Vena Solutions add-in verbetert financiële planning in Excel

28 december 2018 Consultancy.nl

Veel organisaties maken nog gebruik van Microsoft Excel voor hun financiële planning, zoals voor budgetrondes, planning, forecasting en zelfs jaarafsluiting. Léon Lasker, adviseur bij Improven, over de voordelen die een slimme add-in zoals Vena Solution kan opleveren voor fervente Excel-gebruikers.

Traditioneel gebruiken veel organisaties Excel voor de vastlegging van de budgetten. Dit zorgt voor flexibiliteit bij de gebruikers. Ze kunnen een eigen versie opslaan, bewerken, beoordelen, opnieuw bewerken en met collega’s delen zonder dat het voor de rest van de organisatie zichtbaar is. Maar er kleven ook nadelen aan deze oplossing. Zo is vaak onduidelijk welke versie de laatste is. Daarnaast zijn aangebrachte wijzigingen niet goed zichtbaar en is Excel moeilijk intern overdraagbaar. Ook is het lastig gelijktijdig met meerderen in één document te werken.

Er kleven nog meer risico’s aan het gebruik van Excel. Het kopiëren of aanpassen van informatie is handmatig werk en handmatig werk staat gelijk aan een grote kans op fouten. En die kans wordt nog groter naarmate de Excels en processen complexer worden en er meer bedrijfskritische informatie in wordt vastgelegd waarover gerapporteerd wordt. Is Excel nog wel de juiste tool?

Standaard of maatwerkoplossing?

Ondertussen zijn er diverse oplossingen op de markt die ieder op haar eigen wijze het proces van budgetteren en plannen vat in formats en werkwijzen. Uiteraard zijn deze tools beschikbaar in verschillende prijsklassen. Toch kiezen veel finance-professionals bewust om Excel te blijven gebruiken, veelal in combinatie met slimme en robuuste add-ins. 

Een cloudoplossing die wij bij Improven regelmatig als passend ervaren is ontwikkeld door één van onze strategische partners, Vena Solutions. Zij hebben een CPM-product ontwikkeld dat het gebruikersgemak van Microsoft Excel combineert met de robuustheid van een stabiele database met de functionaliteit zoals van een budgeting-, planning- en forecasting-applicatie verwacht mag worden.Vena Solutions met Excel

Vena is als Excel add-in beschikbaar voor de gebruiker. Deze add-in-functionaliteit zorgt ervoor dat er binnen de vertrouwde Excel-omgeving gewerkt kan worden, met als groot verschil dat de spreadsheets in een cloud-database worden opgeslagen, compleet met audit trail en bevroren versies en periodes. Met Vena is het mogelijk tot één versie van de waarheid te komen, het proces conform eigen wensen te modelleren en versiebeheer in eigen hand te houden.

Implementatie van Vena Solutions

Wanneer gekozen wordt voor de Vena add-in, dan helpen de consultants van Improven met de uitvoering van het migratie- en implementatietraject. Om te beginnen wordt een inventarisatie gedaan om te achterhalen wat daadwerkelijk de ambitie en behoefte van de organisatie is. Welke output moet beschikbaar komen en in welk format? De huidige Excel-rapportages dienen als basis (mits ze voldoen aan de gewenste informatievoorziening). Samen met de klant wordt vervolgens het ideale en optimale proces uitgedacht. Welke afdelingen of functies zijn onderdeel van het proces? Op welk moment? En verantwoordelijk voor welke input, check of output? Als dit bedacht is, is het een kwestie van drag & drop om het proces in de online-applicatie vorm te geven.

Vervolgens wordt gewerkt aan het datamodel. Met behulp van input templates kan de juiste data op eenvoudige wijze in de database worden geladen, in combinatie met de juiste dimensies. Een nieuwe budgetronde is met een druk op de knop aangemaakt als scenario. Door de juiste mensen de rechten toe te bedelen die ze nodig hebben, krijgen alleen de medewerkers die de data mogen zien daadwerkelijk inzicht. 

Daarna worden de nieuwe budgetgegevens verwerkt in de Excel-input template en vervolgens opgeslagen in de database, en daarmee voor alle gerechtigden zichtbaar. Dit is ten opzichte van de ‘oude’ Excel een groot voordeel – nooit meer bestanden over en weer mailen of opgraven! Een centrale opslag, voorzien van een audit trail en beschermd met behulp van rechten- en rollenbeheer. Via het dashboard ziet de manager de voortgang binnen het proces in één oogopslag. Wie heeft nog geen start gemaakt? Welk onderdeel is al gereed? Dit inzicht maakt het efficiënt bijsturen mogelijk. 

Het resultaat mag er dan zijn: een efficiënt proces omtrent budgeting, planning en forecasting – hogere kwaliteit tegen kortere doorlooptijd – met het gebruiksgemak van de herkenbare omgeving waar iedereen gewend is in te werken.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zanders Zestgroup

Meer nieuws over