Leren van zakelijke fouten met de After Action Review
Iedereen maakt fouten. Maar wanneer bijvoorbeeld militairen een fout maken, doen ze er alles aan om hiervan te leren. Een wijze les voor professionals uit alle sectoren en werkgebieden, stelt Thomas Pot. De adviseur van Conclusion Implementation over het belang van continue verbetering door te reflecteren, spiegelen en leren van anderen.
Heb je wel eens meegemaakt dat je alles tot in de puntjes had voorbereid, maar dat het toch anders liep dan gepland? Dat je dacht dat je goede en duidelijke werkafspraken had gemaakt voorafgaand aan een workshop, maar je collega’s toch een ander idee hadden bij de uitvoering?
Een veelgebruikte methode om te leren van dit soort situaties is de After Action Review. Dit is een methode die een team in staat stelt de uitvoering van een opdracht, een plan of een project te analyseren en de opgedane ervaring en geleerde lessen te verzamelen. De methode is niet gericht op verantwoording of om het presteren van individuele teamleden te bespreken, maar om kennis en ervaring binnen het team beter te gebruiken.
De methode wordt vaak gebruikt door hoog-risico groepen zoals militairen, brandweerlieden en/of politiemensen bijvoorbeeld. Veelal wordt de methode ingezet direct na een oefening of voorgedane situatie.
Mensen willen niet veranderd worden
Het maken van een objectieve analyse van een bepaalde situatie is vaak lastig. Het is het voor mensen ingewikkeld zich te richten op de feiten van een operationele omgeving. Feiten worden vaak snel verward en verwisseld door normen en waarden. Het is daarom belangrijk om stil te staan bij de betekenis van het handelen zelf.
Als er iets fout gaat tijdens de uitvoering van een opdracht, plan of project is het de menselijke neiging om een schuldvraag te willen beantwoorden. Dat heeft in dergelijke situaties echter zelden zin. Bovendien gaat schuld meer over het individueel presteren in plaats van het presteren van het team als geheel. Het is verstandiger te stoppen, een rustmoment te pakken, de intentie van de opdracht nogmaals te bekijken om je vervolgens opnieuw op het gewenste effect te richten.
Vaak zal blijken dat mensen graag willen leren om vervolgens het gedrag aan te passen of anderen hierbij te helpen. Organisatorische omgevingen zijn complex, politiek gevoelig of bijvoorbeeld onderhevig aan veranderingen. Niemand heeft volledig zicht op de werkelijkheid en wat voor de een vanzelfsprekend is, is voor een nieuwe collega wellicht heel anders. Blijven leren van elkaar en bewust maar gecontroleerd veranderen is een randvoorwaarde voor het daadwerkelijk leren van ervaring zelf.
Uitvoering van een After Action Review
Een After Action Review kenmerkt zich door een vijftal onderdelen:
1. Feitelijke plan/doel/gewenst effect
Wat was het oorspronkelijke doel? Het gewenste effect? Bespreek met elkaar de uitgangspositie van het team. Wat waren de kernpunten van de opdracht of het plan? Wat was de tijdslijn? Wat was gekozen werkvorm, strategie en wie zou wat doen of oppakken? Probeer zo objectief mogelijk te blijven.
2. Feitelijke gebeurtenis tijdens uitvoering
Welke situatie heeft zich voortgedaan? Wat is er feitelijk gebeurd? Zonder vingers te wijzen naar elkaar, bespreek met wat er chronologisch in de tijd is gebeurd. Inventariseer, analyseer en bepaal met elkaar wat er feitelijk is gebeurd.
3. Wat ging goed, wat ging minder goed en waarom?
Wat is het verschil tussen beide? Wat ging er goed, wat ging er minder goed en waarom? Analyseer de belangrijkste overeenkomsten én de verschillen van het oorspronkelijke doel en de werkelijke operationele omgeving en ga op zoek naar het antwoord op de vraag; Waarom gebeurde dit?
4. Wat kun je hieruit opmaken
Wat zijn de lessen? Wat kunnen we hiervan leren? Bepaal wat je als team van deze ervaring leert en dus mee kan nemen in de volgende uitvoering van een (vergelijkbare) opdracht. Geen les is te klein, te groot of te onzinnig. Als het maar bijdraagt aan het succesvol bereiken van het gewenste effect.
5. Verbeterpunten voor de toekomst
Wat gaan we in de toekomst anders doen? De geleerde lessen uit het vorige onderdeel worden hier omgezet naar een verbeterde uitvoering van de opdracht of het plan tijdens een herhaling of soortgelijke operationele omgeving.
Spelregels van de After Action Review
Aan de uitvoering van een After Action Review is een aantal richtlijnen verbonden:
- Voordat je begint; altijd eerst stomen. Wat was je primaire gevoel bij de uitvoering van de opdracht of het plan? ‘Chaotisch’, ‘rommelig’ of ‘we hadden te veel te doen’ bijvoorbeeld.
- Iedereen krijgt het woord en levert een unieke bijdrage; zodat alle ervaringen, gevoelens en verschillende perspectieven de revue passeren én besproken worden. Timebox zo nodig en zorg dat iedereen evenveel aan het woord is.
- AAR tijdens of direct na een event; doordat de situatie zich net heeft voortgedaan zitten de gebeurtenissen nog fris in het geheugen van je teamleden en van jezelf.
- Focus op trainingsdoelen; het gaat om het leren en om als team beter te worden. Het doel is om afspraken te maken die direct toegepast kunnen worden.
- Gericht op sterktes en zwaktes; bespreek wat er goed ging én minder goed ging. Gebeurtenissen of vragen die onbeantwoord blijven in het team zijn op zichzelf een geleerde les.
- Er wordt altijd geëvalueerd omdat je nooit vooraf de toekomstige waarde van een nieuwe afspraak kan bepalen. Hoe vaak je een situatie ook hebt meegemaakt, met een nieuw of ander team(lid) zal de uitvoering toch een beetje anders uitpakken bijvoorbeeld.
Tot slot
De kunde van feedback en gezamenlijk leren is belangrijk om toekomstige valkuilen voor te zijn of zelfs in het geheel te vermijden. De After Action Review is een snelle en handige methode om in te zetten om te leren van een ervaring zelf.
De After Action Review is één van de methoden die worden ingezet tijdens het leiderschapsprogramma ‘Battlefield to Business’ van Conclusion Implementation. Het programma is ontwikkeld door Jord Carbaat (voormalig officier Koninklijke Landmacht) en Patrick van der Voorn (principal consultant en organisatieadviseur) van Conclusion Implementation. Thomas Pot is een van de trainers.
