de juiste proofpoints te komen wordt de meeste effort gestoken in het helpen van de selectieteamleden om elkaars perspectieven te begrijpen en met elkaar in lijn te brengen. Ook moeten deze perspectieven in lijn zijn met de strategie. Zodra de proofpoints zijn gedefinieerd moeten de organisatie en leveranciers worden gemobiliseerd en geïnstrueerd rond de aankomende twee vervolgfasen. Als de leveranciers de gemeenschappelijke taal en processen begrijpen zal het voor hen makkelijker zijn om een echte partner te zijn voor de organisatie.”
“Het mee laten beslissen van stakeholders zorgt niet alleen voor een betere keuze en optimale transparantie, maar draagt ook bij aan de adoptie.”
In de tweede fase worden de leveranciers gevraagd prototypes voor te bereiden: “De prototype-workshops maken de software tastbaar. Dezelfde selectieteamleden worden gevraagd dezelfde sessie bij te wonen om hetzelfde beeld te krijgen van de prototypes en leveranciers. Het houden van gescheiden sessies voor IT en business zou het effect van het hebben van een gedeeld perspectief tenietdoen. Aan het eind van elke iteratie worden de scores opnieuw gekalibreerd via evaluatiesessies.”
De derde fase in gericht op het opleveren van de uiteindelijke aanbeveling aan het leiderschapsteam: “Voor de laatste inzichten worden klantreferentiebezoeken georganiseerd. Deze staan in het teken van het leren van andere organisaties. De evaluatie van de leveranciers en de inzichten uit de klantreferentiebezoeken komen samen in een laatste aanbevelingssessie. Tijdens deze sessie adviseren we om de voorkeursleverancier aanwezig te laten zijn om het prototype te laten zien aan het leiderschapsteam.”
Duurzame keuze
Het doorlopen van deze drie stappen biedt volgens Tyron Offerman vele voordelen: “Het met elkaar in lijn te brengen en mee laten beslissen van de stakeholders zorgt niet alleen voor een betere keuze en optimale transparantie, maar draagt ook bij aan de adoptie van de nieuwe software. Je zorgt dat je inzicht creëert in de fit van de software binnen de organisatie, meer waarde haalt uit de software, de implementatierisico’s minimaliseert en een vertrouwensrelatie opbouwt met de leverancier. Al met al maak je zo een duurzame keuze waar de hele organisatie achterstaat.”
