Digitaal succes binnen overheid behoeft multi-speed IT

Burgers verwachten méér. Naadloze en real-time dienstverlening van commerciële partijen maakt dat overheden niet kunnen achterblijven in het verbeteren van hun dienstenaanbod. IT afdelingen zijn aan zet om dit mogelijk te maken. Tegelijkertijd worstelen deze afdelingen vaak nog met technologie uit het verleden (legacy) en de continue aanpassingen op deze oude systemen voortvloeiend uit wet- en regelgeving. Deze combinatie van continuïteit, modernisering en innovatie stelt overheden voor een uitdaging. Ontwikkeling moet tegelijkertijd en op verschillende snelheden, onafhankelijk van elkaar kunnen plaatsvinden. Succes is daarom afhankelijk van meer wendbare en flexibele IT ondersteuning die in staat is om tussen meerdere snelheden te schakelen: multi-speed IT.

Multi-speed IT stelt organisaties in staat om gelijktijdig te voldoen aan uiteenlopende eisen vanuit burgers en bedrijven, wetswijzigingen, ketenpartners, interne stakeholders en het veranderende landschap van leveranciers. Onze ervaring bij overheidsorganisaties die het concept van multi-speed IT in de praktijk brengen laat zien dat een succesvolle implementatie aanpassingen vereist langs de assen (1) proces & governance, (2) architectuur & technologie en (3) mensen & cultuur.

1. Proces & governance: organiseren voor innovatie
Flexibiliteit aanbrengen in de IT organisatie en besturing daarvan is cruciaal om naast het onderhoud van het bestaande landschap ook nieuwe digitale diensten voort te brengen. Implementatie van methodologieën als Agile en DevOps naast traditionele waterval ontwikkeling maakt een combinatie mogelijk van frequente updates voor het bestaande landschap, dagelijkse releases voor de digitale diensten richting burgers en bedrijven en de automatisering van IT.

Traditionele cycli voor investeringsplanning bieden daarnaast onvoldoende bodem voor digitale innovatie. Naast de standaard portfolio processen dienen organisaties een kort-cyclische innovatietrechter in te richten om snel in te springen op interne en externe factoren. Het doel moet hier zijn om potentiële digitale innovaties in een vroeg stadium te toetsen op toegevoegde waarde via een herhaalbare methodiek.

2. Architectuur & technologie: wendbare bouwstenen
Multi-speed IT vraagt om flexibele, schaalbare en veilige architectuur. Dit stelt organisaties enerzijds in staat om snel en iteratief te ontwikkelen, anderzijds stabiele verbetering te realiseren en daarnaast te automatiseren. Een dergelijke architectuur heeft een aantal eigenschappen:

• Transitie van grote systemen die van begin tot eind processen ondersteunen naar afgeslankte back-office systemen met kernfunctionaliteit;
• Ontkoppelen van front- en backend systemen om snelle iteratieve ontwikkeling met een korte release cyclus te ondersteunen;
• Ontwikkeling van een laag kant-en-klaar afneembare functies waarop nieuwe applicaties inpluggen en eenvoudig diensten kunnen afnemen;
• Ontsluiting van data in het bestaande landschap om snelle ontwikkeling en gebruik van het volle potentieel van data analytics mogelijk te maken;

3. Mensen & cultuur: talent voor de toekomst
Multi-speed IT organisaties hebben behoefte aan talent dat in staat is om flexibel, snel en kort-cyclisch te werken. Dit betreft vaak profielen die nog niet voor de organisatie werkzaam zijn, zoals data scientists of experts op het vlak van user experience design. Met de intrede van dit nieuwe type medewerkers ontstaat ook de noodzaak tot een cultuurverandering waarin omgang met onzekerheid en een hoge snelheid van verandering centraal staan. Uitgangspunten hierbij zijn ‘fouten maken mag, maar verbeter snel’ en ‘goed is goed genoeg’. Veel organisaties moeten hun strategische personeelsplanning aanpassen voor bovengenoemde omschakeling. Ook traditionele vormen van sourcing (voor zowel inhuur als licenties) zijn onvoldoende voor een IT organisatie die op meerdere snelheden opereert. Dit geldt des te meer in de publieke sector waar aanbestedingen vaak langlopende trajecten zijn.

De overgang naar een multi-speed IT organisatie is voor veel organisaties geen vraag van óf, maar van wannéér. Aanvullend op bovenstaande elementen leert onze ervaring dat het voor succes cruciaal is om klein te beginnen met initiatieven die direct resultaten opleveren, waarbij de genoemde elementen van governance, architectuur en personeel gaandeweg vorm krijgen. Ook is het van belang om bij de start een daadwerkelijk nieuwe en wendbare organisatie náást de traditionele IT afdeling te positioneren en gedurende iedere iteratie een focus te houden op het realiseren van baten. Directies staan nu voor de uitdaging om hun multi-speed IT organisatie in de praktijk succesvol vorm te geven.

Een artikel van Nikoo Delgoshaie en Bastiaan Opdam, beiden werkzaam bij Accenture Technology Strategy.