Haarlemmermeer kiest Adjust, Aeves en Conducto voor inkoopadvies
Gemeente Haarlemmermeer heeft drie inkoopadviesbureaus geselecteerd – Adjust Consulting, Aeves en Conducto – om de komende twee jaar als preferred supplier voor inkoopadviensten te fungeren. De drie bureaus zullen de gemeente onder meer gaan ondersteunen met inkoopconsultancy, aanbestedingstrajecten, spendanalyses, ICT-support en algemene project management ondersteuning. Het contract is in april ingegaan.
Met meer dan 140.000 inwoners behoort Haarlemmermeer tot de twintig grootste gemeenten van Nederland. Er zijn 26 dorpen en kernen die verspreid liggen over een gebied van 18.500 hectare. Ook Schiphol maakt onderdeel uit van die kernen. De gemeentelijke organisatie van Haarlemmermeer heeft zo’n 980 FTE professionals in dienst.
Al een paar jaar is gemeente Haarlemmermeer bezig met het professionaliseren van zijn inkoopfunctie. In 2008 werd besloten om inkoopactiviteiten te centraliseren, met als gevolg dat het nieuw opgerichte team inkoop en aanbesteden (I&A) de regie kreeg over inkoopvraagstukken. Het team adviseert de directie over inkoopstrategieën, politiek gevoelige inkoop- en aanbestedingstrajecten en via hen ook het college van B&W (en soms de Raad). Daarnaast is het team verantwoordelijk voor een aantal beleidsdossiers, zoals duurzaamheid, social return, duurzame/circulaire economie en het stimuleren van het MKB. Een van de veranderingen die sindsdien is doorgevoerd, is de adoptie van business-gedreven inkoop en de lancering van diverse verbeterprogramma’s, waaronder het project Haarlemmermeer inkoopprofessionalisering (HIP). Het project beoogt Inkoop 3.0 te realiseren – “dit traject wordt breed ondersteund en zet Haarlemmermeer nog meer op de kaart als een gemeente die werk maakt van Inkoop en Aanbesteding”, aldus de gemeente.
Om de verdere professionalisering van de inkoopfunctie te ondersteunen startte de I&A afdeling, die momenteel bestaat uit een team van dertien FTE’s, vorig jaar een aanbestedingstraject om externe inkoopspecialisten te vinden die de gemeente kunnen ondersteunen met advies en interim support. Op 10 december 2015 werd de aanbesteding via TenderNed gepubliceerd en werd consultancybureaus gevraagd om een offerte uit te brengen voor het werk. Vanuit de markt was er veel interesse voor de openbare aanbesteding – elf partijen schreven zich in.
Tussen januari en maart nam de gemeente de voorstellen onder de loep, en nodigde een kleine groep van finalisten uit om hun bod te komen pitchen en de gemeente ervan te overtuigen waarom juist zij zich van de andere bureaus onderscheiden. Na een due diligence op de verschillende cases besloot het I&A team om drie consultancybureaus tot preferred supplier uit te roepen: Adjust Consulting uit Amstelveen, Aeves uit Bussum en Conducto uit Bennekom. De drie bureaus werden gekozen op basis van vier criteria: prijs (40%), kennisoverdracht (30%), strategisch partnerschap (20%) en innovatie (10%).
Het contract is per 1 april 2016 ingegaan en heeft een looptijd van twee jaar, waarna de gemeente vervolgens de optie heeft om de overeenkomst te verlengen met 2 x 1 jaar. Op basis van de raamovereenkomst zullen de drie bureaus de gemeente helpen met onder meer inkoopconsultancy, ondersteuning bij aanbestedingstrajecten (ARW, geïntegreerde contracten, Europese aanbestedingen), het uitvoeren van spendanalyses, ICT-ondersteuning en algemene projectmanagement ondersteuning. De consultants zullen ook de kennisoverdracht op medewerkers van de gemeente Haarlemmermeer ondersteunen, wat volgens I&A een belangrijke pijler is van het beleid. “Om ervoor te waken dat de kennis, kunde en ervaring van externe inkoopadviseurs/aanbestedingss
Opdrachten zullen worden gegund aan de hand van mini-competities, wat betekent dat per opdracht Adjust Consulting, Aeves en Conducto zullen moeten pitchen om de gemeente te overtuigen hen te kiezen als opdrachtnemer. De totale omvang van het contract is niet bekendgemaakt in de aanbestedingsprocedure, maar navraag door Consultancy.nl leert dat de gevraagde inzet ligt tussen de drie á vier externe inkoopadviseurs.
Sebastiaan de Bruijn, commercieel directeur van Adjust Consulting, laat weten trots te zijn met de gunning, en voegt toe: “Deze gunning biedt ons een goede manier om de expertise en kwaliteit van Adjust te laten zien. We hebben het volste vertrouwen in een prettige samenwerking.”
“De samenwerking tussen de gemeente Haarlemmermeer en Aeves -Benefit (medio april ontstaan na de fusie tussen de twee partijen) biedt voor beide organisaties grote voordelen”, zegt Wim Nieland, Directeur bij Aeves. “De gemeente kan beschikken over up-to date inkoopkennis en relevante ervaring van hoog opgeleide vakmensen. Aeves - Benefit kan haar consultants nog meer mooie en interessante opdrachten in de regio bieden. Een win-win dus.”
Eerder dit jaar selecteerde het Rijk 10 bureaus voor inkoopconsultancy en advies, waaronder ook Aeves en Conducto.
