KplusV: 10 tips voor aanbesteden van afvalverwerking
De levering van ondergrondse containers, de inzameling of verwerking van afval, de sortering van kunststof. Voor deze en andere afvaltaken doen gemeenten aanbestedingen. Maar waar moeten bestuurders rekening mee houden bij zo’n aanbesteding? Wat is handig en wat misschien minder? Adviseurs van KplusV geven op basis van hun jarenlange ervaring in de branche tien tips.
Vanaf 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het inzamelen, sorteren en hergebruiken van kunststofafval. Veel van hen besteden die taak uit. In de praktijk blijkt het niet altijd even eenvoudig om een aanbesteding goed op te zetten, zodat de beoogde doelen worden bereikt. Welke procedures dienen er gevolgd te worden? Wat zijn de belangrijkst KPIs en succesfactoren? En moet zo’n aanbesteding worden ingekleed? Volgens Aiko Klein, senior adviseur bij adviesbureau KplusV, doen gemeenten er verstandig aan om hun aanbestedingsproces in te richten rondom vier elementen. Het bureau heeft de afgelopen jaren tientallen aanbestedingen in de afvalbranche begeleid, en heeft op basis van deze ervaring een eigen visie ontwikkeld. Over de hele linie komen telkens vier factoren naar voren als de belangrijkste randvoorwaarden, aldus Klein.
Om te beginnen, is er altijd sprake van een marktsituatie. Inzicht in reële mogelijkheden, interesse van marktpartijen, ontwikkelingen en uitkomsten helpen om de aanbesteding optimaal vorm te geven. Daarnaast zijn de bestuurlijke uitgangspunten van belang. Zoals wensen voor de manier waarop en de mate waarin duurzaamheid een plek krijgt. Of bestuurlijke voorkeuren voor regionale verwerking. Praktisch gezien zullen er eisen zijn voor de inrichting van de aanbesteding. Worden overslag en transport bijvoorbeeld meegenomen in de aanbesteding? Tot slot bestaat er een juridisch kader waarbinnen alle wensen en uitgangspunten moeten worden verwezenlijkt.
Samenvattend heeft Klein nog tien praktische tips opgesteld voor aanbestedingstrajcten:
1. Begin op tijd. Een goede aanbesteding valt of staat bij goed contractbeheer. Weet dus welke contracten er zijn, waarvoor en tot wanneer. Zo creëer je voldoende voorbereidingstijd voor het aanbesteden van nieuwe contracten.
2. Zorg dat je actuele kennis hebt van de markt. Voer daarvoor eventueel een marktverkenning uit, zodat je op de hoogte bent van spelers, activiteiten, technieken, innovaties en marktprijzen.
3. Wees van begin tot eind zorgvuldig. Om procesmatig en inhoudelijk tot het gewenste resultaat te komen, is het essentieel om alle aanbestedingsstappen nauwkeurig te doorlopen.
4. Betrek voortdurend relevante afdelingen en personen.
5. Start bij de basis. Formuleer samen wat de bestuurlijke en praktische uitgangspunten zijn. Wat zijn je visie en ambities voor het afvalbeheer en je marktpositie? Bestaan er afgeleide doelstellingen voor bijvoorbeeld werkgelegenheid? Daarmee bepaal je hoe je de aanbesteding het beste kunt inrichten.
6. Reken de scenario’s door, zodat je de effecten van de beoordelingssystematiek kunt toetsen. Bereik je je doel ermee en is er voldoende concurrentie mogelijk?
7. Wees duidelijk over de precieze input die je van een inschrijver vraagt. Inschrijfprijzen, plan van aanpak, enzovoorts.
8. Als je kwalitatief beoordeelt, richt het proces dan zo in dat een objectieve beoordeling geborgd is.
9. Toets inschrijvingen op haalbaarheid en realiteit.
10. Zie er vervolgens op toe dat de aanbieder zijn afspraken nakomt. Neem hiervoor instrumenten op in de aanbestedingsdocumenten, zoals een bonus/malus-systeem.
