Hoe Agile Scrum de betrouwbaarheid van data vergroot

18 april 2019 Consultancy.nl

Dat data belangrijk is, is inmiddels doorgedrongen tot in de bestuurskamer. Directie, managementteams maar ook klantenservice, productie, verkoop, bedrijfsvoering, et cetera, gebruiken allemaal data om hun proces goed uit te kunnen voeren én goed te kunnen sturen. Als de kwaliteit van deze data onvoldoende is leidt dit direct tot onnodig extra werk, foute beslissingen en onvoldoende inzicht in de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Betrouwbare data is het fundament voor efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Luc Idzinga en Linsey Vluggen, consultants bij Improven, zetten uiteen hoe Agile Scrum de betrouwbaarheid van data kan vergroten.

Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun data betrouwbaar is en blijft? Idzinga: “In de praktijk zien wij dat niet alleen de afdeling IT, maar ook de business hierin een sleutelrol heeft. IT heeft namelijk kennis over hoe data beheerd moet worden, waar de business kennis heeft over de relevantie van data. Juist het samenbrengen van IT en business is de sleutel tot succes als het gaat om betrouwbare data.” 

Waarom is betrouwbare data zo belangrijk voor een organisatie?

Het belang van betrouwbare data in organisaties is volgens de consultants onder andere terug te vinden in drie bedrijfsvoeringsaspecten: efficiëntie, wet- en regelgeving en strategie. Vluggen: “Data is het fundament voor alle bedrijfsvoeringsprocessen. Hoe hoger de kwaliteit van deze data is, hoe efficiënter je je proces kunt inrichten en hoe beter je kunt vertrouwen op je management informatie.” Dit zorgt volgens haar vervolgens voor minder rework, hogere transparantie en beter inzicht in de processen die goed gaan of juist geoptimaliseerd kunnen worden. 

Wet- en regelgeving vereist dat een organisatie in control moet zijn over hun data. Idzinga: “De wet- en regelgeving rondom privacy springen hierbij het meest in het oog maar te denken valt ook aan de Wet Financieel Toezicht (WFT) of IFRS standaarden.”  Het niet op orde hebben kan leiden tot torenhoge boetes, legt Idzinga uit. “Daarmee is het dus noodzakelijk te weten in hoeverre de data aan wet- en regelgeving onderhevig is, hoe je daarmee om moet gaan en hoe het gesteld is met de betrouwbaarheid daarvan.” 

Vluggen wijst op het derde aspect, waarvoor betrouwbare data relevant is: de strategie van een organisatie: “Het meten van het wel of niet behalen van concrete doelstellingen kan alleen als de onderliggende data op orde is. Een te laat of onjuist inzicht kan onherroepelijk leiden tot het niet behalen van de doelstellingen en het maken van de desastreuze beslissingen.”

Betrouwbare data in organisaties is essentieel voor de efficiëntie, wet- en regelgeving en strategie

Goede datakwaliteit doe je zo!

Vanuit de theorie spelen een gedegen IT infrastructuur en goede dataverwerkende processen een belangrijke rol bij de kwaliteit en dus de betrouwbaarheid van de data, aldus de consultants van Improven, een adviesbureau gespecialiseerd in vraagstukken op het snijvlak van finance, IT en risk management. Idzinga: “Daarnaast is het echter belangrijk te denken aan de inrichting van data governance en het bewustzijn van stakeholders met betrekking tot datakwaliteit. Data governance gaat over het eigenaarschap rondom de data. Voor de data governance moeten de data eigenaren (de eindverantwoordelijken van de data) en data specialisten bij elkaar gebracht worden, zodat inhoud en besturing naar elkaar toe groeien.” 

Vluggen benadrukt dat alle stakeholders bewust moeten worden gemaakt van het belang van goede datakwaliteit: “Als men niet voldoende weet wat voor gevolgen een slechte datakwaliteit heeft voor de organisatie, wordt er in de werkzaamheden voorrang gegeven aan de primaire processen.” Er kunnen dan ook verschillende drempels worden opgeworpen. Sommige organisaties vragen zich af hoe een data eigenaar zijn of haar rol makkelijk kan oppakken zonder dat dit teveel tijd kost, of hebben bijvoorbeeld moeite alle relevante betrokkenen het belang van goede datakwaliteit te laten inzien. “Uit de praktijk blijkt dat Agile Scrum een goede methode is om datakwaliteit management binnen uw organisatie op pragmatische wijze op te pakken”, adviseren de twee consultants. 

