Slimme bedrijfsvoering biedt jeugdzorginstellingen grip op organisatie

21 augustus 2018 Consultancy.nl

Partijen in de jeugdzorg lijken vandaag de dag te verzuipen in de toegenomen administratielast. Ook kampen ze vaak met een complexe bedrijfsvoering, met als gevolg dat partijen onvoldoende ‘control’ hebben op processen en uitgaven. Slimme bedrijfsvoering leidt tot efficiëntere en effectievere medewerkers, en onder de streep betere zorg voor patiënten.

Sinds de overgang van de AWBZ naar de WMO (2015) en daarmee de decentralisatie van ondersteuning en begeleiding naar gemeenten zijn jeugdzorgaanbieders geconfronteerd met een zwaar toegenomen druk op de bedrijfsvoering. Zowel op nationaal als lokaal niveau stonden overheidsinstellingen voor de opgave om steeds meer te realiseren met minder middelen. Hoewel de decentralisatie van de jeugdzorg als primair doel een betere zorg- en hulpverlening voor ogen had, is het in de praktijk gepaard gegaan met een forse budgetafslag. Vanuit de overheid is het oorspronkelijke budget voor jeugdzorg ingeperkt en vervolgens voerden veel gemeenten zelf ook een besparingsdoel door.

Complexer zorglandschap

Jeugdzorgaanbieders bevinden zich hiermee in een uitdagend werkveld. Het steeds meer ingewikkelde landschap beïnvloedt deze complexiteit. Als gevolg van de transitie sluiten gemeenten en jeugdzorginstellingen nu onderling contracten af. Deze contracten zijn vaak per gemeente/regio verschillend. De jeugdzorginstelling staat daarom voor de uitdaging al deze verschillende contracten te vertalen naar haar werkzaamheden, bedrijfsvoering en inzet. Een andere uitdaging ligt op het gebied van de financiering. Voorafgaande aan de transitie, waren jeugdzorginstellingen gewend te starten met het leveren van zorg. De financiering en administratieve verplichtingen zouden daarna volgen.. Doordat gemeenten tegenwoordig niet meer voorschieten, maar achteraf de daadwerkelijke productie betalen, worden jeugdinstellingen geconfronteerd met een versneld liquiditeitsvraagstuk.

Volgens Frank van den Bos en Stijn Hubregtse, beiden zorgexperts bij Improven, wordt het vanwege de twee genoemde trends voor jeugdzorginstellingen steeds belangrijker om controle te hebben over de bedrijfsvoering. “Nu wordt het probleem pas zichtbaar aan het einde van het proces. En dan is het vaak te laat”, zegt Van den Bos. Hij doelt op het belang om ervoor te zorgen dat de declaraties in de zorg in lijn liggen met de registraties en wat er daadwerkelijk is geleverd. Het proces begint namelijk met het registreren van de zorgopdracht. Dit gebeurt wanneer de cliënt en de zorgaanbieder de zorgopdracht vastleggen. Dit verzoek wordt vervolgens ingepland en na uitvoering van de opdracht volgt de declaratie en tot slot de betaling.

Slimme bedrijfsvoering biedt jeugdzorginstellingen grip op hun organisatieMismatch

Wanneer er een discrepantie is tussen de oorspronkelijke opdracht, en de registratie tijdens uitvoering en/of declaratie, dan loopt het proces spaak. “Een fout in de zorgproductnaam, een afwijking van een dag in de periode of een verkeerde tariefcode zijn redenen voor het afkeuren van een declaratie. Daarnaast is ook een afwijking in persoonsgegevens, bijvoorbeeld de achternaam van de moeder in plaats van de vader of de vermelding van een verkeerde woonplaats, een reden voor afkeuring”, haalt Hubregtse als voorbeelden aan. Zulke mismatches kosten tijd en geld, zegt de adviseur van Improven. “De afdelingen financiën en zorgadministratie moeten dan voortdurend brandjes blussen.”

“Dit heeft ook zijn weerslag op de relatie tussen de jeugdzorgaanbieder en patiënten”, zegt Van den Bos: “Dat komt doordat de gemeente in de praktijk sneller verzakelijkt dan de jeugdzorgaanbieder, die traditioneel heel loyaal blijft aan de jongeren.”

Een andere grote uitdaging ligt in het juist contracteren van zorg. Dit is nu een complex proces waarbij veel partijen betrokken zijn. Zo kunnen gemeenten meerdere partijen inschakelen en vaak komen ook verschillende hoofdaannemers en onderaannemers in het proces voor. “Soms sluiten gemeenten en instellingen te ingewikkelde contracten af. Of ze sluiten contracten af die niet volledig uitvoerbaar zijn”, legt Van den Bos uit. “Dit kan te maken hebben met tarieven die ontvangen worden voor het geleverde product, eisen rondom verantwoording, facturatie en doorlooptijden voor het aanvragen van beschikkingen.” 

Adviezen voor betere control

Voor een goede control over de bedrijfsvoering stelden Van den Bos en Hubregtse verschillende adviezen voor jeugdzorgaanbieders op. Zo benadrukken ze het belang van het end-to-end monitoren van het proces. Ze raden aan dit te doen met een regievoerder, die ten aanzien van het proces controleert op juistheid en volledigheid. Als tweede punt moeten jeugdzorgaanbieders hun databeleid op orde hebben. “Doordat een jeugdzorginstelling nu op cliëntniveau bij een gemeente zijn zorg factureert, is het van belang dat alle gegevens in de systemen juist en up-to-date zijn”, aldus de zorgexperts. Ook hier geldt opnieuw dat een foute geboortedatum of beschikkingsnummer in bijna alle gevallen direct tot afkeur van de factuur zal leiden.

Verder is het voor jeugdzorginstellingen essentieel om de facturatieuitval te analyseren, want als veel facturen terugketsen komt het geld later binnen. Het op orde hebben van hun werkkapitaal is wat dat betreft een essentieel aandachtspunt. Als laatste wijzen de adviseurs van Improven op de declaratiefase, waarbij ze het belang benadrukken van het juist analyseren van declaraties en het acteren op afwijkende uitkomsten.

Van den Bos en Hubregtse sluiten af: “Het contracteren, het registreren en verantwoorden van de geleverde zorg vraagt om procesbeheersing. En dat blijkt lastiger dan de sector ooit had bedacht. De kunst is om het proces aan de voorkant goed in te regelen.”

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zanders Zestgroup

Meer nieuws over