Nieuw zorgprogramma leidt tot vermindering van administratielast

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de administratielast in de zorgsector de spuitgaten uitloopt. Zo besteden zorgprofessionals in de langdurige zorg ongeveer een derde van hun tijd aan administratieve kwesties. Het programma PLEZIER, ontwikkeld door universitair ziekenhuis Radboudumc, helpt zorgverleners beter gebruik te maken van het elektronisch patiëntendossier (EPD), wat een tijdsbesparing tot 40% oplevert. Zorgconsultancybureau KINASE ondersteunt de programmamakers bij de verder uitrol van het initiatief. 

In ons land werken maar liefst 1,25 miljoen mensen in de zorg. Dat zijn er echter nog niet voldoende, want het personeelstekort in deze sector kende in de lente van 2018 zijn grootste omvang in twintig jaar tijd. Destijds stonden er in de volledige zorg- en welzijnssector maar liefst 31.100 vacatures open. En de vooruitzichten zijn niet bepaald geruststellend. Volgens berekeningen loopt dit tekort in 2022 op naar 125.000. Dit gat wordt deels veroorzaakt door de hoge administratielast waarmee dokters en verpleegkundigen kampen, die hierdoor te weinig aan patiëntencontact toe komen. 

In maart 2018 ontving Bruno Bruins, minister voor Medische Zorg, een document van zorgverleners met daarin tweeënzestig schrappunten. “Dit voorstel leidt tot minder regels, minder bureaucratie en daardoor meer tijd voor de patiënt”, aldus Willem Veerman, huisarts en bestuurslid van de Nederlandse Vereniging voor Zorgverleners. Bruins reageerde destijds constructief: “Er liggen tientallen concrete ideeën op tafel om het werken in de zorg eenvoudiger te maken zodat de patiënt de tijd kan krijgen die ze verdient. […] Het kan en het moet: minder regels in de zorg.” 

Op het eerste gezicht lijkt dit goed nieuws. Volgens Wessel Fuijkschot, internist in opleiding, is er echter meer nodig: “Met alleen het schrappen van regels kom je er niet. We zullen ons beter moeten laten ondersteunen door ICT.” Fuijkschot, eveneens oprichter van zorgconsultancybureau KINASE, doelt daarmee op het recent ontwikkelde programma PLEZIER, dat zorgverleners beter gebruik laat maken van het elektronisch patiëntendossier (EPD). “Het is een van de eerste effectieve wapens in de strijd tegen de toenemende registratielast”, aldus Fuijkschot. 

Voorgeschiedenis

Kort na de landelijke invoering van het EPD in november 2008 merkten Jimmie Honings en Guido van den Broek – allebei hoofd-halschirurgen bij het Radboudumc in Nijmegen – dat ze het nieuwe systeem beter begrepen dan de meeste van hun collega’s. Terwijl het gehele ziekenhuis moest wennen aan de nieuwe technologie en de daaraan gekoppelde nieuwe manier van werken, zagen Honings en Van de Broek met name de mogelijkheden die het EPD met zich meebrengt. 

De twee ontwikkelden smartteksten en handigheidjes, en gingen uniformer werken. Zo werden operatie- en polinotities voortaan zelfstandig door het EPD uitgewerkt. En standaardbrieven die bestemd waren voor de huisarts werden in het vervolg automatisch geschreven. “Niet meer alles zelf tikken, maar alles in één keer goed vastleggen en het EPD zelf het werk laten doen”, vertelt Van den Broek, die samen met Honings en afdelingshoofd Henri Marres een onderwijsprogramma PLEZIER ontwikkelde om collega’s de technologie te leren gebruiken.   

De plannen van Honings en Van de Broek bleken aan te slaan, want na enige tijd realiseerden verschillende artsen in het ziekenhuis – die het PLEZIER-programma hadden doorlopen – tijdsbesparingen van tussen de 30% en 40%. Inmiddels zijn ongeveer 800 dokters getraind in een goede omgang met het EPD en daarvan profiteert een flink deel. “Tijd is teruggewonnen en het plezier hervonden, doordat de administratielast flink is afgenomen”, zegt Honings.

Vliegensvlugge implementatietijd

Nu PLEZIER zo’n succes is gebleken in Nijmegen, heeft het Radboudumc besloten om het programma samen met KINASE te lanceren in andere zorginstellingen in ons land. “PLEZIER is een direct toepasbare methode die dit probleem op een positieve manier te lijf gaat. Daar snakken we naar op de werkvloer”, aldus Fuijkschot. “Mooi om te zien hoe onze collega’s in het Radboudumc dit van de grond hebben gekregen. We zijn er trots op dat we dit als KINASE verder gaan verspreiden met hen.” 

“Met KINASE hebben we een partner die precies begrijpt waarom we met PLEZIER begonnen zijn.”
_{– Guido van den Broek}

KINASE is een adviesbureau voor en door artsen. De medische achtergrond van de medewerkers helpt hen bij het adviseren van ziekenhuizen en trainen van artsen. “Met KINASE hebben we een partner die precies begrijpt waarom we met PLEZIER begonnen zijn. Zij vormen met hun ervaring en slagkracht de ideale partner om andere ziekenhuizen te gaan trainen”, stelt hoofd-halschirurg Van den Broek.

De bedenkers van PLEZIER kregen zoveel aanvragen van andere ziekenhuizen dat ze mankracht tekort kwamen om op alle verzoeken in te gaan. Vandaar dat de handen ineen werden geslagen met KINASE, dat al een vergelijkbaar programma heeft voor een ander groot EPD-programma. Door de nieuwe samenwerking met het Radboudumc kan KINASE aan ruim 90% van de Nederlandse ziekenhuizen EPD-optimalisaties en -trainingen leveren. 

Eerder al onderstreepte het programma ‘Registratie aan de bron’ het belang van de PLEZIER-methode. Dit programma is ontwikkeld door de acht universitaire medische centra en e-health-specialist Nictiz. Inmiddels hebben de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen, de Beroepsvereniging Verzorgenden Verpleegkundigen en de Federatie Medisch Specialisten zich achter dit initiatief geschaard. ‘Registratie aan de bron’ is een landelijk programma dat samen met zorgprofessionals zorginformatie eenmalig en op een eenduidige manier vastlegt. “Alleen dan is die informatie voor veel doeleinden te hergebruiken. De PLEZIER werkwijze sluit daar goed bij aan”, besluit Fuijkschot. 

Lees ook: Zes kansen voor het ziekenhuis van de toekomst.