BPM Consult helpt bouwbedrijven binnen VB Groep bij strategisch informatieplan
VB Groep, bestaande uit zes bouwbedrijven en een ontwikkelbedrijf, heeft zijn visie op informatiemanagement voor de bouwbedrijven uitgestippeld met een strategisch informatieplan. Het inventariseren van de informatiebehoefte was de rode draad, die werd ondersteund door BPM Consult.
Onder de vlag van VB Groep opereert een groep familiebedrijven die actief zijn op het gebied van ontwikkeling en bouw. VB Groep is landelijk actief, met een focus op Midden- en Zuid-Nederland.
De bouwbedrijven Huybregts Relou, Smeets Bouw, Smeets Vastgoedservice, Van Heur, Van Miltenburg en VB Bouw maken deel uit van VB Groep en zijn actief op het gebied van nieuwbouw, renovatie & onderhoud, transformatie, bouwservice en niet-planmatig onderhoud.
VB Groep staat midden in ontwikkelingen zoals de toenemende vraag naar duurzame en circulaire bouwmethoden, de verbreding van de vraag naar diensten van klanten en, niet in de laatste plaats, digitalisering.
Informatiemanagement strategie
In het kader van de pijler digitalisering ontstond behoefte aan een informatiemanagementstrategie op basis van een structurele analyse van ontwikkelingen en informatiebehoeften.
Gerben Rochat, Hoofd ICT bij VB Groep: “Wij willen de volgende fase van onze digitale transformatie invullen voor de komende vijf tot zes jaar door een informatiemanagementstrategie voor de bouwbedrijven op te zetten. Hiermee willen we een leidraad creëren waarmee de bouwbedrijven elkaar verder kunnen versterken en waarbij uniformeren en standaardiseren centraal staan.”
“De uitdaging is dat VB Groep bestaat uit bouwbedrijven die in de basis hetzelfde doen, maar door de jaren heen elk hun eigen expertise hebben opgebouwd rond diverse disciplines en deels verschillende processen hanteren. Als VB Groep maken we nog niet optimaal gebruik van informatietechnologie.”
“We willen voor alle activiteiten waarin we actief zijn een krachtige visie op het informatiemanagement van de toekomst. Doel van deze strategie is om de kaders te stellen voor de (her)inrichting van onze processen, maar ook het bepalen van de juiste softwareplatforms.”
Na een zoektocht naar een onafhankelijke partner – “zonder voorkeur voor software of een sterk gekleurde bril” – kwam VB Groep uit bij BPM Consult.
Aanpak
Over de opdracht zegt Rochat: “Voor ons was het belangrijk om een realistisch beeld te krijgen van de huidige situatie, waarbij de input van medewerkers centraal staat. Alleen zo kunnen we komen tot een volledige, volwaardige en breed gedragen visie en strategie.”
Renco Bakker, Managing Director van BPM Consult, vertelt over de aanpak: “We hebben eerst een gezamenlijk gesprek gehad over de relevante aspecten van informatiemanagement. Het negenvlakmodel van Maes bood hier een goede structuur voor.”
“In co-creatie kwamen we tot een aanpak met een combinatie van het inventariseren van strategische ontwikkelingen bij de bouwdirecteuren en een grondige inventarisatie van de werkprocessen met de operationele informatiestromen, bij de uitvoerende bouwteams.”
Wouter Bezemer, Groepsdirecteur Bouwen bij VB Groep, vult aan: “‘Ons motto is ‘resultaat komt samen’. Het in kaart brengen van werkprocessen en het begrijpen van de behoefte van collega’s bij het dagelijkse werk is minstens zo belangrijk als wat wij daar als bouwdirectie van vinden.”
“Als directeur wil ik graag weten welke processen en applicaties goed functioneren en waar verbetering nodig is. Maar ook: waar laten we kansen liggen en zien we mogelijk bedreigingen over het hoofd?”
De co-creatieaanpak bleek een schot in de roos. “We hebben de werkprocessen op verschillende vestigingen uitvoerig geïnventariseerd, in dialoog met de uitvoerende bouwteams. De collega’s konden vrijuit spreken – en dat deden ze ook”, zegt Rochat.
“Het leuke vond ik – naast het in beeld krijgen van de informatiebehoefte – ook de sociale aspecten van de werksessies. Door je echt te verdiepen in de wereld van een werkvoorbereider, uitvoerder of huurderscoach, leer je je collega’s ook weer beter kennen. Zo kan ik mijn rol als Hoofd ICT ook weer beter invullen en zo een brug slaan tussen ICT en de bouwbedrijven. Waarbij ik de bouwbedrijven zie als één geheel en niet als sterk afgekaderde onderdelen.”
Mensgerichte benadering
Volgens Bakker ligt een deel van het succes ook in de mensgerichte benadering. “Het sterke aan VB Groep vind ik dat het vertrouwen in de medewerkers van nature groot is. Waar mensen tegenaan lopen telt echt, de familiecultuur brengt dat met zich mee. Wat wij het ‘uitlijnen van people-process en technology’ noemen, past heel goed bij de bedrijfscultuur van VB Groep.”
Na het inventariseren van werkprocessen en de informatiebehoefte volgde de consolidatie, en de vergelijking met de visie van ICT op de life cycle van de applicaties. Ook werd nagedacht over IT-governance als permanente structuur voor het matchen van behoefte en aanbod rond het applicatielandschap en de aanverwante bedrijfsprocessen.
“De resultaten van de interne analyse zijn zeer waardevol”, concludeert Rochat. “Op basis daarvan werken we nu aan een heldere visie en strategie, aangevuld met een externe analyse. Zo zorgen we voor een goede afstemming tussen onze strategische koers, organisatie-inrichting en uitvoering.”
“Het blijft voor ons belangrijk om toekomstgericht te blijven denken en te blijven investeren in digitalisering, verduurzaming en onze aantrekkingskracht als werkgever.”
