Möbius helpt gemeente Geertruidenberg met ontwikkelplan Burgerzaken

Möbius heeft gemeente Geertruidenberg geholpen met het opstellen van een ontwikkelplan. Hiermee moet de afdeling Burgerzaken voor de korte en lange termijn worden klaargestoomd voor de vele veranderingen in de uit te voeren werkzaamheden. 

De afdeling burgerzaken van de Noord-Brabantse gemeente Geertruidenberg, gelegen vlak onder natuurgebied de Biesbosch, heeft te maken met verschillende snel opeenvolgende veranderingen. Het gaat hierbij zowel om interne ontwikkelingen – zoals de integratie met zaakgericht werken, een afname in baliebezoeken en meerdere verkiezingen in korte tijd, soms tijdens piekmomenten – als externe ontwikkelingen – zoals de paspoortdip vanwege langer geldige reisdocumenten, een veranderend verwachtingspatroon van burgers en nieuwe wet- & regelgeving.

Dergelijke veranderingen zorgen voor ingrijpende veranderingen in de werkzaamheden van de afdeling Burgerzaken. Zo maken ze het werk in een kort tijdsbestek minder routinematig, complexer en dynamischer. Om te zorgen dat de afdeling goed is voorbereid op deze snelle ontwikkelingen, werd Möbius ingeschakeld. Het adviesbureau – dat organisaties op strategische momenten ondersteunt bij het ontwerpen en implementeren van zakelijke oplossingen – stelde samen met de afdeling burgerzaken een ontwikkelplan op met een focus op zowel de korte – “de basis op orde” – als de (middel)lange termijn – “toekomstbestendige dienstverlening”.

Hiervoor werden tien interactieve workshops gehouden. Door middel van een analyse van gemeentelijke ontwikkelingen, interviews met werknemers en een data-analyse is de huidige situatie in kaart gebracht. Daarnaast werd in een visie-workshop met koppeling van landelijke en gemeentelijke ontwikkelingen de toekomstige situatie gedefinieerd. Ten slotte werd via verschillende analyses – van de knelpunten, het proces, de interne klant en zaakgericht werken – de tussenliggende kloof in beeld gebracht. “Dit leidde tot een adequaat plan van aanpak om op korte, middellange en lange termijn de afdeling burgerzaken toekomstbestendig te maken”, aldus Möbius. “Om herkenbaarheid en structuur in de workshops aan te brengen zijn alle analyses uitgevoerd op de domeinen dienstverlening, structuur, processen en medewerkers.”Ook het opgestelde actieplan is verdeeld over deze vier domeinen. In het plan wordt per domein geïllustreerd wie welke actie moet ondernemen op de korte, middellange en lange termijn, om zo de basis op orde te krijgen en de dienstverlening toekomstbestendig te maken. Ten aanzien van het op orde krijgen van de basis gaat het om procesverbeteringen, werklastverlaging, betere afstemming binnen het team en met de clustermanager, stimulans om ketensamenwerking op te zoeken en betere verdeling van werkzaamheden. Wat betreft de toekomstige dienstverlening gaat het om een visie op de dienstverlening, de digitalisering en centralisering van de dienstverlening, een integrale processturing, productverschuivingen, een heroverweging van de structuur, bereikbaarheid en een passend ontwikkelplan voor de medewerkers. 

Dit gedragen ontwikkelplan is niet de enige opbrengst van de interactieve workshops. De sessie zorgden er ook voor dat onder de medewerkers een bewustzijn ontstond over de toekomstige uitdagingen. Bovendien droegen ze bij aan de moraal om actief op zoek te gaan naar verbeteringen, waarmee de teamdynamiek er volgens Möbius flink op vooruitging: “De eerste stappen naar een succesvolle ‘verbetercultuur’ zijn gerealiseerd.”

Doordat de werknemers nauw bij de uitvoer van de analyses werden betrokken, werd het team ook gestimuleerd om procesgericht te denken – binnen het team én de gehele organisatie – en om wederzijdse verwachtingen naar elkaar uit te spreken – zowel op afdelings- als clusterniveau. Ook werd zo de samenwerking versterkt – onderling, tussen de front en back office en tussen de afdeling Burgerzaken en de rest van de gemeenteorganisatie. Gemeente Geertruidenberg is dan ook erg te spreken over de begeleiding vanuit Möbius: “Grote complimenten voor de wijze waarop Möbius het team zo in het proces heeft meegekregen! Ze hebben met het team mooie resultaten geboekt”, aldus Marcel van Ree, Clustermanager Gemeentewinkel Geertruidenberg.