De wisselwerking tussen logistieke processen, WMS-logica en de fysieke inrichting
Hoe ontwerp je een warehouse vanuit je processen en warehouse managementsysteem (WMS)-logica? En in hoeverre bepaalt het WMS de fysieke inrichting van het magazijn? Volgens Petra de Boer, Senior Consultant bij Groenewout, ontstaan de beste resultaten wanneer logistieke processen, WMS-logica en fysieke inrichting gelijktijdig worden ontwikkeld.
Bij het ontwerpen van een warehouse gaat de aandacht vaak als eerste naar het gebouw: hoeveel vierkante meters zijn beschikbaar, hoeveel palletplaatsen zijn nodig en welke stellingen passen in de ruimte? Begrijpelijk, maar is dit terecht?
Een warehouse is namelijk veel meer dan alleen een opslagruimte. Het is een wisselwerking van logistieke processen, medewerkers, systeemlogica en fysieke inrichting.
De echte uitdaging is daarom niet alleen hoe je het magazijn bouwt, maar vooral hoe processen, WMS en lay-out elkaar versterken. De centrale vraag is dan ook: ontwerp je eerst het warehouse en pas je daarna het WMS aan, of start je juist vanuit processen en WMS-logica?
Wanneer de fysieke inrichting leidend is
In veel projecten start het ontwerp vanuit de fysieke ruimte. Denk hierbij aan de lay-out, stellingen, gangbreedtes, docks en mechanisatie. De fysieke flow wordt daarmee automatisch leidend. Het gevolg is vaak dat het WMS zich moet aanpassen aan beperkingen van het gebouw. Het systeem ondersteunt de operatie dan vooral administratief, in plaats van dat het actief stuurt en optimaliseert.
Een goed voorbeeld hiervan is een smallegangenmagazijn in een bestaand pand. In dit type magazijn is vaak sprake van eenrichtingsverkeer met maar één truck tegelijk per gangpad. Daardoor worden pickroutes per gang opgebouwd en ontstaat er vaak een tweetrapsproces, waarbij bijvoorbeeld een reachtruck de pallets aan- of afvoert en een smallegangentruck de opslag of order picking uitvoert.
De fysieke indeling van het magazijn is hierbij bepalend voor de manier waarop zowel het systeem als de werkzaamheden worden uitgevoerd. Door de beperkingen van de ruimte worden medewerkers en voertuigen gedwongen om op een specifieke manier te werken, waardoor er minder flexibiliteit is in de uitvoering van de processen.
Hierdoor hebben niet alleen de planning en aansturing vanuit het WMS minder ruimte om te optimaliseren, maar ligt de nadruk vooral op het volgen van de fysieke beperkingen van het magazijn.
Deze aanpak werkt in de praktijk vaak prima op korte termijn, maar beperkt de flexibiliteit en schaalbaarheid op langere termijn.
Wanneer processen en WMS leidend zijn
De andere benadering is juist volledig proces- en systeemgedreven. Hierbij worden eerst de logistieke processen ontworpen en wordt daarna het WMS ingericht op basis van best practices.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan dynamische slotting, slimme replenishment-logica, geavanceerde pickstrategieën of realtime aansturing van warehouse-activiteiten. In theorie levert dit zeer efficiënte warehouseprocessen op. Maar ook hier zit een risico: WMS-processen kunnen perfect ontworpen zijn, terwijl de fysieke omgeving dit niet ondersteunt.
Een voorbeeld is dynamische slotting. Bij vaste locaties hebben producten een vaste plek in het magazijn, terwijl bij dynamische locaties het WMS bepaalt waar goederen worden opgeslagen op basis van beschikbaarheid en efficiëntie.
Het WMS bepaalt dan bijvoorbeeld automatisch dat snellopende artikelen dichter bij het verzendgebied moeten liggen om loopafstanden te beperken. Maar als het magazijn stellingen heeft met beperkte hoogtes of draagvermogens, blijken die ideale picklocaties fysiek onbruikbaar. Medewerkers vallen dan terug op oude werkwijzen en de WMS-logica verliest zijn waarde.
Een slim systeem alleen is dus niet genoeg.
Wanneer bepaalt de fysieke realiteit het WMS?
In sommige situaties is het simpelweg niet mogelijk om processen of lay-outs volledig opnieuw te ontwerpen. Dat zie je vooral bij brownfieldprojecten, bestaande gebouwen, oudere ERP-systemen of operationele omgevingen die continu moeten doordraaien.
