BMC begeleidt implementatie Key Control Dashboard in Alkmaar
BMC heeft gemeente Alkmaar geholpen bij de implementatie van het Key Control Dashboard. “Met het Key Control Dashboard verwachten we de lijnmanagers in 2020 realtime-inzicht te geven in de in-control-status van hun proces(sen) via een dashboard”, vertelt Linda Braam, intern accountant bij gemeente Alkmaar.
Alkmaar heeft zichzelf voor het komende jaar een ambitieus doel gesteld: in 2021 wil de Noord-Hollandse gemeente beschikken over de meest innovatieve gemeentelijke organisatie van alle Nederlandse gemeenten met meer dan 100.000 inwoners. Eén van de pijlers voor het realiseren van deze doelstelling is een verdere professionalisering van de (verbijzonderde) interne controlefunctie. Tot nu toe werd twee keer per jaar gerapporteerd over de interne controlebevindingen aan de lijnmanagers – die daardoor slechts een beeld hadden van de in-control-status van de al verstreken periode.
Door het controleproces verder te digitaliseren kan het overzicht van de lijnmanagers flink worden verbeterd. Het biedt mogelijkheden om meer te werken vanuit integraliteit en op een efficiëntere manier te toetsen en rapporteren. Alkmaar heeft in dit kader besloten het Key Control Dashboard te implementeren, een applicatie die organisaties helpt meer grip en sturing op hun processen, interne beheersing, interne controle en risicomanagement te krijgen.
Hiermee hoopt Alkmaar op termijn minder tijd kwijt te zijn aan de uitvoering, afstemming en rapportage, terwijl de gebruikers binnen de gemeente beter worden gefaciliteerd. “Integraliteit was een belangrijke voorwaarde bij de aanschaf van een softwareoplossing”, aldus de gemeente. “We wilden niet verschillende pakketten voor de interne controle en de informatieveiligheid. Werken met één oplossing maakt het voor onze organisatie namelijk een stuk werkbaarder waardoor het gemakkelijker is om iedereen mee te krijgen.”
Voor ondersteuning bij de implementatie deed Alkmaar een beroep op BMC. Het adviesbureau heeft de afgelopen maanden intensief samengewerkt met de gemeente en Key Control Dashboard – de organisatie achter de gelijknamige applicatie. Tijdens het implementatietraject werd kritisch gekeken naar de huidige situatie. Ten aanzien van enkele processen is ook rekening gehouden met de huidige ontwikkelingen, de best practices en de praktijkervaringen van andere klanten.
Met de betrokken gemeentemedewerkers hebben BMC en Key Control Dashboard op basis van de workshops de processen definitief ingericht en vastgesteld. Vanuit BMC werden de workshops begeleid door facilitator Daniël Visser. Op basis van best practices van Key Control Dashboard en inhoudelijke kennis zijn de key-controls ingericht die het beste aansluiten bij zowel de Alkmaarse situatie als het gewenste ambitieniveau.
Vanuit Key Control Dashboard waren Latisha Meijer en Stef de Graaf actief betrokken bij de implementatie. Ze waren verantwoordelijk voor het inrichten van het Key Control Dashboard en het geven van starterscursussen, en hebben er daarnaast voor gezorgd dat het totale project in goede banen werd geleid.
Visser, Meijer en De Graaf werkten gedurende het traject nauw samen met interne accountant Linda Braam en coördinator interne controle Roland van Broekhoven van de gemeente Alkmaar. “De samenwerking is prima verlopen”, blikt Braam tevreden terug. “Er is goed meegedacht over de juiste oplossing voor de gemeente Alkmaar. De consultants van BMC en het Key Control Dashboard vulden elkaar daarin goed aan.”
