Volwassenheidsmodel voor CDD- en KYC-processen
Financiële instellingen investeren in toenemende mate in het professionaliseren van hun customer due diligence (CDD)- en know your customer (KYC)-processen. Niet alleen om te voldoen aan de eisen vanuit toezichthouders, maar ook om efficiënter te kunnen opereren en beter ‘in control’ te zijn ten aanzien van de bedrijfsvoering. Bovendien zetten ze hiermee in op het verschuiven van handmatige naar geautomatiseerde taken, zodat beschikbare resources beter kunnen worden ingezet voor waardetoevoegende activiteiten.
Volgens Sander van Gelderen en Jeroen Kruit, respectievelijk Business Consultant en Managing Consulting Finance bij Hot ITem, “zouden vijf mensen het werk van honderd kunnen doen”, wanneer CDD- en KYC-processen volledig geoptimaliseerd worden, zowel als het gaat om de technologie als processen, governance en mensen. Hoewel dit statement, zo beamen Van Gelderen en Kruit, stevig klinkt, en voor sommigen mogelijk moeilijk te geloven is, heeft dit alles te maken met het volwassenheidsniveau waarop de processen van financiële instellingen zich bevinden.
Op het laagste volwassenheidsniveau beschikken banken niet over de data die nodig is om een klant in het kader van CDD- en KYC-processen te kunnen beoordelen. Instellingen op dit niveau zijn veel tijd kwijt aan het verzamelen van de benodigde informatie, het downloaden van externe bronnen, maar ook aan het opzoeken van contracten en offertes die vaak alleen als pdf beschikbaar zijn. Volgens berekeningen van adviesbureau Hot ITem wordt zo’n 15% van de CDD-werkzaamheden besteed aan het verzamelen van nog niet beschikbare data. Dit betekent dat relatief weinig tijd overblijft voor waar de echte waarde verscholen zit: het analyseren van data en deze voor besluitvorming inzetten.
In het tweede stadium van volwassenheid is er weliswaar data beschikbaar binnen de organisatie, maar neemt het enorm veel tijd in beslag om informatie met elkaar te combineren. Banken moeten samenwerken met dataleveranciers om data in een gestandaardiseerd format te verkrijgen, ongestructureerde informatie naar een logische dataset om te zetten en alles samen te voegen tot een geheel. “Zeker voor zakelijke relaties van instellingen is het integreren van alle beschikbare data een tijdrovende bezigheid. Door alle bronnen te ontsluiten naar één centrale omgeving kan circa 10% tijd bespaard worden”, zo hebben de experts van Hot ITem berekend.
Op het derde volwassenheidsniveau hebben financiële instellingen veel data beschikbaar, en kunnen ze deze uit alle systemen ontsluiten, maar kan er nog geen duidelijk en consistent klantbeeld gevormd worden. Dit is waarschijnlijk het gevolg van veel dubbelingen of andere manieren van het opslaan van data. “Er zal dus met elkaar afgesproken moeten worden welke definities gehanteerd worden en op welke manier data tot zinvolle informatie wordt gevormd”, leggen Van Gelderen en Kruit uit.
Belangrijk hierbij is dat het stroomlijnen van data goed geïmplementeerd wordt, zodat er een duidelijke life cycle voor data is, aangezien datastromen zich langs diverse processen bewegen, met daarbij een spoor van veranderingen en verantwoording.
Op het vierde volwassenheidsniveau beschikt een organisatie over een integraal klantbeeld, wat de gehele dataverzameling- en analysefase versnelt. In deze fase worden echter nog veel handelingen handmatig uitgevoerd. Dit is een zeer tijdrovende klus, en het kan uren kosten per dossier om een en ander goed uit te pluizen. De introductie van technologie kan hier uitkomst bieden, bijvoorbeeld door het gebruik van artificial intelligence (AI) om alle dossiers naar risico te classificeren. Vervolgens kunnen de beperkt beschikbare CDD-experts ingezet worden op de meest risicovolle dossiers. AI kan gebruikmaken van algoritmes om de eenvoudigere dossiers automatisch te evalueren, terwijl experts zich juist buigen over de meer complexe cases. Volgens Van Gelderen en Kruit zou, als een rule of thumb, gestreefd moeten worden naar 80% inzet door AI en 20% inzet van experts.
Geautomatiseerd en integraal klantbeeld
Het vijfde en voorlaatste volwassenheidsmodel introduceert technologie op grotere schaal. In deze fase wordt een integraal klantbeeld geautomatiseerd opgeleverd, en artificial intelligence wordt gebruikt om vroege waarschuwingen en signalen af te geven, zodat er proactief op veranderingen ingespeeld kan worden. Nieuw hierbij is dat ook het verantwoorden van CDD- en KYC-processen richting het management en toezichthouders goed is ingericht en tot op zekere hoogte geautomatiseerd is. “Door een proces in te richten waarin de CDD-voortgang en -kwaliteit wordt gemonitord en vastgelegd, zijn partijen in staat om met minimale inspanning grip te krijgen op het CDD-proces en transparant en kwalitatief te verantwoorden naar toezichthouders”, lichten Van Gelderen en Kruit toe.
In het meest volwassen niveau voor CDD- en KYC-processen, profiteren banken ten volste van de voordelen die technologie en een optimaal gestroomlijnde organisatie hen opleveren. Banken die zich in dit niveau bevinden hebben volledige controle over klantdata, transacties, rapportages en risk management, waarbij al deze zaken verbonden zijn en afhankelijkheden zijn doorgegeven. "In dit volwassenheidsniveau wordt de CDD uitgevoerd met slechts 5% van de resources en bovendien zijn instellingen aantoonbaar in control”, besluiten Van Gelderen en Kruit.
