Datakwaliteit staat of valt bij data-awareness medewerkers
Data is vandaag de dag van enorme waarde voor organisaties – voor commerciële activiteiten zoals gericht adverteren, prijsstelling en sales, maar ook voor het vergroten van de efficiëntie binnen de bedrijfsvoering. Terwijl veel aandacht uitgaat naar de harde processen en systemen die databeheer mogelijk maken, is buy-in vanuit het bestuur en een bewustzijn van het belang van data onder de medewerkers minstens zo belangrijk.
Effectief datamanagement is grotendeels afhankelijk van goede datakwaliteit. Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eerder dit jaar werd dit nog eens extra duidelijk. Sindsdien is het extra belangrijk dat organisaties de persoonsgegevens van hun klanten, personeel en andere personen op een zorgvuldige manier beheren. Maar het belang van de datakwaliteit komt zeker niet alleen naar voren bij compliancevraagstukken. Er zijn diverse momenten waarop duidelijk wordt hoe belangrijk het is aandacht te besteden aan data. Bijvoorbeeld wanneer een bestuur strategische doelen bespreekt. Of als de financiële dashboards worden doorgenomen. Maar ook als de ROI van uitgaven, zoals marketingcampagnes, wordt gemeten, of wanneer er een groot salesprogramma wordt opgezet waarin op verschillende toegespitste wijzen klanten worden benaderd.
Als oorzaak van slechte datasets wordt vaak gewezen op een gebrek aan effectieve en gebruikersvriendelijke software – of op inefficiënt ontworpen processen, waardoor onvoldoende data wordt opgeslagen, of op de verkeerde plekken. Ook goede governance wordt als belangrijk beschouwd: in een effectieve datastrategie zijn de juiste procedures vastgelegd ten aanzien van wie verantwoordelijk is voor de data en hoe deze regelmatig kan worden gecontroleerd op het gebied van precisie en relevantie.
Stijn Hubregtse, Business IT Consultant bij Improven, stelt dat er nog een belangrijke factor is – een die volgens hem vaak te weinig aandacht krijgt: ‘data-awareness’: “Medewerkers zijn zich vaak onvoldoende bewust van het belang van data voor de organisatie”, aldus Hubregtse. “Men heeft wel geleerd bepaalde gegevens op te slaan, maar weet eigenlijk niet goed waarom dat belangrijk is en wat andere afdelingen ermee doen. Een gevolg daarvan is dat gegevens die door een afdeling aan een andere worden aangeleverd meer dan eens onvolledig zijn of fouten bevatten.” Dit zorgt voor verschillende inefficiënties: “Het aanvullen of corrigeren daarvan leidt dan tot meerwerk en meerkosten.”
Net als zijn collega’s, heeft Hubregtse dit te vaak zien gebeuren in de praktijk. Improven heeft een jarenlang trackrecord in de praktijk. Door het combineren van alle best practices die ze zijn tegengekomen, hebben ze een benadering gecreëerd om te verzekeren dat de datakwaliteit op orde is. Hubregtse: “Allereerst dient men op bestuurlijk en managementniveau te begrijpen dat data-awareness – en in het verlengde daarvan een hogere datakwaliteit – toegevoegde waarde heeft voor de organisatie. En dat daarentegen een lage datakwaliteit de organisatie op allerlei manieren geld kan kosten.” Cruciaal hierbij is dat het bestuur en management hun betrokkenheid tonen. Dit kan bijvoorbeeld door onder het motto van “lead by example” zelf aan de slag te gaan met zowel de organisatie en de processen als met de systemen en de medewerkers.
Hubregtse benadrukt het belang van de werknemersbetrokkenheid. “Om succesvol te zijn bij het verhogen van de data-awareness is het cruciaal om de medewerkers mee te nemen in een proces van bewustwording over het belang van goede data”, legt hij uit. “Het onderwerp moet gaan leven en medewerkers moeten de toegevoegde waarde zien en elkaar stimuleren om met de kwaliteitsverbetering aan de slag te gaan. Het is een essentieel onderdeel van de aanpak die wij bij Improven hanteren om tot een hogere datakwaliteit te komen.” Voor organisaties die willen werken aan hun data-awareness, heeft Hubregtse negen concrete stappen opgesteld die kunnen worden gevolgd om te zorgen voor een hogere datakwaliteit en efficiënter gebruik van data.
Negen stappen
In de eerste plaats is het volgens Hubregtse nodig om de belangrijkste data-objecten te identificeren. Zijn dit bijvoorbeeld klanten of producten? Vervolgens adviseert hij om de verleiding te weerstaan om meteen alle data-objecten tegelijkertijd aan te pakken. Het is beter om bescheiden te starten: “Begin met een of twee datasets.” Ten derde moet duidelijk worden beschreven hoe bepaalde gegevens – zoals bijvoorbeeld klantdata – moeten worden vastgelegd, zoals in welke vorm en hoe gedetailleerd.
Ook adviseert hij om een data-eigenaar aan te stellen. Deze monitort het vastleggen van de gegevens en controleert of volgens de definities wordt gewerkt. Ook kan de data-eigenaar sturend optreden wanneer dat nodig is. Daarnaast is het nodig alle systemen en processen te onderzoeken om zo vast te stellen of deze wel goed passen bij de manier waarop de data moet worden opgeslagen. Ten zesde is het van belang alles helder te communiceren richting de werknemers: “Informeer de medewerkers en bespreek de processen en systemen zodat duidelijk is hoe zij daarmee moeten werken en men begrijpt waarom het belangrijk is dat het invoeren van de gegevens goed gebeurt.”
Verder is het nodig om kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) vast te stellen voor de data. Op deze manier kan de kwaliteit van de data worden beoordeeld en kunnen waar nodig aanpassingen worden doorgevoerd om de datakwaliteit te verbeteren. Dan – indien een of twee data-objecten goed zijn ingeregeld – kan in stap acht het proces worden uitgebreid, en met een derde en eventueel vierde data-object aan de slag worden gegaan. Tot slot is het volgens Hubregtse belangrijk om de kwaliteit van de data continu te monitoren aan de hand van de KPI’s: “Als er wat aan schort moeten er maatregelen worden genomen die kunnen leiden tot verbetering van de kwaliteit.”
Hubregtse wijst erop dat een organisatie op al deze negen onderdelen moet groeien om de data-awareness en datakwaliteit te verbeteren. “Daarnaast is het essentieel dat wordt ingezien dat databeheer een op zichzelf staand vakgebied is en dat daarmee op een professionele manier moet worden omgaan”, besluit hij.
