IG&H adviseerde wehkamp bij opzet distributiecentrum
In september opende Koning Willem Alexander het grootste gemechaniseerde distributiecentrum ter wereld. Het centrum in Zwolle is gebouwd door e-commercespeler wehkamp en heeft de capaciteit om jaarlijks zo’n 34 miljoen pakketten te verzenden. Gedurende het gehele proces, van idee en ontwerp tot realisatie, werd de online retailer bijgestaan door adviseurs van IG&H Consulting & Interim.
De afgelopen jaren is wehkamp – onderdeel van RFS Holding – uitgegroeid tot een van de grootste e-commerce spelers van ons land. Met een omzet van €498 miljoen ligt RFS Holding (naast wehkamp behoort bijvoorbeeld ook platform Fonq hiertoe) voor op online retail concurrenten Zalando (€416 miljoen) en Coolblue (naar verwachting €500 miljoen eind dit jaar), maar ver achter de grootste speler in de markt Ahold (€910 miljoen), eigenaar van webwinkel Bol.com.
Met een groeiende markt in het vooruitzicht – volgens eerder onderzoek van Roland Berger zal de Nederlandse online retailmarkt tegen 2030 naar verwachting uitgroeien naar zo’n €40 miljard – besloot wehkamp in 2012 om significant te investeren in zijn infrastructuur om de toekomstige vraag in de markt aan te kunnen. “Medio 2012 vroeg wehkamp ons om mee te denken over hoe zij haar groeiambitie kan realiseren”, vertelt Mirjam Karmiggelt, Director bij het Utrechtse adviesbureau IG&H Consulting & Interim. “Wij hebben deze complexe opdracht met beide handen aangegrepen en hebben ervoor gezorgd dat wehkamp bovenop de trends blijft zitten en haar concurrentiepositie verder uitbouwt.”
Het traject startte in 2012 met de ontwikkeling van de strategie – waarin de belangrijkste doelstellingen werden bepaald, de servicepropositie werd uitgewerkt en de doorberekening van de business case werd vastgelegd. De ambitie werd uitgesproken om een e-commerce distributiecentrum op te zetten dat meer dan 30 miljoen pakketten per jaar aankan – een toen nog behoorlijk optimistisch scenario.
Gekeken naar de cijfers was deze ambitie echter gebaseerd op solide financiële berekeningen. “Het belangrijkste aspect van de business case was het ontwerpen van een oplossing die toekomstbestendig zou zijn, zowel vanuit wehkamp’s interne doelstellingen als het marktperspectief bekeken. Een ander belangrijk ontwerpcriterium was dat er met de verschillende groeiscenario’s binnen veilige kaders gebleven moest worden”, legt Karmiggelt uit. Om de concurrentie voor te blijven en de groeiambities van wehkamp te volgen, werd gekozen voor een vooruitstrevende oplossing: het grootste gemechaniseerde distributiecentrum ter wereld – geschatte investering: €100 miljoen.
Begin 2013 ging IG&H de volgende fase in en werd gestart met de selectie van de locatie en verschillende partijen (bouw, mechanisatie en ICT). Hiervoor werd een solide projectorganisatie opgetuigd om in korte tijd een voorspelbaar, zorgvuldig selectie- en ontwerpproces door te gaan.
Na goedkeuring door de belangrijkste stakeholders van wehkamp – zowel de directie als commissarissen – werd in het najaar van 2013 een definitieve keuze gemaakt ten aanzien van de blauwdruk, en werd groen licht gegeven voor de bouw en realisatie van het distributiecentrum. “Een mooi moment om van plan naar realisatie te gaan en het lef te hebben achter de ambitie staan”, herinnert Karmiggelt zich. Om er zeker van te zijn dat het programma voldoende draagvlak zou krijgen werd een gecombineerd projectteam opgezet, bestaande uit zowel IG&H adviseurs als wehkamp projectmedewerkers. Ook werden onder meer een implementatie routekaart ontwikkeld, een programma-governance geïmplementeerd en werden alle standaard voorbereidende projectmanagement activiteiten uitgerold.
Gedurende de implementatiefase bleven de consultants van IG&H nauw betrokken bij het programma-management, om ervoor te zorgen dat mijlpalen in het proces op tijd bereikt werden en om de samenwerking tussen de verschillende projectteams te overzien. Ook governance, risk management en PMO vielen onder de verantwoordelijkheid van Karmiggelt en haar team.
Koninklijke opening
Het afgelopen anderhalf jaar bleek een van de meest spannende hoogtepunten uit haar professionele loopbaan, geeft Karmiggelt terugkijkend op het traject aan. Zoals bij veel nieuwe en grote transities van een dergelijke omvang en met tal van afhankelijkheden, kregen sommige mijlpalen en activiteiten te maken met onvoorziene ontwikkelingen. Karmiggelt vertelt: “Het opleveren van een gemechaniseerd DC is meer dan het werkend krijgen van de ‘doos’. Het werkend krijgen van de ICT en de organisatie is minstens zo belangrijk.” Verder benadrukt zij de enorme inspanningen van alle (project-)teams om de diverse mijlpalen tijdig te halen, en op de change management interventies die soms nodig waren om het project tot een goed einde te brengen.
Na zo’n drie jaar aan voorbereiding, ontwikkeling en bouw was het onlangs eindelijk zo ver: op 23 september opende Koning Willem Alexander het grootste geautomatiseerde e-commerce distributie-centrum ter wereld. Het distributiecentrum, gevestigd op bedrijventerrein Hessenpoort in Zwolle, heeft een vloeroppervlak van 53.000 m2, ruimte voor vier miljoen producten en de capaciteit om 34 miljoen pakketten per jaar te verzenden. Alle 200 vaste medewerkers van het voormalige DC zijn meeverhuisd naar het nieuwe pand.
Met de technologische mogelijkheden van het nieuwe distributiecentrum speelt Wehkamp in op de trends van de huidige (en toekomstige) markt. “Voor consumenten is het steeds belangrijker om waar en wanneer men maar wil, foutloos de bestelde producten te ontvangen”, vervolgt Karmiggelt. “Daarnaast wordt het voor de fase waar de markt zich in bevindt, steeds belangrijker om de kosten zo laag mogelijk te houden. Het proces mechaniseren was dan ook onontkoombaar.” In het nieuwe distributieproces worden producten nog maar een keer door personen aangeraakt, het zogeheten ‘one touch picking process’. In principe zou er dertig minuten nadat de klant een bestelling geplaatst heeft het pakketje voor de klant klaar moeten staan om te worden verstuurd.
Terugkijkend op het project vertelt Andries van Daalen, programma directeur van RFS Holland Holding, tevreden te zijn over de samenwerking met IG&H. “Bij alle facetten is sterk rekening gehouden met realisatie van de nieuwe service propositie, kostenreductie en de sterke groeiambitie. Zowel bij het maken van de plannen als bij de realisatie van dit grootste geautomatiseerde magazijn voor e-commerce ter wereld heeft IG&H uitstekend met ons meegedacht en ons met raad en daad terzijde gestaan.”
