Kenniswerkers verspillen bakken tijd in meetings en met mails

14 oktober 2019 Consultancy.nl

De productiviteit van medewerkers kan nog fors worden opgeschroefd, zo blijkt uit nieuw onderzoek – gehouden onder zo’n 800 professionals in ons land. Circa de helft van alle werktijd gaat verloren aan onproductieve taken, zoals het lezen van zinloze mails, het organiseren van onnodige vergaderingen en het gebruikmaken van suboptimale processen.

De aard van ons werk is in de gedigitaliseerde wereld van vandaag sterk veranderd. E-mails, hulpmiddelen zoals Slack, of andere samenwerkingstools hebben de levens van miljoenen kenniswerkers een stuk gemakkelijker en effectiever gemaakt. De techrevolutie kent echter ook een keerzijde, een kant van de medaille die door het management van bedrijven niet mag worden genegeerd, zo betogen onderzoekers van Workfront, een leverancier van werkmanagement-software.

Vergaderen grootste verspilling

De onderzoekers ondervroegen 3.750 medewerkers in vier landen (Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten) en vroegen hen naar de belangrijkste knelpunten die zij bij het uitvoeren van hun werk tegenkomen. Weinig verrassend, worden onnodige vergaderingen gezien als de belangrijkste drempel, die ervoor zorgt dat medewerkers hun werk niet afkrijgen.

Afgaande op de antwoorden van de respondenten zijn het de Britten die de meest onproductieve vergaderingen beleggen (68% van de respondenten), terwijl in Nederland zo’n 55% van de kenniswerkers aangeeft dat vergaderingen de nodige tijd afsnoepen, ten koste van meer waardevolle activiteiten.

Largest bottlenecks for being effective at work

E-mail

De één na grootste tijdsverspiller is het lezen van uitgebreide emails (53% van de respondenten), op de voet gevolgd door te complexe (authorisatie)processen, slechte werkprioritering binnen het management en teams, en een gebrek aan gestandaardiseerde processen voor een goede workflow en samenwerking. Dat alles maakt dat in Nederland minder dan de helft van de werknemers (43%) zich in een gemiddelde werkweek volledig op haar kernwerkzaamheden kan richten.

Bij werknemers gaat verder veel tijd verloren aan het gebruiken van of het inloggen op technologische applicaties (41% van de Nederlandse respondenten gaf aan dat ze veel tijd verspillen door steeds te moeten switchen tussen een grote hoeveelheid apps en programma’s). Ook het geïnformeerd blijven via sociale kanalen of berichtenplatforms kost veel tijd (23% van de respondenten noemt de verstoringen door social media of messenger-applicaties). Daarnaast is het voor velen een uitdaging om goed om te gaan met het brede spectrum van beschikbare digitale communicatie-opties.

Over de hele linie, wordt een Nederlandse kenniswerker gemiddeld genomen zo’n 16 keer per dag gestoord, vergeleken met bijvoorbeeld Duitse werknemers, die hier ‘slechts’ 13 keer mee te maken krijgen. “Verspillende activiteiten kunnen een behoorlijk groot deel uitmaken van een gemiddelde werkweek, met als gevolg dat er jaarlijks sprake is van honderden onproductieve uren”, aldus Steven ZoBell, Chief Product & Technology Officer bij Workfront.
 

Googlen met collega’s

Het onderzoek, getiteld ‘The 2020 State of Work’, vroeg de respondenten vervolgens naar hoe zij denken effectiever in hun werk te kunnen zijn. Uit de meer dan tien vragen die de respondenten is voorgelegd, kwam een duidelijk speerpunt naar voren: technologie. Zo gaf in ons land bijvoorbeeld 49% van de respondenten aan dat de productiviteit achterblijft als gevolg van ouderwetse technologie, terwijl 84% aangaf dat zijn organisatie niet de kansen pakt als het gaat om het omarmen van modernere technologische oplossingen.

Number of digital interruptions at work

De feedback van de duizenden werknemers ligt in lijn met diverse eerder uitgevoerde onderzoeken. Zo blijkt uit onderzoek dat bedrijven die beter presteren op het gebied van werkmanagement bepaalde eigenschappen bezitten waarbij technologie fungeert als een aanjager van efficiëntie en effectiviteit. ZoBell: “Toonaangevende organisaties ondersteunen hun medewerkers met de applicaties en systemen die zij willen en nodig hebben, variërend van bijvoorbeeld een instant messaging-programma tot een productontwerptool of de meest actuele creative suite software.”

Meer wendbaarheid, betere besluitvorming uit data

“Een digitaal fundament faciliteert niet alleen het werk, maar zorgt ook dat bedrijven taken in een gestroomlijnd en georganiseerd proces kunnen inregelen. Daarbij worden dynamische werkprocessen ondersteund, of wordt informatie verzameld ten behoeve van meer zichtbaarheid en context”, aldus ZoBell. Met andere woorden, technologie maakt bestaand werk gemakkelijk of zorgt voor meer wendbaarheid ten aanzien van de processen. Ook de data die door nieuwe technologieën gemakkelijker verkrijgbaar is, zorgt voor betere besluitvorming binnen alle aspecten van het taakbeheer.

Gevraagd naar hoe deze nieuwe oplossingen ontworpen zouden moeten worden, benadrukt 79% van de Nederlandse respondenten dat ‘workplace-technologie’ de traditionele processen moet aanpakken, om zo veel mogelijk te lijken op best practice-leiders als Amazon, Google en Instagram. 91% van de respondenten geeft zelfs aan dat ‘workplace-technologie’ moet zorgen dat de zoektocht naar gegevens (documenten, presentaties, procesbeschrijvingen) net zo eenvoudig wordt gefaciliteerd als Google dat doet.


Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup