Een change toolkit voor transformatie en verandermanagement

In onze snel veranderende wereld ervaren organisaties steeds meer nieuwe uitdagingen. Innovatieve technologieën, datamogelijkheden en het toegenomen belang van optimale klant- en werknemerservaring en transparantie vragen om vernieuwde businessmodellen. Daarnaast moeten organisaties, om competitief te blijven, meer doelgericht, waarde-gedreven en Agile worden en over de allernieuwste expertise en technologieën beschikken. De verandermanagement-mindset, -expertise en -toolkit van InContext helpen directies, transformatieleads en organisaties veranderdoelstellingen te realiseren. 

Het concreet van de grond krijgen van een transformatie is altijd een uitdaging. Hieraan kunnen uiteenlopende redenen ten grondslag liggen; er kan te weinig focus zijn op de strategische prioriteiten, kleine problemen blijven escaleren, medewerkers nemen geen initiatief en eigenaarschap, medewerkers verbinden zich onvoldoende met de organisatie, de waan van de dag regeert, er wordt te veel politiek bedreven of het eigen belang staat steeds voorop.

“Misschien wel de belangrijkste reden dat het een uitdaging is, is dat er vooral over de transformatie nagedacht en gepraat wordt”, stelt Stanley Wylenzek, Cluster Lead Strategy & Transformation bij InContext Consultancy Group. “Er wordt te weinig uitgeprobeerd hoe de verandering vormgegeven kan worden, waardoor ook niet ervaren wordt wat het echt oplevert.”

InContext is een specialist in het begeleiden van verandertrajecten. Het in Baarn gevestigde kantoor – opgericht in 1993 door Thomas Benedict – heeft in de afgelopen jaren organisaties als ABB, ING, Philips en Roche succesvol begeleid bij verandertrajecten en het verankeren van nieuwe manieren van werken. In de samenwerking met klanten bouwt het bureau op zijn ‘Change als Platform’-raamwerk.

“Wij geloven in duurzame groei en dat verandering gerealiseerd wordt door de creativiteit, expertise, ambitie en veerkracht van medewerkers. Beweging binnen organisaties faciliteren we op basis van vier elementen, ieder met een verschillende paradigma shift”, legt Wylenzek uit.

1. Context & uitdaging

Het eerste element – context & uitdaging – betreft het neerzetten van een veilige, open en dienstbare leiderschapscultuur. “Deze vormt de brandstof die organisaties tot grotere hoogte brengt”, aldus Wylenzek. “Er is ruimte om fouten te maken, te leren en ambitieuze doelen te behalen.” 

Hij geeft aan dat de kunst van veranderen erin bestaat gezamenlijk met medewerkers de uitdaging aan te gaan: “Daarin adviseren en begeleiden wij, maar worden wij zelf ook regelmatig verrast in hoe leiders in hun context de eerste stappen zetten en ons meenemen.” Een duidelijke visie, toekomstidee en verandermissie begint vaak bij het leiderschap, om daarna met een concrete uitdaging aan de slag te gaan in de organisatie: “We verkleinen de uitdagingen niet, maar we versterken het vermogen van leiders en organisaties om deze aan te pakken en we leren ze surfen op golven die anders over hun heen waren gespoeld.”

2. Innovatie & inzichten

Ten tweede is het goed om voorlopers en multidisciplinaire experiment-teams te selecteren om zo “vonken voor verandering te creëren”. Wylenzek: “Voorlopers vormen samen de innoverende kracht die uw organisatie aanjaagt naar het volgende level. Geslaagde initiatieven gaan viraal en minder succesvolle experimenten leveren nieuwe inzichten op.” 

Terwijl verandering veelal gepaard gaat met angst, kenmerken voorlopers zich door hun verandervisie. “Verreweg de meeste veranderingen worden ingegeven door angst: als we niet veranderen, dan gebeurt er iets ergs”, legt Wylenzek uit. Terwijl angst volgens hem een sterke motivator is die mensen kan helpen hun comfortzone te verlaten, zorgt angst er ook voor dat mensen verkrampen, geen initiatief meer durven te nemen en hun hoofd laten zakken: “En dat terwijl organisaties juist zoveel behoefte hebben aan creatieve ideeën, initiatief, verbinding, passie, positiviteit, bezieling en betrokkenheid.” Een positieve visie – al het moois dat samen kan worden bereikt als iedereen de stap durft te zetten – is daarom zeer waardevol.

3. Delen & inspireren

Het derde element benadrukt de waarde van het delen van ervaringen. “Deze versterken de impact van de vonken en veroorzaken een doorbraak in uw organisatie”, aldus Wylenzek. “Simulaties, inspiratiesessies en trainingen bieden medewerkers nieuwe inzichten om concreet te veranderen in hun dagelijks handelen.” 

InContext Business Simulations richt zich op het creëren van impactvolle simulaties, die organisaties helpen bij het realiseren van doorbraken. In de simulaties kan de realiteit van de organisatie worden weerspiegeld – de visie, strategie, cultuur en het proces. De simulatie kan daarbij zowel de huidige werkelijkheid als de beoogde toekomstige werkelijkheid laten zien. “Dit stelt deelnemers in staat de voordelen van de nieuwe realiteit direct te ervaren”, stelt Wylenzek.

“Angst zorgt dat mensen geen initiatief meer durven te nemen. En dat terwijl organisaties juist zoveel behoefte hebben aan creatieve ideeën, initiatief, verbinding, passie, positiviteit, bezieling en betrokkenheid.” 

4. Verbinding & opschaling

Tot slot wordt geadviseerd om zowel formele als informele netwerken in te zetten om de ideeën en ervaringen breder uit te dragen. Wylenzek: “Mensen verbinden zich, geven feedback, delen ideeën en worden eigenaar van de verandering. Het netwerk is cruciaal in de versnelling, adoptie en duurzame verandering.”

Hierbij wijst Wylenzek in het bijzonder op de waarde die een feedbackcultuur heeft voor het lerend vermogen van een organisatie: “Bedrijven die op een Agile manier zijn georganiseerd staan stuk voor stuk bekend om hun klant- en doelgerichtheid, nieuwe innovaties, effectievere samenwerking, feedbackcultuur en meer gemotiveerde medewerkers.” Hij voegt toe dat InContext organisaties begeleidt bij het zetten van hun koers en in hun transformatie, of dit nu een digitale, Agile, cultuur, of leiderschapstransformatie is: “Wij helpen de blokkades en heilige huisjes te doorbreken in werkwijze, leiderschap, mindset en laten medewerkers ervaren wat de verandering ze op kan opleveren.”

Change kickstarters

Om organisaties te helpen deze vier elementen te integreren in hun veranderaanpak, heeft InContext een set van change kickstarters ontwikkeld. “Hiermee haal je als organisatie een aantal actiegerichte werkwijzen in huis voor verandering en kun je enkele van onze mogelijkheden uitproberen”, legt Wylenzek uit. 

Zo is er de ‘Change Missie Workshop’ (2 dagen), waarmee een duidelijke context, visie en richting voor verandering kan worden geschetst. Hierbij wordt gekeken naar elementen als strategie, uitkomsten, de rol van de leiders, het veranderverhaal, de reis voor verandering en een concrete ambitieuze uitdaging voor de organisatie. 

Daarnaast is er de ‘Realiseer je Strategie Workshop’ (2 dagen), gericht op het vormen, communiceren en realiseren van de strategie. Ook wordt hierbij besproken waar de organisatie verder kan blijven leren en verbeteren.

In de ‘Change Design Sprint’ (5 dagen) kunnen deelnemers concrete werkende oplossingen ontwerpen voor hun veranderprobleem. Het gaat hierbij om “werkende en gevalideerde oplossingen voor uitdagingen binnen de organisatie”, stelt Wylenzek. “Simpel, snel, gaaf en het geeft veel energie.” 

In de langer durende ‘Change Hotspot’ (3+ maanden), ten slotte, gaat het om experimenteren, testen, leren en viraal gaan. “Een kleine groep van multidisciplinaire experts zorgt voor radicale doorbraken die de rest van de organisatie inspireren, medewerkers willen deel uitmaken van de verandering”, besluit Wylenzek.