Rijnconsult: Vijf kenmerken van wendbare organisaties
Agile, of wendbaar in het Nederlands, heeft zich de afgelopen jaren ontpopt tot een buzzwoord in de zakenwereld. Als gevolg van de veranderende marktcondities zijn organisaties gedwongen om nieuwe businessmodellen te adopteren om concurrerend te blijven. Naast welbekende onderwerpen als internationalisering, klantcentriciteit en Big Data, wordt agile over het algemeen erkend een van de sleutel strategische thema’s voor toekomstbestendige bedrijfsmodellen. Agile organisaties zijn in staat om op een snelle en efficiënte manier in te spelen op onvoorspelbare veranderingen en klantwensen.
Om agile te worden moeten organisaties hun bedrijfsvoering en processen binnen de hele waardeketen stroomlijnen en ervoor zorgen dat alle activiteiten gelinkt zijn aan strategische drijvers. Echter, ondanks de snelle opkomst en populariteit van agile, worstelen organisaties in de praktijk met het transformeren van hun bedrijfsvoering tot een geöliede machine. Om bedrijven te helpen met agile transformaties hebben Rijnconsult adviseurs Mark Nijssen en Esther Lusse een overzicht gecreëerd van vijf kenmerken van wendbare organisaties. Met deze principes op hun plek, die gebaseerd zijn op bestaande theorieën en jarenlange praktijkervaring van de organisatieadviseurs, doen organisaties een grote stap richting agile leiderschap.
De vijf kenmerken van wendbare organisaties:
1 Een schaalbaar personeelsbestand. Welke keuzes de organisatie ook maakt, veranderingen in het personeelsbestand zijn onafwendbaar en voortdurend. Organisaties hebben telkens meer, minder of andere medewerkers nodig. Doordat de organisatie andere keuzes maakt en doordat de buitenwereld soms keuzes voor de organisatie maakt. Een schaalbaar personeelsbestand helpt de impact van veranderingen te beperken. Veel organisaties zetten hiertoe in op het op- en afbouwen van de flexibele schil: uitzendkrachten, zzp’ers of freelancers. Daarnaast zit er meer flexibiliteit in het vaste personeelsbestand dan we soms denken. Door horizontale en verticale mobiliteit te stimuleren, gebruik te maken van een urenbank of slim inzetten van overwerk.
2 Participatieve besluitvorming. Bij het nemen van beslissingen leidt een participatieve benadering tot een hogere kwaliteit en snelheid van besluitvorming.
Participatieve besluitvorming heeft als voordeel dat organisaties alle kennis benutten en zo een rijk scala aan opties afwegen. Op het eerste gezicht kan participatieve besluitvorming daardoor wel vertragend lijken. Onderzoek laat echter zien dat hierdoor veel sneller de onwaarschijnlijke en onwenselijke opties afgestreept worden en men zich volledig kan richten op de wenselijke en haalbare opties. Dit voorkomt een latere zoektocht naar ‘wat we over het hoofd hebben gezien’.
3 Blik naar buiten. Veel veranderingen die impact hebben op de organisatie komen uit de buitenwereld. Zoals veranderende wetgeving, openbreken of aangaan van contracten en veranderingen in de situatie van cliënten. Het tijdig signaleren van deze veranderingen vereist een blik naar buiten. Een wendbare organisatie geeft deze blik naar buiten concreet vorm. Er worden functionarissen verantwoordelijk gemaakt om de buitenwereld te monitoren en signalen door te geven en te vertalen. Daarnaast wordt slim gebruik gemaakt van externe expertise die in de organisatie wordt geïntroduceerd. Ook worden medewerkers in staat gesteld om signalen op te pikken en door te vertalen naar de organisatie.
4 Lerend vermogen. Organisaties met een groot lerend vermogen kunnen informatie in de context plaatsen en toepassen. Door kennisdeling en -toepassing ontstaan in de strategische dialoog nieuwe perspectieven en kansen. Het lerende vermogen wordt bepaald door sociale interactie. Leren door de organisatie vindt niet plaats op het niveau van het individu, maar door interactie in een groep. In organisaties met een groot lerend vermogen zoeken medewerkers elkaar op voor intervisie, gaan zij samen experimenten aan die zij vervolgens evalueren.
5 Aanpasbare organisatiestructuur. De inzet van middelen en het gedrag van medewerkers worden bepaald door de (organisatie)structuur. De aanpasbaarheid van de organisatiestructuur neemt toe door principes uit projectmatig werken toe te passen (overigens zonder er meteen een projectorganisatie van te maken). Ook het bemensen van teams en afdelingen op basis van dan geldende behoeften in competenties en het werken in meerdere teams of afdelingen tegelijkertijd draagt bij aan de aanpasbaarheid van de organisatiestructuur.
Decentraal organiseren, het beperken van het aantal managementlagen en de toepassing van zelfsturende teams zijn andere voorbeelden die bijdragen aan de aanpasbaarheid van de organisatiestructuur.
