Zes aanbevelingen voor het implementeren van Agile

07 mei 2018 Consultancy.nl

Het adopteren en inzetten van de Agile werkwijze is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Dat blijkt uit onderzoek naar de volwassenheid en het succes van de methodologie onder Europese organisaties. De inzet van best practices kan het agile-implementatietraject echter versoepelen – waarbij zes aanbevelingen in het bijzonder kunnen bewerkstelligen dat de uitrol optimaal verloopt en de verandering beklijft. 

In de jaren zeventig van de vorige eeuw werd Agile – een projectmanagement-methodologie die gebruikmaakt van korte ontwikkelingscycli genaamd ‘sprints’ – voor het eerst uitvoerig onder de aandacht gebracht door de Amerikaanse computerwetenschapper William Royce. Door de beperkte lengte van ontwikkelingstrajecten kan worden gefocust op het continu verbeteren van de ontwikkeling van een product of dienst. Terwijl de aanpak oorspronkelijk is ontworpen voor de software-industrie, wordt Agile momenteel in tal van sectoren toegepast om producten en diensten te ontwikkelen. Dat komt onder meer omdat de methodiek samenwerking bevordert en de efficiëntie ten goede komt.

De wendbaarheid om snel te kunnen reageren op grote veranderingen in het speelveld, zoals toegenomen concurrentie en digitale disruptie, kan bedrijven een voorsprong geven en zelfs bepalen of ze kunnen overleven in verzadigde markten. De afgelopen twee decennia is de Agile methodologie daarom gebruikt om ontwikkelprocessen in verschillende industrieën te transformeren. Bedrijven gebruiken de benadering om de succespercentages van hun producten en diensten te verhogen, hun time-to-market te verminderen en tevens om de motivatie en productiviteit van hun teams te vergroten. Ondanks dat de methodologie van groot belang kan zijn, bevindt bijna de helft van alle bedrijven zich nog steeds in de experimentele fase van het Agile werken.

De krappe meerderheid van de bedrijven die inmiddels wel gebruikmaakt van Agile, realiseert zich vaak niet voldoende wat het ware potentieel is van de aanpak. In lijn daarmee is het rendement van investeringen in Agile programma's in veel gevallen nog steeds betrekkelijk laag. Een belangrijke reden hiervoor is dat de Agile benadering vaak nieuw is voor medewerkers, wat betekent dat de volwassenheid van de werkwijze binnen veel organisaties nog beperkt is.

Bovendien worstelen managers en teams met de implementatie van de aanpak en in het bijzonder met het opschalen van kleine teams om zo de adoptie van de methodologie te verbreden over de gehele organisatie. Consultancy.nl sprak met Agile expert Kelly Morales en Marjan van de Wetering, die zich bij managementadviesbureau The Next Organization bezighoudt met de Agile methodiek. Zij deden zes aanbevelingen over de manier waarop Agile kan worden geïmplementeerd, samen met een aantal tips om obstakels voor Agile adoptie te overwinnen.

Zes aanbevelingen voor het implementeren van Agile

Begin allereerst te leren wat Agile is en hoe het werkt

Omdat Agile een compleet andere werkwijze is dan de reguliere watervalontwikkeling waarmee vele managers en business executives vertrouwd zijn, stellen de twee experts dat het essentieel is om Agile eerst goed onder de knie te krijgen voordat de aanpak wordt ingezet. De meer traditionele watervalbenadering is een methodologie waarbij de ontwikkeling regelmatig en vloeiend naar beneden loopt – als een waterval – en is afgeleid van de aanpak die in de constructiebouw wordt toegepast: een groot project wordt in verschillende fasen opgedeeld en alleen wanneer een fase compleet is afgerond gaat men over tot de volgende. Hoewel deze ontwikkelmethode al tientallen jaren wordt gebruikt door gevestigde marktspelers, lijkt hij binnen de hedendaagse snel veranderende en onvoorspelbare wereldwijde markt steeds meer ten dode opgeschreven.

Morales en Van de Wetering lichten de ontstaansgeschiedenis verder toe: “Al zoekend naar een flexibelere benadering van productontwikkeling in de IT-industrie, stelde een groep softwareontwikkelaars nieuwe principes voor om het softwareontwikkelingsproces te begeleiden. Het ‘Agile Manifesto’ is de ruggengraat van verschillende Agile technieken zoals scrum, lean development en Kanban.”

Kies de juiste methodologieën

Als projectmanagementmethodologie is Agile zeer interactief, waarbij snelle aanpassingen binnen een project mogelijk zijn. De benadering biedt ook de gelegenheid om processen te herhalen, verkleint risico’s, maakt onmiddellijke feedback tijdens het proces mogelijk, zorgt voor een snelle doorlooptijd en vermindert de complexiteit. Agile is echter geen uniforme aanpak: zo bestaan er verschillende raamwerken die geschikt zijn voor specifieke bedrijven en/of projecten.

Het selecteren van een adequaat raamwerk kan de sleutel zijn tot een succesvolle implementatie: “Er zijn veel methoden die Agile ondersteunen. Scrum is de meest gebruikte Agile methode. Die aanpak bestaat uit het in staat stellen van een klein en multidisciplinair team om een probleem op te lossen of een doel te bereiken. Maar er zijn ook andere methoden: Scaled Agile Framework (SAFe), de hybride vorm tussen de watervalbenadering en Agile of zelfs de Large Scale Scrum (LeSS)”, aldus de twee experts.

