SaaS-platform Viamanta digitaliseert onderhoudscoördinatie in transport en logistiek
In de transport en logistiek wordt onderhoudscoördinatie nog vaak geregeld via telefoontjes, Excel-sheets en ad hoc-planning. Viamanta brengt daar verandering in met een SaaS-platform dat processen digitaliseert en stroomlijnt. IG&H ondersteunde de ontwikkeling van het platform.
Het vertrekpunt van Viamanta was een hardnekkig probleem in de praktijk. Bij de vloten van diverse klanten werd een structureel knelpunt zichtbaar: trucks en trailers stonden onnodig lang stil bij werkplaatsen, er was te weinig overzicht en de communicatie verliep stroef.
Wagenparkbeheerders besteedden veel tijd aan telefoontjes en e-mails, terwijl de meeste werkplaatsen nauwelijks gedigitaliseerd waren – Gmail, telefoons en een flinke dosis improvisatie waren de voornaamste hulpmiddelen.
Die stilstand had directe gevolgen: hogere kosten, lagere efficiëntie en een grotere ecologische voetafdruk. Door onderhoud en werkplaatsplanning te verbeteren, kunnen bedrijven dezelfde hoeveelheid werk met minder voertuigen uitvoeren – en daarmee ook de uitstoot terugdringen.
Van werkplaats naar product
Voor de ontwikkeling van de oplossing sloeg Viamanta de handen ineen met IG&H. Een gezamenlijk team reed mee met chauffeurs, sprak met werkplaatsmanagers en analyseerde honderden onderhoudsprocessen. De inzichten uit deze praktijkonderzoeken vormden de basis voor het nieuwe Software-as-a-Service (SaaS)-platform.
Het platform richt zich op drie kernfuncties: transparante communicatie, duidelijke planning en betrouwbare statusupdates. Wagenparkbeheerders krijgen realtime inzicht in de beschikbaarheid van werkplaatsen.
Verder versnelt een ingebouwde chatfunctie kostengoedkeuringen – het moment waarop werkplaatsen doorgaans moeten wachten voor ze met hun werkzaamheden kunnen beginnen. Ook worden afspraken centraal vastgelegd, wat de facturering en betalingsverwerking vereenvoudigt.
Daarnaast krijgen wagenparkbeheerders op één plek inzicht in de verwachte inzetbaarheid van hun voertuigen, wat proactief wagenparkbeheer moet ondersteunen.
IG&H speelde een sleutelrol bij de ontwikkeling van het platform. Het verzorgde onder meer de propositie, customer journey, user experience, user interface en technologische oplossing.
Adoptie als grootste uitdaging
De complexiteit zat volgens IG&H niet zozeer in de techniek, maar in de mensen: “Werkplaatsmanagers speelden een belangrijke rol bij het ontwerpen van een tool die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, zelfs voor mensen die niet zijn opgegroeid met digitale tools. Met een vergrijzend personeelsbestand in werkplaatsen was toegankelijkheid een topprioriteit.”
Volgens IG&H werd bewust geïnvesteerd in design, ondanks dat dit binnen B2B-software vaak geen prioriteit heeft: “Het op chat gebaseerde communicatieconcept werd snel omarmd, zelfs door mensen die jarenlang op telefoongesprekken hadden vertrouwd.”
Tegelijkertijd kwam de acceptatie niet vanzelf. “Nieuwe technologie roept altijd vragen op. Past dit bij onze manier van werken? Wat als er iets misgaat? Waarom zouden we überhaupt veranderen? Op zulke momenten maakt een bekend gezicht het verschil.”
Het team combineerde technologie met persoonlijke ontmoetingen tijdens de eerste workshops om gebruikers door de overgang te begeleiden. “Bij het betreden van Duitsland als nieuwe markt was het van cruciaal belang om vanaf het begin moedertaalsprekers met branche-ervaring in te schakelen. Het meenemen van een taart om nieuwe gebruikers te verwelkomen en relaties op te bouwen heeft ook geholpen. Kleine menselijke gebaren verlaagden de drempel om iets nieuws te proberen.”
Schaal, internationale expansie en digital agents
Viamanta begon met pilots bij verschillende klanten. Dankzij een netwerk waarin ook DHL actief was, kon snel een prototype worden getest. “Inmiddels telt het platform meer dan tienduizend assets, voornamelijk in de Benelux en Duitsland. De uitbreiding naar Frankrijk en Polen is al in gang gezet”, aldus IG&H.
De gefragmenteerde markt maakt schaal tegelijk de grootste uitdaging én de sterkste troef. Volgens IG&H ontstaat de waarde van een platform als Viamanta pas echt wanneer voldoende werkplaatsen en wagenparkbeheerders zijn aangesloten. Het bereiken van die kritische massa kost tijd, maar het bedrijf zegt inmiddels duidelijke tractie te zien.
Een succesvolle implementatie in Rotterdam maakte dat andere locaties snel volgden. Europa biedt volgens IG&H bovendien aanzienlijke groeikansen, omdat de digitalisering van onderhouds- en planningsprocessen in veel markten nog achterloopt.
De ambities van Viamanta reiken verder dan planning en communicatie. Als eerste stap zijn telematicadienstverleners geïntegreerd, waardoor wagenparkbeheerders kunnen bijhouden wanneer voertuigen bij garages aankomen of vertrekken, wat belangrijk is voor het berekenen van de inzetbaarheid van voertuigen.
De opgebouwde datalaag kan in de toekomst ook worden ingezet voor dynamische beschikbaarheid, prijsmechanismen of automatische planning via digitale agents.
Max Gellert, Managing Director van Viamanta, zegt: “Misschien hebben we over tien jaar geen front-end meer nodig. Dan doet een digitale agent alles voor je – van onderhoud boeken tot de juiste werkplaats selecteren. Maar zover zijn we nog niet. Wat we nu wél hebben, is tractie, een werkend product en een team dat klaar is om te schalen.”