Agile Scrum en datakwaliteit

Vluggen licht de methode toe: “In het kort is de kern van Agile Scrum om met een vast team in vaste periodes (de sprints) toegevoegde waarde op een product te leveren. Datakwaliteit kan daarbij als een product opgepakt worden door een scrumteam. Om de verbinding tussen data en de bedrijfsvoering te leggen, is het van belang om binnen dit team naast datakwaliteit ook de verantwoordelijkheid voor management informatie te beleggen. Het team levert vervolgens in overleg met de proceseigenaar van een specifiek bedrijfsvoeringsproces de afgesproken managementinformatie op. Op basis van deze informatie wordt vervolgens gekeken naar de potentiële verbeteringen in de datalaag.”

Idzinga, over de werking van zo’n datakwaliteit scrumteam: ”Bij Agile Scrum bestaat een team uit een product owner (verantwoordelijke voor het product), een scrum master (verantwoordelijk voor het proces binnen het team) en het development team, waarin de inhoudelijke experts zitten. De product owner is verantwoordelijk voor de afstemming met de dataeigenaar. De dataeigenaar is veelal de eigenaar van een specifiek bedrijfsvoeringsproces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan processen zoals supply chain, facturatie, inkoop en klantenservice.” 

Hij vervolgt: “In een intakegesprek tussen de product owner en de data eigenaar, wordt de informatiebehoefte vastgesteld en omgezet in requirements (1) welke vervolgens worden vertaald naar concrete management informatie. Vervolgens gaat het development team aan de slag met het uitwerken van de requirements. Kernvragen bij deze uitwerking zijn, welke bronnen voor data heb ik nodig (2) en hoe kan ik deze data omzetten naar managementinformatie? Als dit helder is wordt vervolgens de betreffende managementinformatie in een rapport of dashboard vormgegeven (3).”  

Procesverbeteringen

Vluggen voegt toe: “De opgestelde managementinformatie is een rechtstreekse weergave van de datakwaliteit van de brondata. Doordat één team met expertise in zowel datamanagement als managementinformatie werkt aan de oplossing, is de weergegeven informatie transparant en zoals het in de bronsystemen staat opgeslagen. Op basis hiervan kan, in overleg met de proces eigenaren en gebruikers, worden vastgesteld welke interventies noodzakelijk zijn om de kwaliteit van de data te vergroten (4). De activiteiten die noodzakelijk zijn worden vervolgens in een verbeterplan uitgewerkt en dit verbeterplan leidt tot het uitvoeren van diverse verbeteracties die binnen het scrum team kort cyclisch worden uitgevoerd (5). Acties kunnen zijn het optimaliseren van procesflows, data cleansing, het verplicht maken van invoervelden, de reductie van invoervelden et cetera. De verbeteracties worden vervolgens door het datakwaliteit scrum team opgepakt en volgens de Agile Scrum methodiek doorgevoerd.” 

De voordelen van deze methode

De consultants wijzen op de diverse voordelen van de methode: “Het grootste voordeel van Agile Scrum is dat de afstemming met de stakeholders kortcyclisch plaats vindt. Bij een sprint periode van twee weken wordt er elke twee weken resultaat geboekt, getoond en afgestemd. Door dit kortcyclische contact en de snelle resultaten staat datakwaliteit steeds vaker op de agenda.  Hierdoor groeit het data bewust handelen op diverse lagen in de organisatie. De agendadruk voor de proceseigenaar/ data eigenaar is hierdoor ook gering. Het scrum team voert de werkzaamheden uit en draagt alleen de verbeteringen en het resultaat over. Het verbeteren van data kwaliteit, gebruik makend van de Agile Scrum methode, levert een data governance op, waarin iedereen zicht bewust is van zijn / haar rol, zorgt voor een mechanisme om datakwaliteit structureel te verbeteren en levert snel resultaat op.” 

Op de vraag wanneer met datakwaliteit op een Agile Scrum manier begonnen dient te worden, stellen de consultants dat “de belangrijkste randvoorwaarde voor een vliegende start is dat de data governance helder is”. Het advies luidt dan ook om dit per onderwerp en bedrijfsproces in te richten en vervolgens met één proces te starten. Idzinga: “In deze governance moet duidelijk zijn: wie de dataeigenaar is; over welke data de dataeigenaar daadwerkelijk eigenaar is; wie de data experts zijn; op welke wijze het Agile Scrum team gepositioneerd wordt en hoe de rollen van product owner en scrum master worden ingericht.”

Een andere belangrijke voorwaarde is, zo besluit Vluggen, “dat de organisatie vertrouwen heeft in deze aanpak”. Ze licht toe: “Het is namelijk niet de proceseigenaar of het MT die bepaalt welke werkzaamheden het team oppakt. Dit is de taak van de product owner. Daarnaast moet de organisatie er klaar voor zijn om de Agile Scrum werkwijze te omarmen. Het helpt dat Agile Scrum ‘hot’ is en er diverse specialisten en trainingen zijn om uw organisatie klaar te stomen.”


Profiel

Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup