Involvation helpt Lantor met QA tijdens SAP uitrol

Of het nu organisatieveranderingen of ERP-implementaties zijn, veel projecten zijn gedoemd uit te lopen of zelfs te mislukken. Logistiek adviesbureau Involvation maakte daarom werk van Quality Assurance en ontwikkelde een succesvolle methodiek. Controller en projectleider Martijn Wesly van Lantor ondervond de meerwaarde. "Involvation heeft de kwaliteit en snelheid van de implementatie aanzienlijk verbeterd!"

Het Veenendaalse Lantor produceert en verrijkt nonwovens. De vliezen vinden hun weg naar afnemers over bijna heel de wereld. Ze worden toegepast in uiteenlopende producten, van kabels en boten tot dakbeplating en geurbuiltjes. Het bedrijf telt 170 medewerkers. "We richten ons op nichemarkten", zegt Wesly. "We leveren gestandaardiseerde en maatwerkvliezen. Twee categorieën met verschillende klantorderontkoppelpunten. Dat maakt de productieaansturing complex."

Project met impact
Lantor was toe aan een nieuw ERP-systeem en betrok Involvation bij het selectietraject. De keuze viel op SAP. Al snel werd duidelijk dat de implementatie tal van optimalisatiemogelijkheden bood. Zo zijn grondstoffen en (half-)producten voortaan door het volledige productieproces traceerbaar. “De verandering had niet alleen consequenties voor de kantooromgeving. De 120 mensen in de fabriek moesten meer informatie gaan vastleggen in andere software. Dat geeft de impact van de implementatie aan voor de organisatie”, aldus Wesly. “De implementatie startte op 1 maart 2007 en zou binnen een jaar afgerond moeten zijn. Twaalf key-users hebben zich fulltime beziggehouden met het inrichten van de software. Verder waren er consultants van implementatiepartner MyJuice bij betrokken. Na een half jaar werd ik projectleider. Ik rapporteerde aan de stuurgroep.”

Oplossingsgericht
Specifieke uitdagingen waren onder meer de hoge mate van nauwkeurigheid van SAP en het grote aantal klantspecifieke productconfiguraties. De discussies in het projectteam varieerden dan ook van strategische keuzes tot details op gebruikersniveaus. Daarbij werd de meerwaarde van Quality Assurance (QA) door Involvation zichtbaar. “We hadden Involvation gevraagd de kwaliteit van dit project te bewaken. Dat deden ze onafhankelijk en met autoriteit. Hun QA-consultant stond boven de partijen en wist de vertaalslag te maken van details op gebruikersniveau naar impact voor het project. Stelde hij vast dat er een probleem was, dan werd dit niet betwist, waardoor tijdrovende discussies uitbleven. Het effect was verrassend. De stuurgroep kon oplossingsgericht bezig zijn in plaats van probleemgericht!”

Vliegwiel
De QA-consultant van Involvation formuleerde vier kwaliteitsaspecten: projectorganisatie, project-kwaliteit, planning en informatie/communicatie. Op basis van formele en informele gesprekken met de key-users en de consultants stelde Involvation vast hoe de vlag erbij hing. “Tijdens periodieke stuurgroepbijeenkomsten presenteerde de QA-consultant de status, waarbij alle kwaliteitsaspecten groen, oranje of rood gemarkeerd werden. Ofwel: gaat goed, kan een probleem worden of ís een probleem”, legt Wesly uit. “We hebben de rol van Involvation ervaren als vliegwiel: voor welke uitdaging we ook stonden, we konden ons meteen op de oplossing richten. Zonder de gevreesde ‘dode punten’ en oeverloze discussies. Als stuurgroep bleven we bovendien op  het juiste niveau naar het project kijken. Ofwel: we konden echt sturen!” 

Wesly weet nu uit ondervinding wat het rendement is van Quality Assurance als integraal onderdeel van het projectmanagement. “De implementatie is inmiddels afgerond en ik durf te zeggen dat Involvation de kwaliteit en snelheid van het project aanzienlijk heeft verbeterd!”