Dutch process innovators over het belang van integraal procesmanagement
Dutch process innovators (dpi) is een jong advies- en procesbureau met een frisse blik op bouw, infra en energie. Jesse Brandt en Ileen van den Berg vertellen over de aanpak die het bureau hanteert om complexe projecten binnen deze uitdagende sectoren tot een goed einde te brengen.
Het in 2009 opgerichte dpi levert zes diensten – van tenderstrategie tot assetmanagement – en ontwikkelt daarvoor specifieke en uiteenlopende oplossingen. Die worden georganiseerd vanuit vier kennispijlers: tender, project, asset en omgeving. Cruciaal is echter dat deze pijlers niet op zichzelf staan.
“Juist de samenwerking tussen die pijlers maakt dutch process innovators steeds slagvaardiger”, vertelt dpi-adviseur Ileen van den Berg. “Door toenemende interne integratie, de groeiende complexiteit van opgaven en een langere betrokkenheid bij projecten, raken de diensten en kennisdomeinen steeds meer met elkaar verweven.”
“Zo ontstaat een integraal en krachtig aanbod dat klanten helpt om projecten slimmer te organiseren én toekomstbestendig te maken”, vult collega-adviseur Jesse Brandt aan.
Bouwen aan de toekomst, een opgave van formaat
En dat is zeer welkom in de bouw-, infra- en energiesectoren. “We weten allemaal dat opdrachtgevers én opdrachtnemers in deze sectoren voor een ingewikkelde opgave staan”, aldus Jesse.
“Door de groeiende vraag naar infrastructuur, de dringende behoefte aan duurzame energiebronnen en de aanhoudende stedelijke ontwikkeling komen deze sectoren onder druk te staan”, schetst hij. “Er is behoefte aan oplossingen die niet alleen aan de verwachtingen van vandaag voldoen, maar ook inspelen op de behoeften van de toekomst.”
“In plaats van een specifieke rol in te vullen, kijken wij liever naar welk resultaat ze willen bereiken.”
“Vooral bij grote projecten zien we dat er tijdens de verschillende projectfases allerlei complexe processen spelen”, haakt Ileen aan. “De projecten duren vaak meerdere jaren, waarbij er per fase verschillende belanghebbenden en disciplines betrokken zijn. Dit leidt nog weleens tot communicatieproblemen, vertragingen en budgetoverschrijdingen.”
“Daarbovenop komt de toenemende maatschappelijke aandacht voor duurzaamheid én de noodzaak om technologische innovaties te omarmen”, legt ze uit. “Alles bij elkaar voldoende redenen om de diverse processen die binnen zo’n complex project aan bod komen goed te organiseren.”
Gelijkwaardige partners
Ileen constateert echter dat partijen zoals aannemers vaak een rol uitvragen, als ze hulp zoeken bij het optimaliseren van de projectprocessen.
“Maar in plaats van een specifieke rol in te vullen, kijken wij liever naar welk resultaat ze willen bereiken”, geeft ze aan. “Door als procespartner aan te sluiten bij de opdrachtnemende partij, en te fungeren als onderdeel van het team, houden wij de focus op de behoeftes bij dit project en kunnen we hen optimaal ondersteunen in de route daarnaartoe.”
Jesse vult aan: “Door samen met de aannemer als gelijkwaardige partners een project te draaien, kunnen zij zich bezighouden met hun core business – ontwerpen, bouwen, berekeningen – en zorgen wij dat alles daaromheen goed georganiseerd is. Of het nou gaat om de tenderfase, de uitvoering of gericht op asset- of omgevingsmanagement, samen zorgen we ervoor dat het project zo soepel en beheerst verloopt.”
De vraag achter de vraag
Ileen vertelt dat dutch proces innovators vaak fungeert als de lijmende factor tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. “We kijken wat het beste is voor het project en sturen daarin beide partijen aan.”
“Daarbij sluiten we zoveel mogelijk aan bij de werkwijze van de aannemer”, legt ze uit. “Bovendien nemen we proactief mensen mee in de processen. We zijn niet bezig met het proces om het proces, maar geven hier juist een heel praktische invulling aan.”
Jesse: “Om bouwprojecten zo beheerst mogelijk uit te voeren, doorlopen we een aantal stappen. Als eerste analyseren we de doelstellingen, behoeften, verwachtingen en risico’s. Daarbij moet je als procesmanager verder kijken dan de klantvraag en de projectbehoefte als geheel helder zien te krijgen. Dat noemen we bij dutch process innovators ‘de vraag achter de vraag’.”
Want de vraag die bij dutch process innovators terecht komt is lang niet altijd het werkelijke probleem of de behoefte van de aannemer, vertelt Ileen. “Wanneer de projectbehoefte helder is, maken we een plan van aanpak en bepalen we de strategie waarmee de gestelde doelen behaald kunnen worden. Vervolgens leveren we de beloofde prestaties op basis van die aanpak.”
“Dankzij onze holistische aanpak kunnen grote en complexe projecten effectief gemanaged worden.”
“Uiteraard zijn we scherp op de afspraken die er gemaakt zijn en houden we bij welke resultaten we daarmee bereiken”, geeft ze aan. “Tussentijdse evaluaties waarbij we toetsen of de aanpak nog past bij de projectbehoefte, zorgen samen met innovatie voor continue verbeteringen tijdens het proces.”
Integraal procesmanagement
Dutch process innovators pakt de projecten bij voorkeur risicodragend op. “Niet op uurbasis, maar met een vaste prijs waarbij wij heel prestatiegericht ons werk doen”, legt Jesse uit.
“Een dergelijke integrale benadering van procesmanagement draagt bij aan efficiënter en effectiever werken en het beter in kaart kunnen brengen van eventuele knelpunten in een vroegtijdig stadium”, vindt hij. “Hierdoor is tijdig bijsturen mogelijk en wordt het project beter beheersbaar. Een ander voordeel is dat er zo een hogere overdraagbaarheid ontstaat.”
Hij licht dat toe: “Als een groot complex project naar een einde toeloopt, moet deze op de juiste manier overgedragen worden aan de projectopdrachtgever. Het is belangrijk dat alle informatie op een beheerste wijze wordt gedeeld en de juiste mensen op het juiste moment worden ingezet zodat het werk tijdig en compleet wordt opgeleverd en overgedragen.”
“Dankzij onze holistische aanpak, gericht op het verbeteren van de processen en het bevorderen van een naadloze samenwerking, kunnen grote en complexe projecten effectief gemanaged worden”, besluit Jesse.
Tekst: GWW-Bouwmat (auteur: Susan Peek). Beeld: Gaby Jongenelen Fotografie.
