Kenniswerkers verspillen bakken tijd in meetings en met mails
De productiviteit van medewerkers kan nog fors worden opgeschroefd, zo blijkt uit nieuw onderzoek – gehouden onder zo’n 800 professionals in ons land. Circa de helft van alle werktijd gaat verloren aan onproductieve taken, zoals het lezen van zinloze mails, het organiseren van onnodige vergaderingen en het gebruikmaken van suboptimale processen.
De aard van ons werk is in de gedigitaliseerde wereld van vandaag sterk veranderd. E-mails, hulpmiddelen zoals Slack, of andere samenwerkingstools hebben de levens van miljoenen kenniswerkers een stuk gemakkelijker en effectiever gemaakt. De techrevolutie kent echter ook een keerzijde, een kant van de medaille die door het management van bedrijven niet mag worden genegeerd, zo betogen onderzoekers van Workfront, een leverancier van werkmanagement-software.
Vergaderen grootste verspilling
De onderzoekers ondervroegen 3.750 medewerkers in vier landen (Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten) en vroegen hen naar de belangrijkste knelpunten die zij bij het uitvoeren van hun werk tegenkomen. Weinig verrassend, worden onnodige vergaderingen gezien als de belangrijkste drempel, die ervoor zorgt dat medewerkers hun werk niet afkrijgen.
Afgaande op de antwoorden van de respondenten zijn het de Britten die de meest onproductieve vergaderingen beleggen (68% van de respondenten), terwijl in Nederland zo’n 55% van de kenniswerkers aangeeft dat vergaderingen de nodige tijd afsnoepen, ten koste van meer waardevolle activiteiten.
De één na grootste tijdsverspiller is het lezen van uitgebreide emails (53% van de respondenten), op de voet gevolgd door te complexe (authorisatie)processen, slechte werkprioritering binnen het management en teams, en een gebrek aan gestandaardiseerde processen voor een goede workflow en samenwerking. Dat alles maakt dat in Nederland minder dan de helft van de werknemers (43%) zich in een gemiddelde werkweek volledig op haar kernwerkzaamheden kan richten.
Bij werknemers gaat verder veel tijd verloren aan het gebruiken van of het inloggen op technologische applicaties (41% van de Nederlandse respondenten gaf aan dat ze veel tijd verspillen door steeds te moeten switchen tussen een grote hoeveelheid apps en programma’s). Ook het geïnformeerd blijven via sociale kanalen of berichtenplatforms kost veel tijd (23% van de respondenten noemt de verstoringen door social media of messenger-applicaties). Daarnaast is het voor velen een uitdaging om goed om te gaan met het brede spectrum van beschikbare digitale communicatie-opties.
Over de hele linie, wordt een Nederlandse kenniswerker gemiddeld genomen zo’n 16 keer per dag gestoord, vergeleken met bijvoorbeeld Duitse werknemers, die hier ‘slechts’ 13 keer mee te maken krijgen. “Verspillende activiteiten kunnen een behoorlijk groot deel uitmaken van een gemiddelde werkweek, met als gevolg dat er jaarlijks sprake is van honderden onproductieve uren”, aldus Steven ZoBell, Chief Product & Technology Officer bij Workfront.
Googlen met collega’s
Het onderzoek, getiteld ‘The 2020 State of Work’, vroeg de respondenten vervolgens naar hoe zij denken effectiever in hun werk te kunnen zijn. Uit de meer dan tien vragen die de respondenten is voorgelegd, kwam een duidelijk speerpunt naar voren: technologie. Zo gaf in ons land bijvoorbeeld 49% van de respondenten aan dat de productiviteit achterblijft als gevolg van ouderwetse technologie, terwijl 84% aangaf dat zijn organisatie niet de kansen pakt als het gaat om het omarmen van modernere technologische oplossingen.
De feedback van de duizenden werknemers ligt in lijn met diverse eerder uitgevoerde onderzoeken. Zo blijkt uit onderzoek dat bedrijven die beter presteren op het gebied van werkmanagement bepaalde eigenschappen bezitten waarbij technologie fungeert als een aanjager van efficiëntie en effectiviteit. ZoBell: “Toonaangevende organisaties ondersteunen hun medewerkers met de applicaties en systemen die zij willen en nodig hebben, variërend van bijvoorbeeld een instant messaging-programma tot een productontwerptool of de meest actuele creative suite software.”
Meer wendbaarheid, betere besluitvorming uit data
“Een digitaal fundament faciliteert niet alleen het werk, maar zorgt ook dat bedrijven taken in een gestroomlijnd en georganiseerd proces kunnen inregelen. Daarbij worden dynamische werkprocessen ondersteund, of wordt informatie verzameld ten behoeve van meer zichtbaarheid en context”, aldus ZoBell. Met andere woorden, technologie maakt bestaand werk gemakkelijk of zorgt voor meer wendbaarheid ten aanzien van de processen. Ook de data die door nieuwe technologieën gemakkelijker verkrijgbaar is, zorgt voor betere besluitvorming binnen alle aspecten van het taakbeheer.
Gevraagd naar hoe deze nieuwe oplossingen ontworpen zouden moeten worden, benadrukt 79% van de Nederlandse respondenten dat ‘workplace-technologie’ de traditionele processen moet aanpakken, om zo veel mogelijk te lijken op best practice-leiders als Amazon, Google en Instagram. 91% van de respondenten geeft zelfs aan dat ‘workplace-technologie’ moet zorgen dat de zoektocht naar gegevens (documenten, presentaties, procesbeschrijvingen) net zo eenvoudig wordt gefaciliteerd als Google dat doet.
