Optimaal rendement halen uit personeel met quickscan van Spril

Optimaal rendement halen uit talent staat vandaag de dag hoog op de agenda van vele organisaties. Arjen Schouten, senior consultant bij Spril, een specialist in workforce management, over hoe een reguliere APK voor personeelsplanning en de organisatie hierbij kan helpen.

Organisaties van alle groottes zoeken continu naar de balans tussen het hebben van de juiste hoeveelheid personeel met de juiste vaardigheden, en dan ook nog op het juiste moment. Niet te veel, niet te weinig. Maar hoe realiseer je dat precaire punt van evenwicht? Één ding is zeker: als je niet weet hoeveel personeel je daadwerkelijk nodig hebt wordt het schieten op bewegend doel. 

Hoeveel personeel heb ik nu echt nodig?

En ja hoor daar gaat er weer een. Wederom een medewerkers die zelf opzegt (werkdruk, gebrek aan afwisseling of kan elders beter verdienen) of waarvan je zelf afscheid wil nemen omdat deze niet de minimale kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen haalt. Allemaal leuk en aardig maar hoe gaan we die uitstroom van uren compenseren? In hoeverre ben ik bereid om concessies te doen aan mijn eisen voor werving en selectie om minimaal voldoende personeel op de vloer te krijgen?

Op dit moment is dat de grootste uitdaging binnen afdelingen waar er direct of indirect contact met klanten is binnen Nederland. Dit gaat dan om afdelingen met fysiek klantcontact zoals in de retail of in de zorg, een afdeling klantenservice die via de kanalen telefonie, mail en chat met de klant in contact is. Of daar waar er meer sprake is van indirect klantcontact zoals binnen het logistieke proces van een online verkoopkanaal. 

Van de regen in de drup

Met de huidige economische omstandigheden en een overspannen arbeidsmarkt is het niet de vraag of, maar wanneer je structureel last gaat krijgen van onderbezetting. Waarbij dan de effecten van de negatieve spiraal – onderbezet, doorlooptijden lopen omhoog, de wachttijd voor de klant neemt toe, medewerkers ervaren de werkdruk als te hoog, onderbezetting nog groter, ziekteverzuim omhoog, verloop omhoog, onderbezetting wordt nog groter – elkaar alleen maar blijven versterken. Onderneem dus tijdig actie om te voorkomen dat het een half jaar of langer gaat duren om alles weer onder controle te krijgen. 

Naar de bron

Natuurlijk is het mogelijk om de afspraken met de partij die verantwoordelijk is voor de werving en selectie te gaan finetunen of met een andere partij te gaan werken die ook belooft om binnen het gestelde profiel voldoende kandidaten aan te leveren. Maar dit zal alleen aan het einde van de keten soelaas kunnen bieden. En hoeveel jaar proberen we dit al niet?

Bevestiging van de daadwerkelijk benodigde hoeveelheid personeel, waarbij er voldoende medewerkers beschikbaar zijn om het aanbod van werk binnen de gestelde normen af te handelen zonder een onnodig hoge werkdruk voor de medewerkers te realiseren, daar ben je naar op zoek. Met behulp van een quickscan kan inzicht worden verschaft in dit vraagstuk.

Spril heeft zo’n quickscan ontwikkeld. Op basis van onderzoek in combinatie met gesprekken met stakeholders binnen de organisatie wordt er duidelijk gemaakt wat het verbeterpotentieel is binnen de gehele keten waar de afdeling een onderdeel van is, en hoeveel personeel er daadwerkelijk nodig is. Zaken waar onder andere naar wordt gekeken: 

• Hoe wordt het verwachte aanbod van werk voorspeld?
• Hoe betrouwbaar is deze manier?
• Welk effect hebben onze activiteiten?
• Welke processen binnen de gehele keten kunnen geoptimaliseerd worden om ongewenst contact te minimaliseren?
• Welke software wordt er gebruikt om deze processen beheersbaar te houden?
• Hoe gaan wij om met de inzet van personeel?
• Op welke manier wordt de dagelijkse sturing gedaan?

De APK voor je organisatie

Nadat deze is afgerond wordt er een rapport opgeleverd dat verder kijkt dan alleen de afdeling en ook voorziet van advies om de behoefte aan personeel daar waar nodig zoveel mogelijk te beperken. Want als de bron van de behoefte aan uren beïnvloed kan worden is het misschien wel overbodig om de werving te verhogen/te intensiveren. Indien er vakkundige ondersteuning gewenst is om dit advies ook daadwerkelijk te gaan realiseren dan heeft Spril daarvoor ook een passende oplossing.