Stuur data met pensioen voor lagere datakosten

26 maart 2020 Consultancy.nl

Financiële dienstverleners proberen vandaag de dag alles te weten te komen over hun klanten. Niet alleen om compliant te zijn met anti-witwasregels, maar ook om hun dienstverlening en klantcontact te optimaliseren. Terwijl dit vele voordelen biedt, zit er ook een keerzijde aan: een gigantische berg data.

Volgens Michiel van der Lans, Directeur bij ITDS, brengt het onderhoud van relatiedata hoge kosten met zich mee. Hij geeft een simpel rekenvoorbeeld: zo goed als iedere Nederlander heeft een bankrekening en een of meerdere verzekeringen. Kortom, financiële instellingen hebben samen tientallen miljoenen persoonlijke dossiers op de harde schijf staan.

“Volgens een recente studie moeten instellingen door veranderingen in relatiedata – denk aan adreswijzigingen, wijzigingen van telefoonnummers en wijzigingen van burgerlijke staat – rond de 5.000 wijzigingen per dag doorvoeren”, geeft Van der Lans aan. “Met zulke grote datasets een behoorlijke klus.” En eentje waar een aardig prijskaartje aan hangt: het onderhouden van een set gegevens kost ongeveer één euro per jaar per datarecord.Stuur data met pensioen voor lagere datakostenHet onderhouden van data wordt bovendien almaar complexer en daarmee ook kostbaarder: “Wet- en regelgeving verlangt, of eist zelfs, dat de datahuishouding op orde is. Denk aan GDPR, KYC, CDD en UBO. Naast dat je als financiële dienstverlener voor jouw dienstverlening wilt dat relatiedata op orde zijn, moeten deze data ook kloppend zijn. En dit betekent dat er geïnvesteerd moet worden in quality assurance en systemen.” 

Data retirement

Hoe kunnen financiële instellingen controle over relatiedata houden én zorgen dat de kosten van dataonderhoud niet de pan uit rijzen? “Data retirement is hiervoor een oplossing”, zegt Van der Lans. “Data wordt hierbij in een aparte omgeving gezet en gearchiveerd. In feite kun je dus zeggen dat data met pensioen gaan.” 

Het gaat hier met name om data die niet langer gebruikt of geraadpleegd dient te worden, maar wel moet worden bewaard. Denk aan gegevens die vallen onder de wettelijke bewaarplicht of in de toekomst waardevol kan zijn voor analyses. “Met data retirement worden data niet weggegooid, maar in een aparte beveiligde omgeving gezet die niet wordt onderhouden. De data worden dus uit de actieve klantdatabase gehaald”, aldus Van der Lans.

Hij legt uit dat dit flink kan schelen in de kosten: “Veel banken en verzekeraars houden momenteel databases simpelweg draaiende. Door het actieve databestand kleiner te maken hoeven ze minder data te onderhouden. Zo besparen ze veel geld op het gebied van datamanagement en -onderhoud.”

De indirecte voordelen zijn mogelijk nog veel groter. Data wordt tegenwoordig ingezet in vrijwel elk bedrijfsproces. Ook lopen er binnen organisaties vaak tal van projecten die gebruikmaken van data. Door de databases kleiner en relevanter te maken lopen al deze initiatieven soepeler. “Het bespaart veel tijd en kosten op het gebied van business efficiency”, besluit Van der Lans.