Begin klein en breid uit

Terwijl idealiter de hele organisatie uiteindelijk op een Agile manier zal werken, vereist het aanpassen van een organisatie – die bijvoorbeeld gewend is aan de watervalmethodiek – een aanzienlijke inspanning en geduld. Het is daarom vrijwel onmogelijk om de koers van het gehele bedrijf van de ene op de andere dag te veranderen. Om die reden is het aan te raden om in plaats daarvan Agile in te voeren binnen afzonderlijke afdelingen. Morales en Van de Wetering stellen dat veel organisaties de werkwijze allereerst implementeren binnen de IT-afdeling, die doorgaans bekender is met de principes van Agile, om vervolgens uit te breiden naar andere takken. De medewerkers van de IT-afdeling kunnen in dat geval als Agile coaches optreden binnen de overige afdelingen.

Van de Wetering voegt toe: “Agile methoden kunnen minder waardevol zijn voor routinematige operaties zoals het onderhoud van fabrieken, accountancy of verkoopgesprekken. Het is echter belangrijk dat de manier van werken zich over alle afdelingen verspreidt, zodat die niet in strijd zijn met Agile-principes en succes belemmeren. Agile kan van grote waarde zijn voor afdelingen die dicht bij de ontwikkeling van nieuwe producten staan, zoals marketing, supply-chain, strategische planning en resource allocation.”

Er zijn veel methoden die Agile ondersteunen – het kiezen van de juiste methodiek staat centraal

Zet Agile in op het bestuursniveau

“Business executives zouden ook kunnen profiteren van het werken in Agile teams”, aldus Morales en Van de Wetering: “Volgens de principes van Agile kunnen managers en leiders leren van andere disciplines door binnen multidisciplinaire teams te werken; zo leren ze hun klanten uit eerste hand kennen door deel te nemen aan klantsessies. Eveneens komen ze in aanraking met terugkerende uitdagingen waarmee de organisatie wordt geconfronteerd en de manier om deze aan te pakken.”

Volgens Van de Wetering kunnen strategische managementactiviteiten ook gebaat zijn bij de Agile aanpak. Senior executives moeten goed letten op de meest kritieke problemen van het bedrijf en proberen de minder waardetoevoegende activiteiten, zoals onnodig rapporteren, te elimineren. Door samen te werken als een Agile team en managementactiviteiten te prioriteren, kunnen senior executives hun besluitvormingsprocessen versnellen, bijvoorbeeld middels stand-up meetings waar de inbreng van andere scrumteams ten tonele wordt gebracht, zo stelt de expert: “Op deze manier kunnen hun activiteiten duidelijker worden voor de rest van de organisatie, omdat leidinggevenden hun voortgang kunnen delen op een plek die zichtbaar is voor iedereen.”

Leiderschap

Het succes van een team gaat hand in hand met de duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden, en met de juiste balans tussen autoriteit en toerekenbaarheid. Zelfs binnen de op samenwerking gerichte Agile aanpak is dit nog altijd het geval. Terwijl teams flexibel moeten zijn en individuele leden zich comfortabel moeten voelen bij ambiguïteiten en experimenten, is leiderschap nog steeds belangrijk binnen Agile. Leiders moeten bijvoorbeeld in staat zijn om de beste werkwijzen voor personeel tijdens de overgangsfase naar Agile te identificeren en deze over te brengen op hun medewerkers. Dat wil echter niet zeggen dat leiders moeten terugkeren naar een top-down hiërarchie.

Zo stellen de experts dat leiders het geven van bevelen moeten proberen te vermijden: “In plaats daarvan is Agile het meest geschikt voor een bottom-up benadering waarin wordt gepleit voor autonomie en zelforganiserende teams”, aldus Van de Wetering: “Eenvoudige acties kunnen teams helpen om samen te werken aan doelen en uitdagingen, in plaats van opgelegde taken uit te voeren. Geef ze ruimte om te innoveren en creatief te zijn. Benoem één eigenaar voor initiatieven, maar maak duidelijk dat het team verantwoordelijk is voor het eindresultaat.”

Focus op 'zachte kant' van verandering

Ten slotte vereist Agile organisatorische verandering. Zoals eerder besproken, kan die het best worden bewerkstelligd door de werkwijze door te voeren per afzonderlijke afdeling, in plaats van een algehele rigoureuze omwenteling van de ene op de andere dag. Daarom zal er enige aanpassingstijd nodig zijn. Hierbij is het essentieel om teamleden gelijktijdig te helpen bij het leren samenwerken met andere disciplines.

Van de Wetering: “De eerste stap is om de neuzen dezelfde richting in te krijgen. Het management moet de grote lijnen uitzetten en ervoor zorgen dat alle afdelingen en teams de prioriteiten van de organisatie begrijpen. Het is ook belangrijk om te focussen op het bouwen en versterken van multidisciplinaire teams. Dit vereist niet noodzakelijkerwijs een nieuwe organisatiestructuur. Daarentegen moeten medewerkers wel tegelijkertijd leren samenwerken met andere disciplines en bedrijfseenheden.”

Om succesvol de Agile aanpak te implementeren, stelt Van de Wetering, moeten teammotivatie en -betrokkenheid centraal staan. Luisteren naar wat teams zeggen en barrières onthullen die hen ervan weerhouden om effectiever te werken, kan de moraal verbeteren, evenals het voorbereiden van personeel op een minder hiërarchische Agile toekomst, waarin het essentieel is dat ze zich comfortabel voelen bij het leveren van input.

“Maak gebruik van Agile coaches die teams kunnen helpen hun manier van werken te heroverwegen en veranderen. Concentreer meer op teams en minder op individuen en ontwerp een beloningssysteem waarbinnen resultaten van het team zwaarder wegen dan persoonlijke prestaties. Waardeer bedrijfsresultaten zoals klanttevredenheid en teamgeluk hoger dan de teambenutting (hoe druk mensen zijn)”, besluiten Morales en Van Wetering.

Gerelateerd: Agile werken: een terugblik en de belangrijkste trends voor 2018.

Nieuws

Meer nieuws over