In deze situaties wordt het WMS vaker volgend dan leidend. De fysieke realiteit bepaalt dan welke processen haalbaar zijn en welke WMS-functionaliteiten daadwerkelijk gebruikt kunnen worden. Dit betekent overigens niet dat optimalisatie onmogelijk is, maar wel dat keuzes realistischer en pragmatischer moeten worden gemaakt.
De juiste volgorde van warehouseontwerp
In succesvolle warehouseprojecten zie je meestal dezelfde logische volgorde terug.
1: Orderprofielen en servicelevels
De eerste stap is het verkrijgen van inzicht in de orderstromen binnen het magazijn. Hierbij wordt door middel van een dataanalyse gekeken naar verschillende aspecten zoals het type orders (bijvoorbeeld groot, klein, compleet of deelleveringen), de spreiding van orders over de dag, week of seizoenen en de momenten waarop piekbelasting optreedt.
Daarnaast is het belangrijk om de omloopsnelheid en het verbruik van producten te analyseren, zodat duidelijk wordt welke artikelen snel bewegen, welke langer in opslag blijven en welk type picklocatie benodigd is.
Ook de gewenste servicelevels spelen hierin een cruciale rol. Dit gaat onder andere over levertijden, leverbetrouwbaarheid en klantverwachtingen. Door deze elementen samen te analyseren, ontstaat een compleet beeld van de vraagpatronen en prestatieeisen, wat essentieel is als basis voor verdere proces- en magazijninrichting.
2: Logistieke processen
In deze stap wordt het volledige traject van de goederen door het magazijn in kaart gebracht, vanaf de ontvangst tot en met de uiteindelijke verzending. Daarbij wordt gekeken naar hoe goederen binnenkomen, worden verwerkt en vervolgens een plek krijgen binnen de opslagstructuur. Vanuit die opslag worden ze, afhankelijk van de vraag, weer aangevuld naar de juiste locaties om het orderverzamelproces te ondersteunen.
Vervolgens draait het om de manier waarop orders worden verzameld, gecombineerd en voorbereid voor verdere afhandeling, waarna ze uiteindelijk worden klaargezet voor transport naar de klant. Door dit gehele proces als samenhangend geheel te analyseren, ontstaat inzicht in de goederenstroom en de onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende activiteiten binnen het magazijn.
3: WMS-logica
Pas in deze stap wordt de logica binnen het WMS ingericht. De WMS-logica vormt de vertaalslag van de operationele processen naar de manier waarop het systeem het magazijn aanstuurt.
Hierbij worden keuzes gemaakt over hoe goederen worden toegewezen, verplaatst en gepickt, en op welke manier voorraad en werkzaamheden worden beheerd. Het gaat daarbij vooral om het vastleggen van de regels en principes die bepalen hoe het systeem de dagelijkse uitvoering ondersteunt en optimaliseert binnen de logistieke operatie.
4: Fysieke inrichting
Wanneer de processen en de bijbehorende systeemlogica helder zijn, wordt de fysieke inrichting van het magazijn ontworpen. In deze fase wordt bepaald hoe de ruimte het beste kan worden benut om de gekozen werkwijze te ondersteunen. Daarbij gaat het om de indeling en uitvoering van elementen zoals opslagstructuren, loop- en rijroutes, functionele zones en buffergebieden.
Ook de inrichting van de laad- en losgebieden en de mate waarin automatisering wordt toegepast spelen hierin een belangrijke rol. Het doel is om een fysieke omgeving te creëren die de operationele processen zo goed mogelijk faciliteert en aansluit op de manier waarop het systeem en de organisatie het werk willen uitvoeren.
Conclusie
Een warehouse ontwerp je niet alleen vanuit het gebouw en ook niet alleen vanuit het systeem. De beste resultaten ontstaan wanneer logistieke processen, WMS-logica en fysieke inrichting gelijktijdig worden ontwikkeld.
Daarbij geldt meestal het volgende, deels iteratieve proces: processen zijn leidend, WMS-logica is structurerend en de fysieke inrichting is ondersteunend.
Of anders gezegd: het systeem moet de processen ondersteunen en niet andersom.
Over de auteur: Petra de Boer is Senior Consultant bij Groenewout.
